Solution En partenariat avec Xavor et Analysis Team, Virgin a déployé le logiciel d'infrastructure serveur intégré Microsoft ® Windows Server System™M, combiné à Microsoft. Net framework, en vue d'élaborer une solution décisionnelle (business intelligence)








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Microsoft Windows Server System

Témoignages














Le distributeur de biens culturels compte sur l'analyse des données des enseignes pour accroître de 1,8 million USD son chiffre d'affaires








Panorama

Pays ou région : États-Unis

Secteur : Distribution
Profil client

Établi à Los Angeles (Californie), le groupe Virgin Entertainment, Amérique du Nord, déploie ses activités de distributeur de biens culturels depuis plus de douze ans.
Contexte

Virgin souhaitait analyser ses données opérationnelles quotidiennes avec une rapidité accrue, une méthode plus approfondie et moins d'efforts afin de permettre à l'entreprise de répondre aux exigences du client en évolution constante.
Solution

En partenariat avec Xavor et Analysis Team, Virgin a déployé le logiciel d'infrastructure serveur intégré Microsoft ® Windows Server System™M, combiné à Microsoft.NET Framework, en vue d'élaborer une solution décisionnelle (business intelligence).
Avantages

  • Economies escomptées : 575 000 USD

  • Augmentation escomptée du chiffre d'affaires total de l'ordre de 1,8 million USD

  • * Accroissement de la fréquentation des enseignes découlant d'une analyse optimisée des campagnes

  • * Réduction du prix de revient des marchandises en raison d'une meilleure surveillance des distributeurs










« Grâce à Windows Server System et .NET, nous avons élaboré une solution globale en réponse à un problème commercial très préoccupant. Nous sommes désormais en mesure d'orienter nos résultats au lieu de nous contenter de les passer en revue. »

Robert Fort, directeur des technologies de l'information chez Virgin Entertainment, Amérique du Nord








Le groupe Virgin Entertainment gère Virgin Megastores, l'une des plus grandes chaînes de magasins spécialisés dans la distribution de biens culturels aux États-Unis. Virgin souhaitait doper l'efficacité de ses gérants d'enseignes et de ses vendeurs de produits en mettant à leur disposition des instruments flexibles leur permettant d'analyser les stocks, les ventes et les chiffres de fréquentation des magasins. L'entreprise a choisi Analysis Team et Xavor afin d'établir une solution décisionnelle reposant sur le logiciel Microsoft® Windows Server System™ et intégrée à l'aide de Microsoft .NET Framework. La solution centralise les données issues des systèmes de gestion des stocks, de la fréquentation et des points de vente dans l'optique d'une analyse en temps réel. Au cours des deux prochaines années, le système représentera une économie de 575 000 USD. Virgin entend ainsi doper la fréquentation de ses enseignes et l'efficacité de son personnel, tout en accroissant, dans un premier temps, son chiffre d'affaires de 1,8 million par an, avec une perspective de rendement plus attrayant à l'avenir.

























Contexte


"Non content de répondre à nos besoins actuels, Microsoft Windows Server System est capable d'évoluer à mesure que nous développerons notre entrepôt de données et élargirons nos fonctionnalités décisionnelles."

Robert Fort, directeur des technologies de l'information chez Virgin Entertainment, Amérique du Nord




De nos jours, le secteur des biens culturels est soumis à rude épreuve. D'une part, le téléchargement numérique et les distributeurs de musique en ligne s'arrogent une part toujours plus grande du marché de la musique et de la vidéo. D'autre part, la grande distribution et les magasins d'électronique grand public ont entraîné une érosion des prix en proposant des CD et des DVD à des prix défiant toute concurrence. La perspective de prix réduits incite en effet les clients à pousser les portes du magasin où ils effectuent aussi leurs achats à haute marge bénéficiaire (téléviseurs et ordinateurs). Le groupe Virgin Entertainment, Amérique du Nord, lui navigue entre les deux.
La division nord-américaine de Virgin Entertainment est une filiale du groupe Virgin. Sous la houlette de Richard Branson, son patron emblématique, Virgin a créé plus de 200 sociétés dans le monde entier, plus spécialement dans le secteur des voyages, des communications mobiles et du divertissement. Le groupe détient Virgin Megastores, l'une des plus grandes chaînes de magasins spécialisés dans la distribution de biens culturels aux États-Unis. Chacune des 20 enseignes Megastores propose une large palette de titres audio et vidéo, allant du dernier hit d'une vedette internationale aux artistes de la mouvance underground, évoluant dans des genres plus confidentiels. Chaque enseigne détient en moyenne en stock 255 000 produits (CD, DVD, livres, jeux vidéo, articles de mode, électronique et accessoires). Sur l'ensemble de la chaîne, Virgin gère un catalogue de 400 000 produits. En 2003, elle a enregistré 7,5 millions de transactions commerciales.
L'administration d'un inventaire aussi dynamique face à un marché du divertissement en mutation constante tient du tour de force. De la commande des produits aux fournisseurs à la gestion de stock, l'ensemble du progiciel de gestion intégré (ERP) de Virgin repose sur la suite logicielle JDA Portfolio, sous AS/400. Complet et fiable, le système était néanmoins relativement peu fourni en outils capables d'analyser les données collectées.
Pour Virgin, comme pour tout distributeur, une information fournie en temps utile sur un mouvement de stock peut faire toute la différence entre un bénéfice ou une perte. Les acheteurs Produits du siège se fondent sur les informations de vente et de stocks pour négocier les contrats avec les fournisseurs de la société (maisons de disques et distributeurs de films). Au niveau des points de vente, les gérants doivent savoir ce qui se vend bien ou moins bien afin d'organiser au mieux leurs présentoirs et de s'assurer que l'assortiment des produits fournis par les acheteurs est adapté à leur magasin. Soucieux de procurer aux acheteurs et aux gérants les informations dont ils ont besoin, les départements Produit et Finance de Virgin émettent chaque mois plus de 105 rapports qui font le point sur les activités de l'entreprise (stocks, ventes et marges bénéficiaires brutes, le tout ventilé par enseigne et par catégorie de produits).
Indispensable à une gestion efficace des activités, l'établissement de ces rapports est néanmoins excessivement « gourmand en temps ». Le département informatique de Virgin n'a pourtant pas ménagé ses efforts pour mettre à disposition et modifier les requêtes. Cependant, le personnel en charge de l'analyse des données de vente et de l'établissement des rapports, à savoir les acheteurs Produits, ont en majorité abandonné le système. « Nous savions que nous avions besoin de meilleurs outils décisionnels » confie Robert Fort, directeur des technologies de l'information chez Virgin Entertainment, Amérique du Nord.
En lieu et place, le personnel de Virgin a donc continué d'établir les rapports requis manuellement, en exécutant des requêtes élargies pour exporter des blocs de données depuis le système JDA et les mettre en forme dans des feuilles de calcul Microsoft® Excel. Les rapports, dont la majorité étaient destinés aux gérants d'enseignes, étaient mis en ligne sur l'intranet global de la société.
Toutefois, ces rapports n’étaient pas entièrement satisfaisants. Ainsi, il était par exemple impossible d'établir une liste des articles en rupture de stock. La seule façon de le savoir était de comparer le nombre d'unités vendues et d'unités encore en rayon. Cette opération nécessitait l'intervention active du gérant ou d'un employé du magasin, sans parler des vérifications constantes de l'inventaire. Inévitablement, certains articles manquants ou en faible niveau de stock restaient ignorés pendant des jours. À cause de ce retard, il pouvait arriver qu'un magasin rate la date limite de réapprovisionnement d'un produit qui restait dès lors en rupture de stock pendant une période d'affluence, notamment le week-end. Même si les gérants d'enseignes connaissaient généralement les genres musicaux (rock, jazz ou heavy metal) qui se vendaient bien dans leur magasin, il leur était pratiquement impossible de le prouver, données à l'appui. Ils éprouvaient alors toutes les peines du monde à persuader les acheteurs Produits du siège d'ajuster l'assortiment à un magasin donné.
Dans le même temps, ce manque de données actualisées et d'analyse approfondie jouait clairement en défaveur des acheteurs Produits. « Ils étaient pour ainsi dire à la merci de nos fournisseurs », ajoute Fort. Nous étions dans l'impossibilité d'analyser nos inventaires et nos profils de vente pour identifier nos atouts et en user comme instruments de négociation. Pendant ce temps-là, nos fournisseurs disposaient de « scorecards » et pouvaient nous citer le pourcentage des remises qu'ils nous avaient accordées et le nombre de produits qu'ils avaient expédiés à nos magasins. Parfois, leurs rapports sur nos statistiques de vente étaient plus précis que les nôtres. C'était un tantinet gênant. »

Schemas en Français
Solution

Virgin souhaitait disposer d'un outil d'analyse de données accessible à tous ses collaborateurs. « Nos gérants devaient servir de baromètres, déclare Fort. Ce sont des personnes très occupées. Ils disposent de peu de temps pour se former à l'analyse approfondie des données. Nous voulions une solution accessible à tous, où chacun pourrait obtenir rapidement des réponses avant de réintégrer le terrain et d'y faire la différence. »
Après avoir bien circonscrit les problèmes, Virgin s'est alors mise en quête de solutions. Bien consciente que le succès du futur système serait conditionné par la propension du personnel à en faire bon usage, l'entreprise a réuni un groupe d'utilisateurs des différents départements en vue d'évaluer les options. Virgin a également eu recours aux services d'Analysis Team, une société de conseil en veille stratégique, qu'elle a convié à donner un séminaire sur la veille stratégique (business intelligence), afin que le groupe puisse choisir l'instrument d'analyse de données en connaissance de cause. Emmené par Fort, le groupe s'est alors penché sur les logiciels d'Hyperion, de Cognos, d'Applix et de Microsoft. Il a aussi considéré plus largement la personnalisation du logiciel que l'entreprise disposait déjà. Le processus d'évaluation a commencé par l'examen préliminaire des démonstrations effectuées par des représentants de chaque éditeur. Le groupe d'évaluation a retenu deux finalistes, car leurs solutions étaient faciles à utiliser et capables de prendre en charge le vaste inventaire de l'entreprise.


Figure 1. L'architecture de la solution Crescendo repose sur le logiciel Windows Server System, englobant Windows Server 2003. Le .NET Framework assure l'intégration aux endroits névralgiques.




Pour Virgin, le déploiement d'une solution reposant sur le logiciel d'infrastructure serveur intégré Microsoft Windows Server System™ semblait plus intéressant. « J'ai été ravi que Microsoft puisse participer au dernier round, ajoute Fort. Nous étions bien décidés à trouver la solution adéquate.. » En outre, Virgin utilisait déjà largement les logiciels Microsoft. Fort était donc persuadé qu'une solution basée sur Windows Server System serait plus facile à intégrer à l'infrastructure existante de l'entreprise.

Cependant, il fallait avant tout permettre aux utilisateurs d'accéder aux données avec rapidité et facilité. Fort a alors convié Analysis Team à développer deux prototypes de systèmes d'analyse. En collaboration avec Analysis Team, Virgin a créé des cubes multidimensionnels identiques intégrant un historique de données de vente de deux mois, ainsi qu'une base de 180 000 produits. Le groupe constitué par Virgin a alors comparé les systèmes prototypes, en mettant en œuvre des scénarios classiques et en se concentrant sur la convivialité.
Forte des résultats de cet essai opérationnel, Virgin a choisi d'édifier sa solution sur le logiciel Windows Server System. « Nous avons opté pour les produits de Windows Server System, car ce logiciel complet et intégré répond aux besoins de notre entreprise, et ce à plusieurs niveaux, ajoute Fort. C'est un logiciel décisionnel très ingénieux et accessible. Il laissait entrevoir une économie de plusieurs milliers de dollars en frais de matériel, de développement et de maintenance et s'intégrait en toute transparence dans les systèmes déjà mis en oeuvre. »
Virgin a alors désigné les deux partenaires en charge du déploiement : Xavor et Analysis Team. Le projet, baptisé Crescendo en raison de son impact exponentiel escompté, s'articule autour de trois couches logiques : l'intégration des données, l'entrepôt de données et le volet décisionnel (voir Figure 1). Pour la première couche, Xavor a déployé Microsoft BizTalk(® Server 2004 en vue d'extraire les données des sources existantes (système JDA central, serveurs PDV et capteurs de passage). Les données sont transférées dans un entrepôt mis au point par Analysis Team à l'aide de Microsoft SQL Server 2000. Enfin, au niveau de la couche décisionnelle, Analysis Team a eu recours à SQL Server Analysis Services pour lier les tables de données et créer des outils analytiques et des rapports pour les différents groupes de Virgin. Les rapports, générés via le tableur Microsoft Office Excel 2003, sont placés sur des portails hébergés par Microsoft Office SharePoint® Portal Server 2003. BizTalk Server, SQL Server et SharePoint Portal Server sont autant de composants de Microsoft Windows Server System.
Tous les composants sont intégrés au moyen d'un code personnalisé rédigé en Microsoft .NET Framework. Cet environnement, qui fait partie intégrante du système d'exploitation Microsoft Windows®, fournit un modèle de programmation et un moteur d'exécution de services Web, d'applications Web, ainsi que d'applications clients intelligentes. « Windows Server System et .NET Framework formaient le tandem idéal pour ce projet, confie Ammara Masood, Senior Vice President de Xavor. Cette association nous a offert une flexibilité et des temps de réponse phénoménaux. »

"Windows Server System et .NET Framework formaient le tandem idéal pour ce projet. Cette association nous a offert une flexibilité et des temps de réponse phénoménaux."

Ammara Masood, Senior Vice President, Xavor




Dans le cadre du suivi de chaque étape du projet, du développement au déploiement en passant par la gestion de la production, le groupe a fait confiance à un service de signalisation d'erreurs reposant sur .NET Framework, chargé de repérer, d'identifier et de signaler les erreurs. Tous les composants de la solution sont pris en charge par le système d'exploitation Microsoft Windows Server™ 2003, véritable fondement de Windows Server System, déployé sur les serveurs installés soit au siège de Virgin à Los Angeles (Californie), soit dans un centre de colocalisation établi à Atlanta (Georgie).
Malgré l'ampleur et la complexité du projet, l'équipe de développement était relativement restreinte. « La mise en œuvre du logiciel de Windows Server System nous a permis de mener à bien ce projet avec des effectifs réduits, et ce dans un laps de temps étonnamment court », constate Fort. Trois collaborateurs de Xavor ont en effet planché sur la couche d'intégration des données, pendant que deux développeurs seulement se consacraient aux deux autres couches (entrepôt de données et volet décisionnel), l'un dépêché par Analysis Team, l'autre par Virgin.
« Grâce à l'intégration du logiciel Windows Server System, notre équipe de développement est restée réduite et focalisée », Arshad Masood, architecte de la solution pour Xavor. Alan Flaesgarten, senior manager Applications et Développement chez Virgin, acquiesce. « L'intégration s'est déroulée en toute transparente, précise Flaesgarten. Le système a été opérationnel en un clin d'œil. »
La première étape dans l'élaboration du système Crescendo fut d'extraire les informations stockées par les systèmes PDV et les dispositifs de contrôle de la fréquentation du magasin. Chaque magasin dispose en effet d'un contrôleur qui extrait toutes les 15 minutes les données enregistrées par les capteurs de passage et importe en temps réel les informations des terminaux PDV. Ce dispositif réunit les nouvelles données dans deux fichiers non hiérarchiques constamment alimentés, l'un d'une longueur définie, l'autre rédigé dans un format propriétaire IBM. Xavor a installé une batterie de serveurs exécutant BizTalk Server 2004 sous Windows Server 2003 dans un centre de colocalisation situé à Atlanta. Les contrôleurs des magasins chargent les données PDV et les informations relatives à la fréquentation sur un serveur FTP (File Transfer Protocol). « Sans BizTalk Server, nous n'aurions pas pu gérer aussi facilement le contrôle de la fréquentation et des transactions, souligne Ammara Masood. Quinze minutes n'est pas un intervalle courant, mais BizTalk Server a pu le gérer sans modification aucune. »
Cependant, Xavor a dû rédiger un code personnalisé pour intégrer les serveurs PDV et les systèmes de contrôle de la fréquentation au moyen de BizTalk Server. D'abord, Xavor a développé un adaptateur FTP permettant aux serveurs qui exécutaient BizTalk Server de se connecter aux contrôleurs PDV des enseignes. Ensuite, Xavor a créé deux filières personnalisées chargées d'analyser les formats complexes et propriétaires des systèmes PDV et des dispositifs de contrôle de la fréquentation. Dans les deux cas, le partenaire a mis en œuvre le système de développement Microsoft Visual Studio® .NET 2003 ainsi que l'outil de développement Microsoft Visual C#® .NET pour assurer l'intégration requise.
Les contrôleurs installés dans les magasins importent les nouvelles données dans un fichier constamment alimenté. Xavor a donc tiré parti des fonctionnalités Orchestration et Mapper de BizTalk Server pour extraire les nouvelles transactions et transposer les données dans un format compatible avec l'entrepôt de données.
Xavor et Analysis Team ont œuvré de concert à l'importation des données utiles du système JDA de Virgin dans le nouvel entrepôt de données. L'équipe de développement a alors découvert qu'elle avait affaire à deux grandes catégories de données.
La première catégorie, baptisée métadonnées par l'équipe, contient un descriptif des produits de Virgin et comprend des champs du type nom de l'album, artiste et année de sortie. En collaboration avec les informaticiens de Virgin, l'équipe a fait en sorte que JDA transfère, de nuit, un lot de métadonnées sur le BizTalk Server via un utilitaire de chargement FTP. BizTalk Server analyse ensuite les données et les transfère dans l'entrepôt de données.
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