Formulaires types d’évaluation des offres et Guide pour l’Evaluation des Offres








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Formulaires types d’évaluation des offres et Guide pour l’Evaluation des Offres



Acquisition de Travaux

Août 2014




August 2013
Préface
La passation des marchés pour les projets financés en totalité ou partie par la Banque Européenne pour la Reconstruction et le Développement (la Banque), est en conformité avec les dispositions énoncées dans les Politiques et Règles de passation des marchés de la BERD. Les Formulaires types d’évaluation des offres (FTEO) ont été préparés par la BERD à l’intention de ses clients (emprunteurs* de la Banque et de leurs Agences d’exécution lorsqu’ils procèdent aux acquisitions de Travaux par appel d’offres ouvert pour les projets financés en totalité ou partie par les produits du prêt octroyé par la Banque. Les procédures présentées ci-après reposent sur des pratiques internationales conformes aux règles de passation de marché (Les Règles) de la Banque.
Avant réception des 'offres, le Maitre d’Ouvrage devrait en principe nommer un Comité d'Évaluation (CE), comprenant un Président de Comité, responsable de l'évaluation des offres et de la proposition d’attribution du Marché qui en découle pour examen par l’(les) autorité(s) du Maitre d’Ouvrage et de la Banque. Le CE devrait normalement inclure des membres ayant l'expertise/l’expérience technique nécessaire et appropriée pour le(les) marchés étant évalués. Si le(s) personnel(s) du Maitre d’Ouvrage n'a/n’ont pas l’expertise et l'expérience nécessaires pour l'évaluation et la proposition d’attribution du(es) marché(s) en question, le Maitre d’Ouvrage devra appointer des consultants autonomes et compétents pour assister le CE.
L'évaluation des offres retenues sert à 'identifier l'offre la moins disante. L'offre la moins disante est basée sur les critères d'évaluation pré-spécifiés dans le Dossier d’Appel d’Offres (DAO). L'offre retenue comme étant la moins disante qui se verra attribuer le marché n’est pas nécessairement l’offre dont le prix est le plus bas.
Il faut rappeler que le Maitre d’Ouvrage de l’emprunteur est responsable pour effectuer toutes les passations des marchés en conformité avec les Politiques et Règles de passation des marchés de la BERD. La Banque contrôle le processus et examine les documents essentiels ainsi que les décisions prises par le Maitre d’Ouvrage afin de s’assurer de leur conformité aux Politiques et Règles de passation des marchés de la BERD. Si la Banque conclut que le(les document(s) examiné(s), les actions ou décisions ne sont pas conformes aux Politiques et Règles de passation des marchés de la BERD, elle informera le Maitre d’Ouvrage et si ce dernier omet de rectifier les anomalies éventuelles, le(s) marché(s) en question ne se verront financé(s) par la Banque.
Les membres du CE ainsi nommés doivent signer "une Déclaration d'Impartialité et de Confidentialité" (DIC) (cf. Format ci-joint). Une copie de cette déclaration devant être jointe à la version finale du FTEO en 'Annexe 1.
Après utilisation du présent document, toute personne qui le désire est invitée à faire part de sa propre expérience et est également invitée à soumettre tous commentaires et/ou questions auprès de la Banque à l’adresse ci-dessus :

Service de Passation des Marchés

Banque Européenne pour la Reconstruction et le Développement

One Exchange Square

Londres EC2A 2JN

Royaume-Uni

Téléphone : +44 20 7338 6000

Télécopie : +44 20 7338 7472

E-mail: procurement@ebrd.com
Par “Emprunteur” on entend un emprunteur de la Banque ou une Agence d’exécution chargée par l’Emprunteur de réaliser le projet, qui sera normalement désigné « le Maître d’Ouvrage » dans le marché de Travaux.

Déclaration d'impartialité et de confidentialité (DIC)
Nom du Projet:[insérer le nom du projet] ________________________________
Référence de l’avis d’Appel d’Offre/du(es) Marché(s)et Intitulé(s): [insérer le nom et référence de l’Avis/du(es) Marché(s)] ________________
Je, soussigné(e) …………………………………………. [Insérer prénom, nom, qualité] avoir été nommé(e) par ………………………………………………. [Insérer identité /raison sociale du pouvoir adjudicateur]
Aux fins de participer comme membre du Comité d'Evaluation (CE) établi en vue d'évaluer l’offre/le Marché(s)’ susmentionnée(s), déclare formellement et solennellement 'accepter de participer aux travaux d'évaluation de l’offre/du/des marchés référencés.
Par la présente déclaration, je confirme n'avoir aucun conflit d'intérêts avec aucun des autres soumissionnaires, ayant soumis une offre pour ce marché, y compris aucune des personnes ou membres des groupements, consortia ou associations (GECA), et/ou tous sous-traitants proposés.

Je confirme que le cas échéant, si je découvre durant l'évaluation de/des offres qu'un conflit quel qu’il soit, existe ou pourrait exister, j’en informerais immédiatement le Président du Comité d'Évaluation (PCE) et le Maitre d’Ouvrage. Si un tel conflit est bien constaté par le PCE et le Maitre d’Ouvrage, je conviendrais de m’abstenir de participer audit Comité d'Évaluation (CE).
Je confirme avoir pris connaissance de toutes informations disponibles à la date de signature de la présente déclaration pour le marché sus-référencé. Concernant la passation de ce marché’, y compris des documents d’appel offres y afférant ainsi que toutes les dispositions énoncées dans les Politiques et Règles de passation des marchés de la BERD.

J'assumerai mes responsabilités de façon impartiale et objective.

Je déclare à ma connaissance, ne pas être impliqué(e) dans aucune situation préjudiciables à mes capacités professionnelles nécessaires à l’évaluation de/des offres en question.
Je déclare maintenir toute confidentialité la plus stricte concernant toutes informations acquises et résultant de ma participation dans le processus d'évaluation.

Je m'engage à traiter toutes informations ou documents reçus et préparés au cours du processus d'évaluation de manière confidentielle, je ne divulguerais aucune information à quiconque non autorisé ou n’ayant accès à de telles informations, et ne discuterais avec quiconque aucune information en quelconque endroit où l’information sur cette/ces offres est susceptible d’être entendue quiconque.
Par ailleurs, je m'engage à n’exploiter ces informations que dans le contexte et aux fins de l'évaluation de/des offres. J’accepte les termes pour lesquels toute divulgation d’information non autorisée par moi-même ou le cas échéant par tous membres du GECA, aboutira à la dissolution de mes/leurs fonctions comme membre du CE et pourra ainsi entrainer une poursuite en justice contre moi ou contre lesdits membres du GECA.
Je m'engage à garder la confidentialité de mes fonctions et des informations ou documents utilisés au-delà du/de mon mandat, au titre de membre du CE.


Prénom, Nom

Titre Professionel

Nom du Responsable

Signature

















































TABLE DES MATIERES

Section I. Formulaires types d’évaluation des offres 7

Lettre de Transmission 9

Formulaire 1. Identification 10

Formulaire 2. Procédure d'appel d’offres 11

Formulaire 3. Soumission d’Offres et Ouverture des plis 13

Formulaire 4. Prix des offres annoncés à l’ouverture 14

Formulaire 5. Examen préliminaire  15

Formulaire 6 – Examen détaillé d’offres 16

1.3 Description des Divergences/Réservations et Omissions identifies dans les offres. 16

Divergences/Réservations et Omissions Identifiées 16

Reference dans les DAO 16

Nature de la divergence (matériel ou non-matériel) 16

Formulaire 7. Corrections et rabais 17

Formulaire 8. Taux de change 18

Formulaire 9. Conversion monétaire (en plusieurs devises) 19

(1)Colonne j représente la somme du prix de l’offre en colonne i pour chaque soumissionnaire. 20

Formulaire 11. Ajouts pour omissions, ajustements et divergences (valorisation monétaire) 21

Monnaie retenue pour l'évaluation : __________________ 21

Devise retenue pour l'évaluation : __________________ 22

Soumissionnaire 23

Date de la demande d’éclaircissement 23

Date de la réponse donnée 23

Brève description de l’éclaircissement demandé 23

Critère de Qualification 24

Reference dans le DAO 24

Succès/Échec 24

Justificatif 24

Formulaire 15. Sommaire de l'attribution du marché 25

Soumissionnaire/ Plaintif 26

Date de réception de la 26

Réclamation 26

Date d’envoi à la Banque 26

Brève description de la réclamation soumise 26

Annexe I. Guide d’Evaluation des Offres 28

Annexe II. Registre des ouvertures de plis 44

Annexe III. Formulaire de procès-verbal d’ouverture des plis 45

Annexe IV. Éligibilité dans la fourniture de biens, travaux et services dans les contrats financés par la banque 46

Annexe V. Exemple d'Examen Préliminaire 47

Annexe VI. Exemple de Comparaison de Prix d’offres 48



Mode d’utilisation DES FORMULAIRES

  1. Les formulaires et les instructions contenus dans ce document indiquent la marche à suivre pour évaluer les offres reçues à la suite d’appels d’offres (AO) ouverts. Dans tous les cas, les procédures de passation de marchés et d’évaluations décrites dans les Instructions aux Soumissionnaires (IAS) du Dossier d'Appel d'Offres doivent être respectées.




  1. Les procédures d’appels d’offres ouverts pour la passation de marché des travaux, doivent être celles inscrites dans la dernière Edition du modèle de Dossier d’Appel d'Offres (DAO) pour la passation de marché’ de travaux, publiée par la Banque et figurant sur le site web de la Banque.




  1. Les formulaires types et les instructions ci-après sont basés sur les Instructions aux Soumissionnaires (IAS) contenu dans le DAO qui suit l'avis d’appel d’offres (AAO) et fournit des informations spécifiques sur la passation de marchés.




  1. Les formulaires doivent en principe être accompagnés au rapport d'évaluation, mais ils peuvent être adaptés aux exigences particulières des DAO. Diverses annexes doivent être inclus au rapport, afin d’expliciter certains détails du processus suivi pour l'évaluation des offres ou de restituer précisément les formulations de langage ou indications chiffrées contenues dans une offre et ayant fait débat. Le rapport doit comporter tous les renvois nécessaires et faire référence aux clauses correspondantes du DAO.




  1. Des mentions particulières doivent être faites des marchés regroupant des marchés moins importants («lots», ou « articles ») pouvant être attribués à un soumissionnaire unique ou des marchés d'un ou plusieurs lots attribuables à différents soumissionnaires. Dans ce cas, les offres doivent être évaluées séparément pour chaque lot, en tenant compte de tous rabais éventuels.




  1. Annexes I – VI, toutes les notes de références, et autres dispositions mentionnées en italique dans les Formulaires types d’évaluation des offres contiennent des instructions et fournissent des conseils afin d’assister le Maitre d’Ouvrage et ne doivent par conséquent pas figurer dans la version finale du rapport d'évaluation soumis à la Banque.



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