Université de Nantes Direction des Systèmes d’Information et du Numérique Service Informatique de Gestion








télécharger 49.56 Kb.
titreUniversité de Nantes Direction des Systèmes d’Information et du Numérique Service Informatique de Gestion
date de publication09.06.2018
taille49.56 Kb.
typeDocumentos
ar.21-bal.com > documents > Documentos

Université de Nantes – Direction des Systèmes d’Information et du Numérique – Service Informatique de Gestion

Conception générale - Tarifs CA







logo-univ


Affaires Générales

Conception générale
Outils ‘Tarifs CA’
Validation et diffusion document :



Rédaction

Vérification

Approbation

Nom

THA

Nom




Nom




Date

02/04/2015

Date




Date




Validations établissements

Nom




Nom




Nom




Date




Date




Date






Tableau de diffusion du document




Document :




Version : 1.0




Destinataires : DAF - DAJI




Nombre de pages total :





Versions du document :


Version

Date

Nature de la modification

1

02/04/2015

Version initiale















































Objet du document :
Ce document spécifie :

  • La procédure de traitement des tarifs soumis au vote du CA.






Table des matières

1.introduction 5

2.présentation générale de la solution 5

2.1.Contexte 5

2.2.description de la solution 5

3.description generale de l’outil 6

3.1.Architecture applicative 6

3.2.Diagramme fonctionnel 6

3.3.description du périmètre fonctionnel de la solution 7

3.3.1.Collecte des nouveaux tarifs à faire valider 7

3.3.2.Validation des demandes par la DAF 8

3.3.3.Traitement des demandes en CA 8

1.1.1.Consultation des tarifs 8

4.Modèle de données 9

5.Reprise de données 11


1.introduction


Afin de répondre notamment aux souhaits de simplification du Président, il est proposé qu’un outil « tarifs CA » soit mis en place afin de simplifier et d’optimiser le traitement des tarifs soumis au vote du Conseil d’Administration.

2.présentation générale de la solution


Objectif :

  • Collecte des nouveaux tarifs auprès des composantes

  • Préparation pour le traitement des demandes en CA et suivi des délibérations

  • Consultations des tarifs en cours de validité et des historiques



2.1.Contexte


Une gestion décentralisée : le processus de validation des tarifs est initialisé au niveau des composantes et il fait ensuite intervenir différents services (Direction des Affaires Financières, Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles – Cellule d’Appuie aux Affaires Institutionnelles).
Intégration au SI de l’établissement : les outils mis en œuvre devront exploiter au mieux les informations déjà présentes dans le SI de l’établissement, notamment sur les aspects nomenclatures en relation avec la Gestion Financière et Comptable.
Contrainte d’archivage : les données devront être archivées plusieurs années, compilées et consultables par l’administrateur de l’outil « tarifs CA » afin qu’il puisse opérer facilement des recherches avancées.
Contrainte de calendrier : il est envisagé de mettre en œuvre l’application à partir de la nouvelle année universitaire 2015/2016. Pour cela, une recette devra être programmée avant les congés d’été.

2.2.description de la solution


La solution à mettre en œuvre devra couvrir trois types de besoin :

  • la saisie au fil de l’eau des nouveaux tarifs à faire valider,

  • le processus de validation des tarifs en CA,

  • la consultation des demandes en cours et historisées.




3.description generale de l’outil

3.1.Architecture applicative


L’application devra être accessible via l’intranet de l’établissement aux gestionnaires et responsables en charge de la gestion du CET à l’Université.
Du point de vue technique, elle reprendra l’architecture et l’ergonomie mise en œuvre dans le cadre des derniers développements du même type.

3.2.Diagramme fonctionnel




3.3.description du périmètre fonctionnel de la solution

3.3.1.Collecte des nouveaux tarifs à faire valider



La collecte se fera au travers d’un formulaire accessible à des personnes référencées au sein des composantes que l’on identifiera comme ‘Référents Tarifs CA’. La DAF devra également être en mesure de saisir une nouvelle demande ‘pour le compte de’.
La gestion des accès devra se faire au niveau central par la DAF.
Les informations à faire figurer dans le formulaire sont les suivantes :



  1. nom de l’UFR/Ecole/Institut/Service (choix dans une liste déroulante pour homogénéiser/cette liste doit être mise à jour automatiquement en lien avec les noms des UFR/Ecoles/Instituts/Services renseignés informatiquement par ailleurs)




  1. catégorie de tarif (choix dans une liste déroulante pour homogénéiser ; il existe actuellement 5 catégories de tarifs : tarif formation, tarif recherche, tarif colloque/conférence, tarif location de salle, tarif divers.




  1. objet1 du tarif (champ libre : en toutes lettres/sans abréviation ni acronyme)




  1. tarif (hors taxe)

    • commentaire obligatoire en cas de variation par rapport à N-1 (champ libre)

    • Indiquer le message suivant : « Attention: les tarifs doivent être saisis HT (sans TVA) et non TTC ».




  1. tarif N-1 (hors taxe)




  1. remise maximale autorisée en %, le cas échéant (choix dans une liste déroulante pour homogénéiser : de 0 à 100%)




  1. mode de tarification (choix dans une liste déroulante pour homogénéiser : forfait pour W unité2(s), forfait pour X personne3(s), forfait pour Y heure4(s), forfait pour Z jour(s), etc.)

    • W = chiffre à choisir dans une liste déroulante (0.5, 1, 2, 3…)

      1. Libellé de l’unité (champ libre)

    • X = chiffre à choisir dans une liste déroulante (de 1 à 1 000)

    • Y = chiffre à choisir dans une liste déroulante (0.5, 1, 2, 3…)

    • Z = chiffre à choisir dans une liste déroulante (0.5, 1, 2, 3…)




  1. explications (champ libre : en toutes lettres/sans acronyme)

    • avec la possibilité d’insérer des pièces jointes :

      1. Procès-verbal du Conseil de la composante proposant le tarif (obligatoire)

      2. Tableurs présentés lors du Conseil de la composante.

      3. Tout autre élément d’information relatif au tarif proposé.




  1. date du CA souhaité (choix dans une liste déroulante pour homogénéiser ; cela implique de renseigner les dates du CA en amont et de mettre à jour la liste en lien avec la DAJI)

    • Indiquer le message suivant : « Attention: les tarifs étant soumis à la CPCA puis au CA, ils doivent être transmis 1 mois avant la date effective du CA ».

    • Avec une alerte mensuelle adressée par email à l’administrateur et au référent de la composante faisant ressortir les tarifs dont la validité (restante) est inférieure à 2 mois = nécessitent d’être revotés rapidement.


Tous les champs précités doivent être renseignés pour pouvoir valider le formulaire de demande



  1. durée de validité du tarif (en jours/mois/années) OU date de fin de validité du tarif (JJ/MM/AAAA) : proposer les deux solutions au choix (sans qu’il soit possible de renseigner les deux champs, soit l’un soit l’autre)

    • soit le tarif est voté avec une date de fin de validité

    • soit le tarif est voté sans date de fin de validité ; dans ce cas, le tarif voté est valable jusqu'au prochain (le nouveau tarif annule et remplace le précédent).




  1. date du CA ayant validé le tarif (renseignée par l’administrateur de l’outil « tarifs CA »/système de « cochage » des lignes de tarifs votés puis choix d’une date dans une liste déroulante contenant les dates des CA par exemple)


Il devra être également possible de joindre un fichier pdf à la demande. Ce fichier sera stocké en lien avec la demande.

3.3.2.Validation des demandes par la DAF



En préalable au passage en CA, les demandes sont analysées par la DAF qui se donne la possibilité d’apporter des modifications à la demande initiale. On conservera néanmoins une image de la demande initiale effectuée par le service d’origine.
Il conviendra de matérialiser la validation de la demande au niveau de la DAF avant qu’elle ne puisse passer en CA.

3.3.3.Traitement des demandes en CA




3.3.3.1.Préparation du CA



La validation du périmètre des demandes à prendre en compte dans le cadre du CA est effectuée par la Cellule d’Appui aux Affaires Institutionnelles de la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles. Le périmètre est normalement déterminé en fonction du souhait de la composante.
A vérifier si la CAAI peut changer le CA associé à une demande.
Pour la préparation du CA, il sera nécessaire de produire un document tel que décrit en annexe (Cf Annexe XX)

3.3.3.2.Capitalisation des résultats du CA



A l’issue du CA, la Cellule d’Appui aux Affaires Institutionnelles devra enregistrer les résultats de la délibération du CA.

L’application devra permettre de produire le PV de délibération qui sera également stocké en relation avec le CA pour être consultable par la suite.

Argumentaire ?

      1. Consultation des tarifs



Tous les acteurs devront être en mesure de consulter l’ensemble des demandes validées, historisées (pour les demandes en cours, elles ne restent accessibles que par leur auteur.
Pour la consultation des demandes, il devra être possible de combiner plusieurs critères de recherches, sur les différentes rubriques.
Les résultats des extractions devront pouvoir être exportés en format csv pour des besoins d’analyses et de statistiques.


4.Modèle de données



Nomenclatures :


5.Reprise de données


Une reprise de données est envisagée à partir du fichier Excel utilisé jusque-là par la DRH (EPARGNE-TEMPS_Tableau_Recap NV2.xls).

1 Exemple : intitulé complet d’une formation, etc.

2 Exemple : photocopie, stand, etc.

3 Exemple : formation, restauration, prêt de mobilier, sortie culturelle, etc.

4 Exemple : location d’une salle, etc.


similaire:

Université de Nantes Direction des Systèmes d’Information et du Numérique Service Informatique de Gestion iconD irection des Finances et des Systèmes d'Information Directeur :...

Université de Nantes Direction des Systèmes d’Information et du Numérique Service Informatique de Gestion iconArchitecture de réseau et caractéristiques fonctionnelles des systèmes...
«Vue d'ensemble des Recommandations relatives au réseau de gestion des télécommu­nications»

Université de Nantes Direction des Systèmes d’Information et du Numérique Service Informatique de Gestion iconService Accueil-Information de l’Université Bureau p 023  01 44...

Université de Nantes Direction des Systèmes d’Information et du Numérique Service Informatique de Gestion iconManifestation : Les systèmes de gestion de contenu (cms) Demi-journée...
«métier» et «stratégie» de l’entreprise, au cœur de leur système d’information

Université de Nantes Direction des Systèmes d’Information et du Numérique Service Informatique de Gestion iconNotice développée conjointement par le Conseil national de l’Ordre...

Université de Nantes Direction des Systèmes d’Information et du Numérique Service Informatique de Gestion iconMedia Information
«La nouvelle Opel Astra et l’ensemble de ses systèmes de sécurité active est une étape importante dans cette direction,» a-t-elle...

Université de Nantes Direction des Systèmes d’Information et du Numérique Service Informatique de Gestion iconBibliographie conseillée «Virtualisation des systèmes d'information avec vmware Architecture»
«Virtualisation des systèmes d'information avec vmware Architecture», Philippe gillet, Edition eni,2010

Université de Nantes Direction des Systèmes d’Information et du Numérique Service Informatique de Gestion iconAtelier Systèmes 2 iset tozeur Guide du fascicule Ce fascicule contient...
«Systèmes 2», IL s’adresse aux étudiants de la deuxième année de la licence appliquée en technologies de l’informatique

Université de Nantes Direction des Systèmes d’Information et du Numérique Service Informatique de Gestion icon· Batteries compactes 288 volts à haute densité
«Prototype Numérique» L’un des principaux objectifs de développement consistait à combiner de manière optimale les différents sous-systèmes...

Université de Nantes Direction des Systèmes d’Information et du Numérique Service Informatique de Gestion iconE-mail : Web
«Mettre mes compétences en informatique et mes capacités en gestion de projets complexes au service de projets ambitieux, Nécessitant...








Tous droits réservés. Copyright © 2016
contacts
ar.21-bal.com