Assistante de Direction / Office Manager








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Assistante de Direction / Office Manager

ANGLAIS COURANT




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92400 COURBEVOIE


EXPERIENCES PROFESSIONNELLES

Plus de 10 années d’Expérience au Service des Entreprises et de leurs Dirigeants

De Janvier 2008 à Mai 2016 : AIRNESS / 75008 Paris

Assistante du Président-Directeur-Général et du Comité de Direction du groupe Airness
Assistanat du PDG (60 %)

Gestion de l’agenda complexe du PDG : mise à jour en temps réel, communication des modifications, prise de rendez-vous, coordination et gestion de l’agenda avec les autres divisions, gestion du planning du chauffeur

Traitement des appels téléphoniques, du courrier et des e-mails - Interface auprès de contacts de haut niveau

Gestion des dossiers confidentiels, préparation des réunions importantes

Organisation des déplacements nationaux et internationaux (remises de prix, conférences, congrès, séminaires…)

Tenue et mise à jour des répertoires, classement et archivage des dossiers et documents divers

Support gestion de la vie privée : rdv médicaux, organisations des vacances de la famille, anniversaires, changement de situation et affaires personnelles, avocats, remboursements santé, contrats personnels de maison, devis travaux…

Assistanat du Comité de direction (10 %)

Préparation des comités de direction en collaboration avec les assistantes des membres du CODIR : convocations, ordres du jour, préparation des dossiers et des présentations Powerpoint, rédaction des comptes rendus, notes CODIR, communiqués et lettres d’information, transports, hébergements, transferts, notes de frais…

Office Management (20 %)

Organisation du bureau de la Direction Générale

Gestion des services Généraux : fournitures, copieurs et matériels informatiques, téléphones mobiles et voitures de fonction, badges d’accès, contacts avec les fournisseurs et optimisation des coûts

Recrutement et gestion du personnel (contrats de travail, attestations, notes de frais, notes de service, congés)

Suivi du dépôt de la marque en France et à l’étranger en liaison avec le cabinet en droit de la propriété intellectuelle

Encadrement de la secrétaire et de l’hôtesse d’accueil

Communication et évènementiel (10 %)

Organisation d’événements (séminaires, lancements produits, anniversaires de la marque…)

Rédaction de supports de communication : communiqués de presse, dossiers de presse, éléments de langage…

Création, alimentation et gestion des « pages » sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram…)

De Janvier 2004 à Décembre 2006 (CDI) : Ambassade de la République de la Gambie / 75008 Paris


Assistante de l’Ambassadeur, Son Excellence, M. William John Joof

Organisation du Secrétariat Général et du Secrétariat Particulier de l’Ambassadeur et des deux conseillers de la Chancellerie

Gestion de l’agenda de l’Ambassadeur et des deux conseillers de la chancellerie

Organisation des déplacements de l’Ambassadeur et des deux conseillers de la chancellerie

Organisation des événements de la chancellerie (réceptions, déjeuners, conférences, fêtes nationales…)

Réception et traitement du courrier réservé et gestion de la valise diplomatique

Assurer le bon fonctionnement du centre d’archivage et de documentation de la chancellerie

Tenue et mise à jour de diverses bases de données

Organisation d’événements culturels en collaboration avec les Associations Gambiennes de France
FORMATION

Licence Management des organisations (VAE : Validation des Acquis de l’Expérience)

B.T.S Assistant de Manager

Baccalauréat
LANGUES

Anglais courant

2014 : Séjour linguistique au Royaume-Uni

2013 : Formation en Anglais Niveau B2 (Europa Formation / 75010 Paris)

CONNAISSANCES INFORMATIQUES

Maîtrise de la Bureautique Windows (Word, Excel, Access, Outlook express, PowerPoint) / Internet/ GMAIL …

2013 : Formation « Perfectionnement du Pack Office & SAP » (Adecco Formation / La Défense)

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