Le Manuel Qualité est exclu de cette procédure (la gestion du Manuel qualité est précisée dans le Manuel Qualité)








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typeManuel
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GESTION DU SYSTEME DOCUMENTAIRE

N° : PRO/QUA/01

Version :

1

Page :

/

Date de validité : 15 Novembre 2011

Préparé par : CGP

Approuvé par : Directeur

Vérifié par :Animateur Qualité

Destinataires : Tous


I) OBJET/ DOMAINE D’APPLICATION
Définir les règles d’élaboration et de gestion des documents créés en interne dans le cadre du système de management de la QUALITE.

Le Manuel Qualité est exclu de cette procédure (la gestion du Manuel qualité est précisée dans le Manuel Qualité).

Les documents d’origine externe et les documents informatiques (programmes) ne sont pas gérés selon cette procédure.



II) REFERENCE
Exigence de la norme ISO 9001 relative à la Maîtrise des documents
III) LOGIGRAMME


Préparateur (visa)

 Concertation avec les fonctions concernées

+ Rédaction (fond)/Mise en forme du document







Approbateur (visa) = Directeur

 Approuve le contenu technique et donne son accord pour l’application






Vérificateur (visa) = Animateur Qualité

Vérification de la cohérence du document par rapport au système et enregistrement de celui-ci dans le système documentaire (liste) avec une identification et un numéro de version






Administrateur = Animateur Qualité

 Classement des originaux signés

+ Archivage du document périmé

+ Mise à disposition du document








Destinataire

 Destruction des versions périmées (s’il y a lieu)

et mise en application

+ Archivage des formulaires remplis



Types de documents et identification :
A Détailler selon le système choisi par l’entreprise
De manière générale, on distingue une hiérarchie documentaire de ce type :
Manuel Qualité (avec des fiches Processus)

Procédures (avec annexes*)

Instructions ou Modes opératoires ou Consignes*

Documents d’enregistrements ou formulaires
*Le rattachement d’une annexe à un document permet d’une part d’alléger le contenu du document et d’autre part offre la possibilité de faire évoluer les deux documents indépendamment l’un de l’autre).
Définitions :

  • Procédure : Document qui décrit les tâches à accomplir pour mettre en œuvre une activité ou un processus

 (niveau organisationnel)

  • Instructions ou Modes opératoires ou Consignes : Document qui décrit plus précisément les différentes opérations à réaliser (application)

  • Documents d’enregistrement ou formulaires :

Document destiné à recueillir les résultats obtenus ou les preuves de la réalisation d’une activité ou tâche
Exemples d’identification :


  • D’une procédure : PRO N° XX Version z ou PRO/PPP/XX Version z

où XX et z sont des numéros d’ordre qui s’incrémentent respectivement à chaque création de procédure et à chaque modification de version de la procédure. Soit par exemple PRO N°05 Version 3 (5ième procédure créée et modifiée en 2 fois).

où PPP sont des lettres, abréviations d’un nom de processus. Soit par exemple PRO/ETU/02 Version 1 (2ième procédure créée pour le processus ETUDE ).


  • D’une instruction, ou mode opératoire ou consigne :

INS N° XX Version z ou MOP N° XX Version z ou C N° XX Version z

Ou INS/PPP/XX Version z

où PPP sont des lettres, abréviations d’un nom de processus. Soit par exemple INS/ETU/02 Version 1 (2ième instruction créée pour le processus ETUDE ).


  • D’un document d’enregistrement ou formulaire : DE/INSN°XX a Version z

Où « a »  indique qu’il s’agit du premier document d’enregistrement créé dans le cadre de l’instruction INSN°XX, b le deuxième formulaire et etc.

où z est un numéro d’ordre qui s’incrémente à chaque modification de version du document d’enregistrement (vierge).


  • D’une annexe : PRO/PPP/xx Ax Y Version Z ou INS N° xx Ax Y Version Z

où Y est le numéro de l’annexe rattaché au document précité (procédure ou instruction)

z est un numéro d’ordre qui s’incrémente à chaque modification de version de l’annexe

Soit PRO/ETU/02 Ax2 version 1 est la 2ième annexe rattachée à la 2ième procédure du processus ETUDE
Création de documents

Toute personne peut établir un document et est définie comme étant le rédacteur de celui-ci. La rédaction et la mise en forme sont sous la responsabilité du rédacteur et consistent à :

  • Respecter les règles d’identification et de forme définies en interne

  • Rédiger le fond du document après avoir consulté les fonctions concernées et s’être assuré de la pertinence et de la fiabilité des données répertoriées dans le document.


Guide rédactionnel pour une procédure ou instruction :

  • son objet (et finalité) et son domaine d’application

  • la déclinaison du processus ou de l’activité décrits dans la consigne (si possible sous forme de logigramme)

  • les utilisateurs et acteurs dans l’application de cette consigne avec les définitions des tâches et les responsabilités

  • les exigences diverses pouvant être liées à cette consigne (équipements, méthodes, formations, prescriptions...)

  • les documents d’enregistrement et annexes devant être utilisés s’il y a lieu.


Approbation

L’approbateur des documents organisationnels et d’application est le Directeur. Il signe dans la case prévue à cet effet située dans le cartouche d’en-tête.

Les documents d’enregistrement ne comportent pas de cartouche d’approbation mais l’original est signé par le rédacteur et l’approbateur.
Vérification

La vérification des documents est assurée par l’Animateur Qualité. Le vérificateur des consignes a pour rôle de vérifier l’adéquation du document et sa forme vis à vis du système en place.
Administration

La gestion administrative des documents est assurée par l’Animateur Qualité. L’administrateur a pour rôle de :

  • classer les originaux des documents sous forme papier dans le classeur situé dans son bureau.

  • de se procurer la version informatisée du document élaboré par le rédacteur et de mettre à disposition ce document sur le réseau informatique interne

  • d’assurer s’il y a lieu (cas des nouvelles versions de documents) l’archivage du document informatique périmé

  • de diffuser s’il y a lieu des copies de l’original du document dans les points de diffusion définis

  • d’informer de la diffusion des nouveaux documents


L’administrateur tient à jour une liste des documents valides et la met à disposition sur le réseau informatique interne et aux points de diffusion définis.
Destinataires

Les destinataires d’un document sont indiqués sur le document lui-même en terme de service, fonction ou poste de travail.

La mention « Tous » signifie que l’ensemble de l’entreprise est destinataire du document.

Le destinataire doit veiller à détruire systématiquement les versions périmées du document en sa possession.
Le destinataire doit prendre connaissance du contenu du document et appliquer les dispositions.
Modification

Le besoin de modification d’un document peut émaner de toute personne de l’entreprise. Dans tous les cas, c’est le rédacteur du document devant faire l’objet de la modification qui préparera une nouvelle version du document et en assurera la saisie. La nouvelle version obéit aux mêmes règles que celle décrites ci-dessus (cas d’une création de document).
Dans la mesure du possible et afin de faciliter rapidement la visualisation des modifications effectuées dans une consigne existante, il est intéressant de signaler la partie du texte modifié par un trait vertical dans la marge de gauche au niveau concerné.


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