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Maarch Entreprise/fr/Man/User/Manuel Utilisateur

De Maarch // Wiki.

Introduction

Usage du manuel utilisateur « Maarch Entreprise »

L’utilisateur est une personne habilitée à utiliser la gestion électronique Maarch Entreprise. Elle possède un identifiant et un mot de passe.

Ce manuel est destiné à toute personne de l’entreprise, ou extérieure à l’entreprise, amenée à utiliser le système pour:

  • enregistrer un document entrant / sortant

  • consulter un dossier ou un sous-dossier

  • participer au traitement des documents présents dans sa corbeille électronique etc...

La dématérialisation et la gestion électronique de document

Dans nos vies personnelles, nous avons tous été confrontés au moins une fois à la recherche d’un document administratif introuvable. A l’échelle de l’entreprise, manipulant des volumes parfois conséquents, accéder très rapidement à une police d’assurance, un plan technique, une facture ou un bon de livraison fournisseur sans avoir à manipuler des dossiers papiers, relève de l’exploit. Lorsque la gestion du flux documentaire se transforme en une activité de manutention de papier, il faut agir.

La transformation du support papier en fichier numérique, appelé « dématérialisation », pour consulter, faire circuler ou partager le document est une mutation à la fois technologique, économique et sociétale (changement des mentalités, cultures et usages). Pourtant, la maîtrise des flux documentaires grâce au numérique est un formidable levier de productivité et d’efficacité contribuant à la réduction des coûts.

Le concept de dématérialisation

Dématérialiser signifie la « transformation de support d’information matériel (support papier) en fichier numérique ».L’action de dématérialiser une information sous forme de document se décline en 3 étapes principales :

  • Déstocker les documents de leur emplacement d’origine

    • Ouvrir une boite en carton rangée dans une armoire ou une salle d’archive

    • Ouvrir une enveloppe contenant un courrier qui vient d’arriver

    • Récupérer une copie d’un document sortant

  • Numériser le document à l’aide d’un scanner

  • Reconditionner éventuellement le document

    • Rangement dans une boite d’archive par exemple



processus global de dématérialisation

Qu’est ce que la GED ?

GED est l'acronyme de Gestion Électronique de Document.
La Gestion Electronique des Documents désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Il met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition, de classement, de stockage, d'archivage des documents. La GED participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges d'informations dans l’entreprise.

Premiers pas sous Maarch Entreprise

Concepts et définitions

Entité

Une entité est une structure composée d'attributs, représentant un composant identifiable d'un domaine fonctionnel et potentiellement en relation avec les autres entités du domaine. (ie: service courrier dans une société).

En d’autres termes l’entité correspond à l’appartenance de l’utilisateur dans un service de l’entreprise. Par exemple, le service « Courrier » ou la « Direction Financière » etc…

Groupe

C’est un ensemble d’utilisateur. Le groupe auquel appartient l’utilisateur peut être assimilé à son rôle et ses responsabilités dans l’entreprise.

Exemple « Employé », « opérateur de numérisation », « personne habilité » etc…C’est à ce niveau que se définissent les accès aux fonctionnalités de la GED.

Exemple d’une organisation d’entreprise. Chaque utilisateur appartient au moins à une entité (entité primaire) et des rôles lui sont affectés.

organigramme

Collection

Ensemble de documents électroniques stockés physiquement dans un même endroit.

Document / courrier et catégories

Élément central d'une GED, le document électronique est la fusion d'un fichier informatique et d'un ensemble de données textuelles qui le définit. On parle aussi de courrier dans l'idée qu'un document part d'un émetteur et transite vers un destinataire dont le contenu est le document à indexer.


Il existe plusieurs catégories de document dans Maarch Entreprise:

  • Les courriers arrivés

Ces courriers viennent de l'extérieur vers l'intérieur de l'organisation

  • Les courriers départs

Ces courriers vont de l'intérieur vers l'extérieur de l'organisation

  • Les courriers internes

Ces courriers transitent à l'intérieur de l'organisation

  • Les documents de sous-dossier

Il s'agit de document n'ayant pas de notion d'expéditeur ou de destinataire.

Corbeille électronique

Structure qui regroupe des documents liés par un état (à traiter, à valider, ...). La corbeille électronique est l’équivalent de la corbeille papier ou « bannette » présente dans toute entreprise qui réceptionne, expédie et transmet en interne des documents papier. Chaque utilisateur possède une liste de corbeilles.

Plan de classement

Un plan de classement est la représentation sous forme de hiérarchie de l'organisation des documents. Il s’agit du référentiel utilisé pour réaliser des classements physiques (papier ou autres).

Dans un usage électronique, le plan de classement constitue donc la représentation de l'organisation des documents dans le système.

Dans Maarch Entreprise, il convient de modeler l'existant dans un système de classement prédéfini. On parle alors de dossier et sous-dossier, de chemise, sous-chemise et document Ci-dessous un exemple généraliste de plan de classement :

arborescence du plan de classement


Au sommet se trouve la collection. Celle-ci contient des dossiers, de types divers, qui peuvent contenir d'autres dossiers (on parle alors de sous-dossier). Ensuite dans ces dossiers, sont définies des chemises, elle mêmes segmentées en sous-chemises. Enfin les documents sont placés dans ces sous-chemises.

Opérateur de numérisation

Personne en charge de numériser les documents et de les transférer si nécessaire à l'entité responsable de ce type de document.

Id ou identifiant

Identifiant numérique unique d'un élément qui permet de le différentier des éléments de même type (document, dossier, utilisateur).

Indexation

L'indexation d'un document consiste en la détermination de mots (ou termes) significatifs pour créer un index afin d'optimiser la recherche de ce document. Cette action est une fonction centrale et des plus structurantes dans la GED. En effet, c’est au moment de l’indexation que le document est « rangé » dans le système.

L’indexation peut être :

  • Manuelle : au travers d’un formulaire de saisie les utilisateurs sont incités à alimenter des index.

Le contributeur doit saisir de l'information dans ce formulaire.

  • Automatique : il existe plusieurs méthodes pour indexer automatiquement un document.

    • La récupération d’information qui peut être pertinente en tant qu’index : nom du fichier, date de création et de modification, la taille du fichier.

    • Extraction de données structurées telles que les propriétés d’un document MS office ou PDF par exemple.

    • L’induction d’index : grâce à des outils de reconnaissance (OCR), on retrouve dans un document les chaînes de caractères présentes dans un référentiel qui permettent de l’indexer.

Page de connexion

  • Ouvrez votre navigateur web.

  • Dans la barre d'url, saisissez l'url de l'application Maarch Entreprise

Vous remarquez le https dans l'url : il est impératif d'utiliser une connexion sécurisée avec le serveur. Ainsi vérifiez la présence d'un cadenas ou autre image dans le navigateur indiquant clairement que la page est en mode sécurisé.


page de connexion sécurisée

  • Munissez-vous des identifiants qui vous ont été fournis.

Une fois la page de connexion affichée, veuillez saisir votre identifiant et votre mot de passe dans les champs correspondants.

connexion

  • Cliquez sur le bouton [Envoyer].

Si les identifiants et mots de passe saisis sont corrects, vous accédez à votre page d'accueil.

Page d'accueil

page d\'accueil

Les raccourcis

Des raccourcis sont présents sur la page d'accueil pour accéder le plus rapidement possible aux fonctions les plus utilisées. Dans le cas présent, les raccourcis redirigent vers la page de recherche de document et vers la page de gestion de votre profil. Ces raccourcis existent ou n’existent pas selon les autorisations d’accès liées aux groupes auxquels vous appartenez.

Les corbeilles

Dans le module [corbeille] de la page d'accueil vous trouvez la liste des corbeilles qui vous sont propres. Cliquez sur l'un des liens pour accéder à la corbeille Un lien [Mes corbeilles] est disponible dans le menu principal pour accéder à l'ensemble des corbeilles.

Le menu principal

menu principal

  • [Mes corbeilles] : Redirige vers les corbeilles.

  • [Rechercher un dossier] : Accéder à la page de recherche avancée d’un dossier

  • [Rechercher un document] : Accéder à la page de recherche avancée de document.

  • [Consultation de dossiers sous-dossiers] : Rechercher un dossier dans son ensemble (dossier et sous-dossier(s) attaché(s)

  • [Mon profil] : Page de gestion de vos informations personnelles et pour gérer vos absences.

  • [Déconnexion] : Déconnexion à Maarch Entreprise.

Les corbeilles

Principe

Maarch Entreprise implémente un système dit de corbeille électronique. Ce système est comparable à une bannette ou corbeille à papier où l'on pourra placer soit vous soit une personne autorisée des courriers ou divers documents. La particularité première de ce système est qu'il permet une gestion des flux de traitement. Ainsi il est possible de rediriger des documents vers une autre entité ou un autre utilisateur en particulier.

Utilisation

Pour accéder à vos corbeilles, vous pouvez

  • soit passer par le lien [Mes corbeilles] dans le menu principal

  • soit passer par un des liens sur la page d'accueil pour arriver directement dans une corbeille.

Une fois dans une corbeille, une liste de courriers et/ou documents est affichée. Cliquez sur l'une d'elle pour pouvoir traiter et accéder aux informations de l'élément en question.

Exemple : Page d'accueil d'un utilisateur

page d\'accueil d\'un utilisateur


A noter le (1) qui signifie qu'il y a un nouveau document dans la corbeille. Après avoir cliqué sur [Mes corbeilles à traiter], vous arrivez sur la page de la corbeille en question.


mes corbeilles

En haut de la page "Mes corbeilles" une liste déroulante de toutes vos corbeilles vous permet de naviguer entre celles-ci.

En cliquant sur une ligne de document (ensemble du cadre bleu par exemple) vous accédez à la fiche de saisie remplie par l'opérateur de numérisation, vous pouvez maintenant la traiter.

traitement


Les actions possibles sont listées sur la gauche de l’écran.

picto infos.gif

Remarque / astuce

En cliquant sur le libellé à gauche, vous accédez au menu déroulant.



  • Affaire :

Il est possible de rattacher un document à une « affaire » lorsque celui-ci n’a pas été classé préalablement ou n’a pas d’équivalent dans le système.

affaire

  • Liste de diffusion, copie

Permet de mettre en copie un service ou un destinataire en particulier. Grâce à la liste de diffusion vous pouvez sélectionner un ou plusieurs destinataires de ce courrier en « copie ».

liste de diffusion, copies

Dans l’exemple ci-dessous, ce sont tous les utilisateurs du service du courrier qui recevront en copie ce courrier dans leur corbeille « courrier en copie »

mise en copie d\'un service

  • Rattachement à un dossier

Permet de rattacher à un dossier ou sous-dossier si cela n’a pas été réalisé lors de l’enregistrement du document.

rattachement à un dossier

  • Historique

Permet de visualiser l'historique dans le traitement du document.

historique

  • Notes(x)

x = le nombre de notes sur le document

Permet d’ajouter une note. Assimilable à un post-it électronique posé sur le documentnote

  • Réponses (x)

x : nombre de réponses sur le document

C’est une fonctionnalité essentielle de la gestion de courrier Maarch Entreprise. Permet d’attacher une réponse au courrier. Ainsi le courrier entrant, les réponses successives qui auront été faites sont conservées avec l’historique pour un suivi optimal des échanges.reponses effectuées

  • Traitement du courrier : mise à jour du statut

Pour traiter le document choisissez une action dans la liste déroulante en bas de la page.mise à jour statut



    • « Enregistrer les modifications » signifie que le document est mis à jour mais reste dans la corbeille de traitement pour une action ultérieure.

    • « Clôturer » signifie mettre au fin au traitement du courrier. Le courrier est « vidé » de la corbeille de traitement.

    • « Redirection » signifie que vous n’êtes pas destinataire de ce courrier ou bien que la réponse que vous avez faite doit être traitée par une tierce personne (envoi d’une réponse en AR par exemple)

Gestion du profil utilisateur (espace personnel)

Dans le menu principal, cliquez sur [Mon profil] pour accéder à la page suivante :page [mon profil]

Vous pouvez modifier vos informations personnelles et, si besoin, gérer vos absences

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