Examen des offres 21








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B. Dossier d’appel d’offres

Généralités

2.11 Le dossier d’appel d’offres doit contenir tous les renseignements dont un candidat éventuel peut avoir besoin pour préparer une offre concernant les fournitures ou les travaux demandés. Le degré de détail et la complexité des pièces du dossier varient suivant l’envergure et la nature du marché proposé, mais le dossier comprend généralement : l’avis d’appel d’offres ; des instructions à l’intention des soumissionnaires ; un modèle d’offre ; un modèle de marché ; le cahier des clauses administratives générales et le cahier des clauses administratives particulières ; le cahier des charges et les études techniques ; les données techniques pertinentes (y compris les données d’une nature géologique et environnementale) ; la liste des fournitures ou le devis quantitatif ; les délais de livraison ou d’achèvement ; les spécifications et plans et les annexes nécessaires, telles que les modèles des différentes garanties à fournir. Les critères qui seront appliqués pour l’évaluation des offres et la détermination de l’offre évaluée la moins-disante doivent être clairement précisés dans les instructions aux soumissionnaires et/ou les spécifications. Si le dossier d’appel d’offres n’est pas gratuit, le montant demandé doit être raisonnable et correspondre uniquement aux frais engagés pour le reproduire et le remettre aux entreprises intéressées, de manière à ne pas décourager les candidatures. L’Emprunteur peut avoir recours à un système électronique pour distribuer les dossiers d’appel d’offres, sous réserve que la Banque le juge adéquat. Si les dossiers d’appel d’offres sont distribués électroniquement, le système électronique doit être protégé pour éviter les modifications au dossier d’appel d’offres et ne pas limiter l’accès des soumissionnaires au dossier d’appel d’offres. On trouvera dans les paragraphes qui suivent des indications concernant les éléments essentiels du dossier d’appel d’offres.

2.12 Les Emprunteurs doivent utiliser les dossiers types d’appel d’offres (DTAO) publiés par la Banque et ne leur apporter, avec l’accord de la Banque, que les changements strictement indispensables pour les adapter aux conditions particulières du projet. Ces changements seront introduits exclusivement par le canal des Données particulières de l’appel d’offres ou du marché, ou bien du Cahier des clauses administratives particulières du marché, et non par le canal de modifications aux dispositions à caractère général des dossiers types. Si la Banque n’a pas publié de dossier type approprié, l’Emprunteur doit utiliser d’autres documents standard et modèles de marché reconnus au plan international et jugés acceptables par la Banque.

Validité des offres et garantie d’offre

2.13 Les candidats doivent présenter des offres qui demeureront valides pendant une période suffisante, indiquée dans le dossier d’appel d’offres, pour permettre à l’Emprunteur de comparer et d’évaluer les offres, d’examiner avec la Banque (si le Plan de passation des marchés l’exige) les recommandations relatives à l’attribution du marché et d’obtenir toutes les approbations nécessaires à l’attribution du marché pendant cette période.

2.14 Les Emprunteurs peuvent demander aux candidats de constituer une garantie d’offre dont le montant et la forme seront précisés dans le dossier d’appel d’offres35. Si elle est prévue, la garantie d’offre doit rester valide quatre semaines de plus que l’offre, afin de laisser à l’Emprunteur le temps d’agir s’il doit l’appeler. La garantie des candidats non retenus leur sera restituée lorsque le marché aura été signé avec le soumissionnaire retenu. Au lieu d’une garantie d’offre, L’Emprunteur peut demander aux soumissionnaires de signer une déclaration dans laquelle ils acceptent que s’ils retirent ou modifient leur offre pendant la période de validité ou que, si le marché leur est attribué, mais qu’ils ne signent pas le marché, ou ne soumettent pas une garantie d’exécution avant la date butoir arrêtée dans le dossier d’appel d’offres, le soumissionnaire se verra exclure pour une certaine durée pour les marchés de l’Emprunteur.

Choix de la langue

2.15 Les documents de pré-qualification, les dossiers d’appel d’offres et les offres doivent être préparés dans l’une des trois langues suivantes et qui sera sélectionnée par l’Emprunteur : anglais, français ou espagnol. Le marché signé avec le soumissionnaire retenu sera rédigé dans la langue qui aura été ainsi sélectionnée pour le dossier d’appel d’offres et ladite langue régira les relations contractuelles entre l’Emprunteur et le soumissionnaire retenu. L’Emprunteur pourra aussi décider de préparer les documents de pré-qualification et le dossier d’appel d’offres dans la langue nationale du pays de l’Emprunteur (ou dans la langue utilisée dans le pays de l’Emprunteur dans les transactions commerciales)36, outre l’une des trois langues d’usage international (anglais, français, ou espagnol). Si les documents de pré-qualification et le dossier d’appel d’offres sont préparés en deux langues, les soumissionnaires seront autorisés à soumettre leur offre dans l’une ou l’autre de ces deux langues. Dans ce cas, le marché signé avec le soumissionnaire retenu sera rédigé dans la langue dans laquelle l’offre a été soumise, auquel cas ladite langue régira les relations contractuelles entre l’Emprunteur et le soumissionnaire retenu. Si le marché est signé dans une langue autre que l’anglais, le français, ou l’espagnol et si le marché est soumis à l’examen préalable de la Banque, l’Emprunteur fournira à la Banque une traduction du marché dans la langue d’usage international dans laquelle le dossier d’appel d’offres a été préparé. Les Soumissionnaires ne seront pas tenus ni autorisés à signer les marchés dans deux langues.

Clarté du dossier d’appel d’offres

2.16 Le dossier d’appel d’offres doit être rédigé de façon à permettre et à susciter la concurrence internationale ; il doit décrire clairement et précisément les travaux à réaliser et leur emplacement, les biens à fournir et leur lieu de livraison ou d’installation, les délais d’exécution ou de livraison, les normes minimales de performance, les conditions d’entretien et de garantie technique, ainsi que toutes autres conditions et modalités nécessaires. En outre, le dossier d’appel d’offres précisera, le cas échéant, les essais, les normes et les méthodes qui serviront à déterminer si le matériel livré ou les travaux exécutés sont conformes aux spécifications. Les plans doivent être compatibles avec le texte des spécifications, et le dossier précisera l’ordre de priorité entre plans et spécifications en cas de conflit.

2.17 Le dossier d’appel d’offres doit indiquer tous les facteurs qui, outre le prix, seront considérés lors de l’évaluation des offres et préciser comment ces facteurs seront quantifiés ou évalués. Si les candidats sont autorisés à présenter des variantes pour les plans, les matériaux, les délais d’achèvement, les conditions de paiement, etc., le dossier doit indiquer expressément les conditions auxquelles ces variantes seront recevables et leur méthode d’évaluation.

2.18 Tous les candidats éventuels doivent recevoir les mêmes informations et pouvoir obtenir à temps des renseignements complémentaires. L’Emprunteur doit leur donner la possibilité de se rendre sur les lieux du projet. Dans le cas de travaux ou de fournitures complexes, en particulier pour les marchés impliquant la rénovation d’ouvrages ou de matériels existants, les candidats éventuels peuvent être invités à une réunion préparatoire au cours de laquelle ils pourront demander des éclaircissements (en personne ou en ligne) aux représentants de l’Emprunteur. Le procès-verbal de la réunion doit être communiqué à tous les candidats éventuels, avec copie à la Banque (soit sous forme de copie dure, soit sous forme électronique). Toutes informations complémentaires, précisions, rectifications ou modifications du dossier d’appel d’offres doivent être communiquées à tous ceux qui auront demandé le dossier initial dans un délai suffisant avant la date limite de remise des offres pour leur permettre de prendre les dispositions voulues. Le cas échéant, la date limite sera reportée. La Banque recevra un exemplaire (soit sous forme de copie dure, soit sous forme électronique) et sera consultée aux fins de l’émission d’un avis de non-objection lorsque le marché est soumis à un examen préalable.

Normes

2.19 Les normes et spécifications techniques mentionnées dans le dossier d’appel d’offres doivent susciter la concurrence la plus large possible, et faire en sorte que les fournitures et/ou travaux demandés satisfassent aux critères de performance essentiels et aux critères requis. Dans toute la mesure du possible, l’Emprunteur fixera les normes auxquelles devront répondre les matériels, matériaux et modes d’exécution par référence à des normes internationales, comme celles de l’Organisation internationale de normalisation. S’il n’existe pas de normes internationales ou si les normes internationales ne conviennent pas, l’Emprunteur peut spécifier des normes nationales. Dans tous les cas, le dossier d’appel d’offres indiquera que seront également acceptés les matériels, matériaux ou modes d’exécution conformes à d’autres normes, à la condition que celles-ci permettent d’obtenir une qualité au moins substantiellement équivalente.

Utilisation des noms de marque

2.20 Les spécifications doivent être définies en fonction des caractéristiques et/ou des critères de performance requis. II faut éviter toute référence à des noms de marque, à des numéros de catalogue ou à des classifications analogues. S’il est nécessaire de citer un nom de marque ou le numéro de catalogue d’un fabricant particulier pour compléter une spécification qui, sinon, ne serait pas assez précise, on ajoutera les mots « ou l’équivalent » après ce nom de marque ou numéro du catalogue. Les spécifications doivent permettre que soient acceptées des offres de fournitures qui présentent des caractéristiques semblables et dont la performance est au moins substantiellement équivalente à celle des fournitures spécifiées.

Établissement des prix

2.21 Dans le cas de marchés de fournitures, les candidats seront invités à présenter leurs offres sur la base des prix CIP37 (lieu de destination convenu) pour les fournitures fabriquées à l’étranger, y compris celles qui ont été préalablement importées) et des prix EXW38 (à l’usine, en magasin) plus les coûts de transport intérieur et d’assurance jusqu’au lieu de destination pour les fournitures fabriquées ou assemblées dans le pays de l’Emprunteur. Les soumissionnaires doivent être autorisés à s’adresser à toute entreprise satisfaisant aux critères de provenance pour le transport, maritime ou autre, des fournitures et leur assurance39. Lorsque le soumissionnaire devra se charger de l’installation, de la mise en service ou d’autres services analogues, comme dans le cas de marchés de fourniture et installation, il devra en outre indiquer le prix de ces services.

2.22 Dans le cas des marchés clés en main, les soumissionnaires devront indiquer le prix de l’équipement une fois sa mise en place achevée sur les lieux du projet, compte tenu de l’ensemble des coûts afférents à la fourniture de matériels, aux services de transport maritime et intérieur et à leur assurance, à l’installation et à la mise en service, ainsi qu’aux travaux correspondants et à tous autres services inclus dans le marché (conception, entretien, exploitation, etc.). À moins que le dossier d’appel d’offres n’en dispose autrement, le prix clés en main doit comprendre l’ensemble des droits et taxes40.

2.23 Pour les marchés de travaux, les soumissionnaires devront indiquer les prix unitaires ou les prix forfaitaires de l’exécution des travaux, et ces prix devront inclure l’ensemble des droits et taxes. Les soumissionnaires doivent être autorisés à s’adresser à tout fournisseur satisfaisant aux critères de provenance pour obtenir tous les intrants dont ils auront besoin (à l’exception de la main-d’œuvre non qualifiée), afin qu’ils soient en mesure de soumettre l’offre la plus compétitive possible.

Révision des prix

2.24 Le dossier d’appel d’offres doit indiquer si l’offre doit être présentée i) sur la base de prix fermes ou ii) sur la base de prix révisables ; la révision s’appliquera en cas de variations (à la hausse ou à la baisse) des principaux éléments du prix du marché (main-d’œuvre, matériel, matériaux et combustibles, etc.). II n’est généralement pas nécessaire d’insérer une clause de révision des prix dans les marchés simples prévoyant la livraison des fournitures ou l’exécution des travaux en moins de 18 mois, mais il convient de le faire dans les marchés d’une durée supérieure à 18 mois. Cependant, pour certaines catégories de matériel, il est d’usage de demander des prix fermes, quel que soit le délai de livraison, et, dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’inclure dans le marché une clause de révision des prix.

2.25 Les prix peuvent être révisés à l’aide d’une formule (ou de plusieurs formules) selon laquelle le prix total du marché est décomposé en éléments qui sont ajustés en fonction d’indices de prix spécifiés pour chacun d’entre eux, ou sur la base de pièces justificatives (y compris des factures) produites par le fournisseur ou l’entrepreneur. La première méthode (formule) est préférable à la seconde (pièces justificatives). Le dossier d’appel d’offres doit définir clairement la méthode qui sera utilisée, la formule choisie (le cas échéant) et la date retenue pour les calculs. Si la monnaie de règlement est différente de la monnaie du pays dont provient l’intrant considéré et de l’indice correspondant, la formule utilisée devra inclure un facteur de correction, afin d’éviter que la révision des prix ne conduise à des distorsions.

Transports et assurances

2.26 Le dossier d’appel d’offres doit autoriser les fournisseurs et les entrepreneurs à s’adresser aux entreprises de leur choix, sous réserve qu’elles répondent aux critères de provenance, pour obtenir les services de transport et d’assurance dont ils auront besoin. II doit en outre préciser les types d’assurance que le candidat devra souscrire, ainsi que leurs modalités. Les indemnités payables au titre de l’assurance transport devront représenter au moins 110 % du montant du marché dans la monnaie du marché ou dans une monnaie librement convertible afin qu’il soit possible de remplacer rapidement les fournitures perdues ou endommagées. Pour les travaux, l’entrepreneur devra généralement contracter une assurance tous risques. Pour les grands projets regroupant sur un même chantier plusieurs entrepreneurs, l’Emprunteur peut souscrire une police globale couvrant l’ensemble du projet ; il devra pour cela faire appel à la concurrence.

2.27 À titre d’exception, si l’Emprunteur souhaite réserver le transport et l’assurance des fournitures importées à des entreprises nationales ou à d’autres entreprises désignées, il devra demander aux candidats de donner le prix franco-transporteur ou FCA (nom du lieu convenu) ou le prix CPT (nom du lieu de destination convenu)41 en plus du prix CIP (lieu de destination convenu) spécifié au paragraphe 2.21. Le choix de l’offre évaluée la moins-disante se fera sur la base du prix CIP (lieu de destination), mais l’Emprunteur pourra signer le marché en prix franco-transporteur ou CPT et prendre lui-même les dispositions nécessaires pour faire transporter et/ou assurer les fournitures. Dans ce cas, le contrat sera limité au prix franco transporteur ou CPT. Si l’Emprunteur ne souhaite pas faire appel à un assureur commercial, il devra donner à la Banque la preuve que des ressources sont disponibles pour payer rapidement, dans une monnaie librement convertible, les indemnités nécessaires au remplacement des fournitures perdues ou endommagées.

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