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III – DESCRIPTION DES VARIABLES



Remarques générales
- De façon générale, lorsqu'une information n'a pas à être fournie, ne pas saisir zéro dans la zone correspondante, mais laisser le champ à blanc.

- Toutes les rubriques sont codées avec un cadrage à gauche.

- Toutes les variables 'année' sont codées sur 4 caractères, sous la forme 1999 ou 2013.

- A côté du nom en clair de chaque variable figure le nom abrégé de la variable tel qu’il figure dans les fichiers SISE.

NUMERO D'INSCRIPTION (NUMINS)



Le numéro d’inscription est un numéro administratif interne à votre établissement. Un numéro d’inscription ne doit être affecté qu’à un seul étudiant.
Ce numéro est utilisé pour faciliter les échanges entre la SDSIES et les établissements.

IDENTIFIANT NATIONAL ETUDIANT (IDETU)



Il s’agit de l’Identifiant National Etudiant (INE) codé sur 11 caractères.
L’Identifiant National Etudiant est la seule variable permettant de suivre, au fil des ans, le cursus d’un étudiant. Il doit donc rester le même, pour un individu donné, tout au long de sa scolarité.
Si l’étudiant ne possède pas de numéro INE, l’établissement doit lui en affecter un. La procédure est décrite en annexe 1.
Attention, cette année, pour les INE que votre établissement sera amené à affecter, vous utiliserez impérativement comme numéro de série (6ème caractère) la lettre N.
Par ailleurs, nous vous demandons de veiller à ce que les 5 premiers caractères des INE que vous attribuerez correspondent bien au code en base 36 de votre établissement (voir liste en page 7).

On observe encore souvent des cas de réimmatriculations indues, qui sont de deux types :


  • Un premier type de réimmatriculation concerne les étudiants entrant pour la première fois dans le système universitaire et possédant un numéro BEA (Base Elèves Académique) ou INA (INE des établissements agricoles). Il s’agit de tous les étudiants ayant obtenu leur baccalauréat lors de la session de juin 1995 ou lors d’une session suivante. Pour ces individus, le numéro BEA est présent sur le relevé de notes du baccalauréat. Ce numéro BEA leur est attribué au plus tard au cours du premier trimestre de l’année où ils passent le baccalauréat. Ces numéros concernent tous les candidats au baccalauréat et sont disponibles au service des examens et concours du rectorat et également sur le site SCIBAC (cf. encadré page suivante).


Si votre établissement ne reprend pas ce numéro BEA, la SDSIES est par la suite dans l’impossibilité d’effectuer des études reliant le cursus suivi dans le secondaire et le cursus suivi dans le supérieur. Un fort taux de réimmatriculation perturbe également toute étude sur les doubles inscriptions entre les CPGE notamment et les universités.


  • Un deuxième type de réimmatriculations concerne les étudiants qui ont déjà été inscrits au moins une fois dans le système universitaire public français depuis l’année universitaire 1994 1995 ou dans un IUFM depuis l’année universitaire 1998 1999. Il s’agit par conséquent d’individus qui possèdent déjà un numéro INE au sein d’un établissement (que ce numéro soit à l’origine un numéro BEA, ou qu’il s’agisse d’un numéro provenant d’une immatriculation par un établissement). Nous vous rappelons que si cet INE semble « erroné » et sort en erreur dans la chaîne de contrôle SISE, il faut néanmoins le conserver d’une année sur l’autre. Priorité est donnée à la dernière année où l’élève était inscrit dans l’enseignement supérieur français.


En effet, si votre établissement ne reprend pas ce numéro INE et affecte un nouvel INE à l’étudiant, la SDSIES est par la suite dans l’impossibilité de calculer des taux d’accès. Par exemple, dans le cas où un étudiant venant d’obtenir une licence LMD dans l’université A, s’inscrit en master dans l’université B : si l’université B réimmatricule l’étudiant, la SDSIES n’a aucun moyen de rapprocher la licence du master. L’étudiant sera alors considéré sous son ancien INE comme un étudiant qui a arrêté ses études universitaires en licence et sous son nouvel INE, il sera comptabilisé comme un nouvel entrant à l’université ou comme reprenant ses études universitaires après les avoir momentanément interrompues (il n’apparaît pas l’année n-1).
Vous devez immatriculer un étudiant si vous inscrivez :
-un étudiant qui a eu son baccalauréat avant 1995 et ne s’est jamais inscrit à l'université depuis 1995, à l’IUFM depuis 1998-1999, en Instituts catholiques depuis 2000-2001 ou en écoles d’ingénieurs depuis 2001-2002.

-les nouveaux bacheliers ayant passé leur baccalauréat dans un centre français situé à l’étranger n’ont pas de numéros BEA.

-un bachelier agricole ou un étudiant étranger qui ne s’est jamais inscrit dans un établissement lui ayant attribué un numéro INE ou INA.
Il vous est par conséquent demandé de poursuivre tous les efforts déjà consentis les années précédentes pour familiariser et fiabiliser le numéro INE. Le numéro INE doit être référencé clairement sur chaque carte d’étudiant et doit être préféré à tout numéro d’inscription interne à votre établissement.
Pour éviter de confondre certains caractères tels que le chiffre 0 et la lettre O, il est préférable d’inscrire en minuscules le numéro INE sur les cartes d’étudiant. D’autre part, il est recommandé de ne pas tamponner le numéro INE.
Pour tout étudiant ayant obtenu son baccalauréat en juin 1995 ou après, et pour tous les étudiants ayant été inscrits dans le système universitaire public français depuis 1994-1995 ou dans un IUFM depuis l’année universitaire 1998-1999, l’étudiant possède déjà un numéro INE (voir supra), et il ne devrait pas faire l’objet d’une affectation d’un numéro INE par votre établissement (il s’agirait alors d’une réimmatriculation). Si votre établissement est amené à affecter un nouveau numéro à cet individu (celui-ci ne connaît pas son INE, la fiche de transfert est incomplète ou tarde à arriver), il est impératif de renseigner la variable 'réimmatriculation '.
En agissant ainsi, la SDSIES saura au moins distinguer les faux nouveaux entrants des vrais. Mais surtout, ce numéro devra être considéré comme provisoire, charge étant faite à votre établissement d’y substituer le plus rapidement le vrai numéro INE. Des tables de correspondance entre INE provisoires et vrais INE seront alors transmises à la SDSIES.

SITE SCIBAC
Nous vous rappelons que depuis la rentrée 1998 la SDSIES met à disposition des universités le fichier national des candidats au baccalauréat. A partir de la rentrée 1999, la SDSIES a mis en place un serveur Internet qui devrait faciliter vos recherches de numéros INE manquants. Ce serveur est actualisé avec les nouveaux candidats au baccalauréat début juillet. L'adresse Internet est la suivante :

http://cisad.adc.education.fr/scibac/
IMPORTANT : l’accès à ce site est protégé, les mots de passe et identifiants ne doivent pas être communiqués à l’extérieur de vos scolarités, et a fortiori sur internet. Chaque établissement a un login et mot de passe propre.
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