Phase un Etat des lieux : nécessité et outils








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Management des collections bibliothèques municipales

Phase un Etat des lieux : nécessité et outils


 A Une étude d'environnement

- Connaître le territoire (pour les BM pour les BU l'environnement d'enseignement)

1 Connaître son public

Rappel : le fondement de la politique documentaires (qui consiste à se demander qu’est-ce qu’on achète et qu’est-ce qu’on garde) c’est de savoir à qui l’on s’adresse. Traditionnellement en bibliothèque on distingue deux types de public :

A Une définition des publics

  • Le public fréquentant c’est-à-dire ceux qui viennent à la bibliothèque (qui se divise en deux catégories : ceux qui empruntent pour lesquels on a une excellente visibilité, et ceux qui n’empruntent pas, c’est-à-dire qui viennent lire les périodiques sur place, consulter internet, les étudiants qui vienne « consommer l’espace » etc.).

  • Les « non fréquentants », c’est-à-dire tous ceux à qui la BM ou la BDP sont susceptible de s’adresser (les habitants de la ville, du département, les étudiants inscrits à la BU) mais qui ne sont pas tous inscrits.

  • Intéressant de noter que dans une bibliothèque publique les deux ne se recoupent pas. x % des inscrits de la BM de Saint-Brieuc sont des « extérieurs » c’est-à-dire des non briochains, donc un public auquel la BM n’est pas supposée s’adresser en priorité d’après sa mission première. Si vous posez la question à la plupart des élus ils vous répondront que ce n’est pas pour eux qu’on vous donne un budget d’acquisition. Et d’ailleurs l’un des rares chiffres de référence pour les acquisitions en bibliothèque est : 2€ par habitants de la collectivité pour les imprimés. Condition pour que le département subventionne une bibliothèque de village (ce qui pose aussi la question d’échelle que nous aborderons plus tard).

B Les méthodes pour réaliser une étude des publics + quelques exemples.

  • Les chiffres « maison » à disposition. Ce sont toutes les données à votre disposition concernant les inscrits principalement. Généralement

      • Catégorie socio-professionnelle

      • Lieu de résidence (quartier de la ville)

      • Age

      • Sexe.

Petites remarque il est très intéressant de regarder de près comment sont rentrées les statistiques car c’est ce qui conditionne leur fiabilité : est-ce que ce sont les lecteurs eux-mêmes qui remplissent leur catégorie socio-prof ou le personnel au moment de l’inscription ? Et dans ce dernier cas, est-ce qu’il y a une grille ferme attribuant tel métier à telle ou telle catégorie ou est-ce laissé à l’appréciation de l’agent qui remplit la grille d’inscription ? Important. Il existe des normes nationales ? En tout cas au moins des normes internes.

Ex profession libérale, regroupe infirmières, médecins, avocats, parfois même commerçants alors que sont loin d’appartenir au même groupe sociologique et d’avoir les mêmes pratiques de lecture.

Autre remarque, normalement à chaque rue de résidence est assigné un code correspondant au quartier de la ville. Intéressant de s’assurer que ces regroupements correspondent aux divisions qui sont faites par les institutions qui vont vous fournir les statistiques (les codes IRIS de l’INSEE par exemple, plus d’info à cette adresse : http://www.insee.fr/fr/publications-et-services/rediffusion/pdf/contiris.pdf)

Dernière remarque : le découpage des tranches d’âges n’est pas anodin non plus : le calquer sur les données que vous réclament la DLL pour répondre plus vite au questionnaire et pouvoir surtout comparer vos données à celles des autres villes de la même importance, car vos données internes n’auront de valeur que si vous pouvez les comparer à d’autres : 7000 inscrits dans votre bibliothèque ça n’a pas la même signification si votre ville compte 25000 ou 100000 habitants … Idem pour le nombre d’inscrits venant d’un quartier, le nombre d’adolescents etc.

  • Exploiter les données à votre disposition : locales (INSEE etc.) et nationales (enquête CREDOC sur les pratiques culturelles des français, données de la DLL).

    • INSEE

Plus d’info à cette adresse : http://www.statistiques-locales.insee.fr/esl/accueil.asp

Exemple pour Saint-Brieuc :

http://www.insee.fr/fr/ppp/bases-de-donnees/donnees-detaillees/duicq/uu.asp?reg=53&uu=22501

On voit donc à la fois l’utilité et les limites de ce système : données datant parfois de 1999 (10 ans d’écart …), centrées plus sur la réalité économique que sur les infos permettant aux bibliothèques de mieux cibler leur collection (par exemple données limitées par ville, donc difficulté à avoir le nombre moyen d’années d’études pour la ville, difficulté à avoir le taux d’équipement internet par foyers qui est très utile pour orienter le politique documentaire des données électroniques etc.). Autre problème les tranches d’âges adoptées par l’INSEE ne coïncident pas avec celles de la DLL, que nous adoptons souvent dans la répartition en catégorie d’usagers. Il est très souvent nécessaire de vous rapprocher de votre mairie qui, elle, a payé pour avoir accès à des données complètes (exemple de Saint-Brieuc avec le cédérom).

Exemple de recueil de données :

Données bibliothèque

Données INSEE

Info exploitable

fiabilité

Nombre d’inscrit par quartier IRIS


Nombre d’habitants par quartier IRIS

Taux de pénétration par quartier

Problème de la date des données INSEE exploitables

Déclinable par sexe le plus souvent, par tranches d’âge si le si le SIGB et les données fournies par votre ville le permettent

Nombre de demandeurs d’emplois inscrits

Nombre de demandeurs d’emplois dans l’agglomération

Taux d’inscription des demandeurs d’emplois

Données récentes mais si zone inférieur à 6000 habitant l’INSEE ne donne pas certains types de données

CONCLUSION : ces données représentent la base de tout étude des publics. Elles en disent assez peu sur les collections elles-mêmes évidemment. En réalité une étude des publics ne sert pas qu’à orienter le politique documentaire mais tous le projet d’établissement et la politique d’action culturelle.

Exemple d’orientation : un taux de pénétration très bas de la population adolescente ou âgée sur un quartier alors que les autres catégories de population se maintiennent. Ça vaut la peine de se demander pourquoi mais pas seulement dans le cadre de la politique documentaire. Cela peut être lié  à une mauvaise orientation des collections comme cela peut être lié aux horaires d’ouverture, à l’accessibilité du site à l’absence d’accueils de classes etc.

Autre exemple pour les bibliothèques de quartier : s’il y a une tranche d’âge dominante, intéressant pour orienter les collections.

Pas de miracle à en attendre, évidemment.

  • Les données de la DLL, beaucoup plus intéressantes car permet de répondre en partie au problème de l’interprétation des données que vous allez obtenir. Fournit un réservoir de données communes.

      • Plus d’infos à l’adresse suivante : http://www.culture.gouv.fr/nav/index-stat.html = chiffres clef un peu plus centrés sur les bibliothèques. En théorie (non vérifié depuis les remaniements subis par le ministère de la culture), on peut demander à la DLL des rapports sur des villes de taille similaire, ce qui donne des comparaisons intéressantes sur les infos de base (principalement les indicateurs quantitatifs et le taux de rotation des collections).

 2- Pour aller plus loin :

mieux centrer la connaissance des publics sur l’orientation à donner aux collections, les usages qui sont fait des collections etc.

A - Avoir une carte documentaire sommaire du territoire. C’est-à-dire une connaissance de tous les centres de documentations spécialisés qui existent sur votre territoire et surtout de leur modalité d’ouverture au public (ne comptent que ceux qui sont accessibles à tous …)

Exemple : existence de cités des métiers dans plusieurs grandes villes qui ont toutes un centre de documentation, des CIDJ, des CIO etc. A prendre ne compte dans les objectifs à, assigner au développement du domaine emploi/formation dans votre bibliothèque.

Autre exemple : connaître quelles écoles ne disposent pas de BDC digne de ce nom.

Connaître également la ville : les associassions, les communautés présentes sur le quartier etc.

B – L’étude des publics.

Elles sont de deux ordres : enquête par questionnaire, enquête par entretiens et le plus souvent une combinaison des deux (première enquête par questionnaire et affinage par un nombre plus limité d’entretiens).

Les plus efficaces sont menées par des cabinets privés, les plus fréquentes par des stagiaires …. Il est rarissime qu’une telle enquête soit centrée sur les collections ou leur utilisation, encore plus rare qu’elle concerne les non-fréquentants ou les non-réinscrits, ce qui serait pourtant utile. Le plus souvent s’adressent au public qui fréquente et à des tranches d’âges déterminés.

Exemple des enquêtes menées par la ville de Paris

B L'état des lieux des collections

                    -1 - Evaluations quantitative

                                        a-Description

                                        La plus simple : nombre de documents imprimés par habitants. Normes fixée par l’ex-DLL : 2500 documents pour qu’on puisse parler de bibliothèque. Pour l’UNESCO : 3000 mais là encore attention aux questions d’échelle. A noter qu’il n’y a que peu de données concernant le nombre limite de documents multimedia. Ce qui démontre la jeunesse de la problématique dans le monde des bibliothèques … Autre exemple : conduire une politique documentaire p.53

Autre exemple de référence : DLL budget d’acquisition pour les imprimés : 2€ par habitant. Moyenne nationale (autre forme de norme : 2,74€/habitant). Nombre de documents imprimés par habitants : 2,2

Autre exemple de référence fourni par Bertrand Calenge :

  • 60 % de documents adultes, 40 % jeunesse

  • 60 % de documentaires et 40 % de fictions pour les adultes (même répartition pour les films …) ; pour la jeunesse 1/3 de documentaires 1/3 de contes et romans et 1/3 albums et BD.

  • Pour les documents multimédia, seuil minimal considéré pour qu’on puisse parler de collection : 3000. répartition :

      • ½ consacrée aux fondements classiques d’une collection (1/3 classique ; 1/3 chanson française ; 1/3 rock rap et musique actuelle) et autre ½ en fonction du public (jazz, blues, musique du monde etc.)

      • Au moins 20 % du budget devrait être consacré aux documents non imprimés.

Norme donné car tjs intéressant pour ceux qui débutent : il faut bien construire sa vision d’un fonds sur quelque chose. Attention quand même elles datent ! Commencent à être sérieusement discutées, à l’instar de Claude Poissenot1 qui remarque que les acquisitions de disques valorisent certaines formes de musique par rapport à d’autres : il est courant de consacrer 20 à 25 % des acquisition à la musique classique quand 64 % des 15 ans et plus déclarent écouter de la variété française, 53 % de la variété internationale et 23 % seulement du classique. Il constate également que l’écoute du classique et du jazz touche essentiellement les + de 35 ans et augmente avec le niveau de vie et de diplôme.

                                        Obtenir une cartographie des collections de votre bibliothèque : Répartition par supports/Répartition par secteurs (adultes et jeunesse)/par bibliothèques s'il s'agit d'un réseau/quelle partie en libre accès ? En prêt indirect ? Quelle partie en consultation sur place ?

                                        Obtenir une répartition des documents achetés l'année précédente et essayer autant que possible d'en tirer les mêmes éléments que pour les collections

Taux de renouvellement recommandé : 7,5 à 10 % de la collection …

                                        b-Utilité et limites

                                        Situer votre bibliothèque de manière commode par rapport à d'autres bibliothèques à partir des données chiffrées de la DLL (les contacter). permet un premier état des lieux, notamment en ce qui concerne la répartition des supports. Prendre des bibliothèques équivalentes évidemment (même nombre d'habitants et si possible même environnement).

Intéressant car permet de contacter les professionnels qui sont confrontés aux mêmes problématiques que vous + ce type de comparaison parle beaucoup aux élus.

 Exemple pratique la bibliothèque x (15 mn de réflexion sur le diaporama):

Etude effectuée dans le cadre du projet d’établissement de la bibliothèque. Comparaison avec plusieurs bibliothèques de même taille

Tableau 

Conclusions à en tirer

Attention : il faut savoir s'arrêter « Dérive techniciste » de Bertrand Calenge. Intéressant de faire une mini mini fiche projet avant toute étude des collections de 3 lignes pour cadrer l’étude en faisant apparaître clairement les objectifs de chaque étude que vous entreprenez.

  c-Du quantitatif au qualitatif

 Dès que l'on creuse un peu plus l'état des lieux quantitatif ( en déclinant par domaines de la Dewey, notamment), on obtient une bonne base pour l'étude qualitative des collections et des acquisitions etc. conduit vite dans l'évaluation qualitative des collections. Doit permettre d’avoir une représentation des domaines.

 Exemple du domaine civilisation/géographie à Saint-Brieuc (tableau excell + tableau d’analyse).

          2- L'évaluation qualitative

Elle tourne principalement autour de trois grands domaines :

                               1- L'age des collections : un critère d’évaluation qualitative du contenu

  1. âge moyen

moyenne d’âge de tous les documents (obtenu soit directement par le logiciel soit par le biais d’un tableau excell). Attention, si beaucoup de livres très jeunes ou très vieux, peut tirer la moyenne d’âge vers le haut ou vers le bas.

                                        b- âge médian

Un critère qui est lui-même un peu plus fiable que la moyenne d’âge. Age médian = âge charnière. La moitié de la collection a été publiée avant cette année, et l’autre moitié après.

                                        c- Comment utiliser au mieux ce type d'indicateurs ?

Toujours se fixer un objectif dans l’évaluation. âge des collections doit s’interpréter en en relation avec la problématique de la validité des contenus. La fraicheur d’un document est plus ou moins cruciale selon sa thématique. 10 ans de moyenne d’âge c’est énorme pour un fonds d’orientation emploi/formation ou pour de l’informatique. C’est beaucoup pour de la géographie. C’est moins grave pour de la poésie.

Age médian est plus parlant que l’âge moyen, mais c’est celui-ci qui est le plus souvent retenu dans les politiques d’évaluation, donc qui permettra de faire des comparaisons intéressantes. Dans certains cas combiner les deux permet de confirmer des hypothèses.

Exemple du sous-domaine géographie à Saint-Brieuc : âge moyen : 2000, mais âge médian 2003 Ce qui prouve que des ouvrages très anciens tirent l’âge moyen vers le bas. Typique de ce sous-segment ou des guides de voyage qui sont datés sur la couverture et qui doivent être renouvelés très régulièrement cotoient des beaux livres sur la civilisation souvent de grand format et coûteux, donc rachetés à un rythme souvent beaucoup plus lent.

                              2- évaluation des usages de la collection

                                        a- Le taux de rotation

 C’est le critère le plus souvent utilisé en BM.

  • P/C

P = nombre de prêt réalisés dans l’année sur une collection donnée

C = Nombre de documents disponibles et empruntables cette année là. Généralement en BM on exclu à la fois les documents à consulter sur place et les documents en prêt indirect.

Il n’y a pas de publications des taux de rotation en BM c’est donc très dur de comparer. Il faut considérer les taux de rotation des domaines les uns par rapport aux autres ou par rapport au taux de rotation moyen de tous les documentaires ou de toutes les fictions. Ou, mieux encore, les taux de rotation du même domaine d’une année sur l’autre. Ce qui touche également à l’évaluation des collections. S’il est de 1, cela veut dire qu’en moyenne chaque document du domaine sort une fois par an. S’il est inférieur à 1, les documents sortent moins d’une fois s’il est supérieur plus d’une fois etc. Mais encore faut-il savoir si toute la collection sort uniformément ou non.

Quelques exemples de taux de rotation à saint-Brieuc. CF rapport d'activité

D’un point de vue strictement statistique, si tous les documents exerçaient la même attraction sur les lecteurs, moins il y a de documents en rayon plus le taux de rotation est supposé être élevé, puisqu’il y a moins de documents sur lesquels les emprunts peuvent se répartir. Partant de là, un moyen « mathématique » d’augmenter le taux de rotation serait de diminuer le nombre de documents de la collection. Cela a été tenté dans plusieurs endroits généralement avec assez peu de succès. Peut être envisagé dans les grosses bibliothèques qui existent depuis longtemps et qui mettent une énorme masse de documents en prêt car dans ce cas précis, on peut émettre l’hypothèse que la masse des collections a un effet d’inertie.

Sur l'interprétation du taux de rotation CF. Bertrand Calenge2:

Bon, peut-être, mais comment interpréter les TxR même en renant compte de ces contraintes ? J’analyse mes résultats, et je constate un TxR moyen de 4, avec un TxR des DVD qui monte à 18 et un TxR de l’économie qui est à 1,2 : qu’est-ce que ça veut dire quand c’est (relativement) élevé ou (relativement) bas ?

C’est beaucoup plus élevé que le TxR moyen = c’est très simple à analyser ! Cela signifie que tout va bien ou même – si c’est très élevé – qu’il n’y a pas assez de documents pour répondre à la demande. Pour donner une image (fausse), un TxR de 18 signifie que tout le segment de collection est empunté intégralement tous les 20 jours ! Attention, cela ne signifie pas pour autant qu’il faille acheter plus de ces documents (en plus, si on en achète trop on peut arriver à un seuil de rupture : c’est « l’effet Deriez » – du nom d’un consultant que j’avais connu et qui avait montré qu’une augmentation massive des livres à succès, accompagnée d’une diminution correspondante des autres titres, conduisait à terme à faire chûter les prêts. Tiens, j’y reviendrai un jour).

C’est beaucoup plus bas que le TxR moyen = c’est très complexe à analyser ! En effet, il peut y avoir des tas de raisons, éventuellement concommitantes :

  • la première raison possible, c’est qu’il y a trop de documents par rapport au public concerné (10 000 romans dans une ville de  2 000 habitants, par exemple)

  • la nature de l’usage documentaire peut jouer : un rayon de droit peut se prêter davantage à l’étude (donc à une consultation), alors que des disques sont éminemment empruntables (et copiables !!)

  • le fonds peut être vieilli (à Lyon, 75 % des prêts de livres portent sur des titres de moins de 10 ans), obsolète, inadéquat (tiens, comme c’est bizarre, les thèses en section jeunesse ne sortent pas ?!), …

  • la présentation est peut-être désastreuse (rayonnages mal éclairés, disposition inefficace, …)

  • les heures d’ouverture sont insuffisantes par rapport à la taille du fonds (et c’est pire si en plus on limite drastiquement le nombre d’emprunts simultanés)

Que faire?

Comment, dans ces conditions, utiliser cet indicateur ? Il peut à mon sens jouer servir à deux choses dans une bibliothèque qui pratique fortement le prêt :
- c’est un bon signal d’alarme dans la durée, pour signaler les secteurs qui méritent attention soit par leur succès croissant démesurément soit surtout par leur désaffection progressive. Ce signal d’alarme ne permet évidemment pas de faire l’économie de l’analyse des raisons ;
- il permet de mesurer l’objectif ou l’efficacité d’une politique d’acquisition (et de désherbage) dans un secteur orienté délibérément vers le prêt, à condition de l’associer à d’autres indicateurs,


C’est un indicateur utile, sans doute, à condition de bien le considérer dans le contexte du service de prêt à domicile, et de l’associer à d’autres indicateurs, répétons-le, comme le signale Pierre Carbone à propos de la norme 11620 : « pour l’évaluation de la performance d’un même service ou d’une même activité, il est souhaitable de croiser les résultats de plusieurs indicateurs afin de s’assurer que les différents aspects sont bien pris en compte. Ainsi, à la rotation des collections sont associés le taux d’utilisation des documents, la disponibilité des titres demandés, ainsi que les documents en prêt par personne de la population à desservir ».

  1. Facteur d’activité = La part représenté par un sujet par rapport aux prêts de la collection

%P/%C

Par exemple pour le sujet géographie appartenant au domaine civilisation

 %P = pourcentage des prêts d’un sujet (par exemple la géographie dans le segment civilisation).

%C = le nombre de documents en géographie par rapport au total des documents civilisation

N’a rien de vital mais est très facile à calculer une fois qu’on a le nombre de prêts réalisé par un domaine et par an et le nombre de prêt de toute la collection sur la même année.

Intéressant également : comparer la part que représente un sous-domaine dans les prêts à celle qu’il représente en terme de nombre d’ouvrages dans la collection.OK car plus facile à appréhender que le facteur d'activité au sens strict.

Permet d’affiner les résultats donnés par le taux de rotation : la collection sort, mais est-ce que tout sort de manière égale ?

Exemple histoire à Saint-Brieuc : représente 21.1 % des collections en CV mais seulement 9,8 % de tous les prêts. conclusions à tirer de ce décalage ?

Intéressant aussi à observer au sein d’un même domaine : part des livres pratiques dans les prêts du domaine par rapport à leur nombre ? très dur à évaluer malheureusement si on n’a pas de cote dewey spécifique, sauf à les sortir un à un de la liste.

                                        c- Le cas particulier des documents électroniques et des usuels

Pas de prêt, mais souvent des données beaucoup plus fines fournies par les prestataires de service. (à inclure le cas échéant dans la passation de marché). Beaucoup de données : nombre de connexion par jour parfois par heures, voir le nombre de pages visitées. Le cas échéant nombre d’accès sur site et nombre d’accès à distance.

Intérêt de dresser le coût par connexion. Si possible voir les ressources regardées (pas toujours fournies par les prestataires, très partisans du « bouquet »

                         3- Le niveau intellectuel des collections (le plus dur à déterminer en BM)

  1. L'exemple du conspectus en BU

Un outil : Le conspectus :
Signifiant « vue d’ensemble » en latin, le Conspectus mesure le « niveau de complexité » des collections en attribuant aux segments de la collection un indice issu d’une échelle comportant six niveaux. A chacun de ces six indices sont associés une lettre pour la couverture linguistique, et un code, pour le rythme des acquisitions.

Le tableau des indicateurs des profondeurs3 est le suivant :

0 hors collection

1 niveau minimum d’information

2 information de base (collège et lycée)

3 enseignement (terminale et premier cycle)

4 recherche

5 exhaustivité

Cette procédure d’évaluation s’applique aussi bien à l’évaluation de l’existant (le niveau de développement des collections) qu’aux orientations en matière d’acquisition (le niveau réel des acquisitions en cours et l’objectif de niveau de développement).

Outre le niveau de profondeur des collections, le Conspectus évalue également la couverture linguistique des collections à partir de cinq indicateurs :

P collection en langue nationale

S collection comportant une petite sélection de titres étrangers

W collection comportant une grande sélection de titres étrangers

X collection en une langue étrangère

D collection en deux langues

Le niveau de conservation est mesuré grâce à quatre indicateurs :

  • aucun traitement de conservation

  • usure normale

  • préservation physique

  • préservation des contenus

  • conservation recherche4

                                        b- Plusieurs exemples intéressants pour les BM

 C’est très dur pour les BM à la fois de déterminer les besoins : on sait que les pratiques de lecture ne sont pas les mêmes en fonction de la CSP de l’usager, que nous avons plus ou moins en tout cas pour les inscrits, en partie pour les non inscrits et encore, mais en fait varient aussi en fonction du niveau d’étude (CF. La nouvelle bibliothèque de Claude Poissenot qui commente les résultats de l’enquête mené en 2007 par le CREDOC pour la BPI5 Les bibliothèques sont fréquentées d’abord par les catégories de population proches du « bain culturel » dominant en leur sein (…) la visite, mais encore plus l’emprunt sont largement déterminés par la position occupée dans l’espace social et par la proximité avec l’univers scolaire (représenté par les diplômes).

Dur aussi de déterminer le niveau de lecture d’un document : tenir compte du sujet traité ? Mais dans ce cas pour un bibliothécaire (dont la majorité a fait des études en sciences humaines ) tous les 500 sont difficiles à lire ! Contrairement aux étudiants tous les individuels d’une même CSP d’un même âge, ayant fait le même nombre d’années d’études après le BAC n’en sont pas au même point …

Une fois n’est pas coutume, une solution serait de partir de l’offre éditoriale. Contrairement aux bibliothécaires la plupart des éditeurs se posent la question du public auxquels ils vont s’adresser avant de sortir une collection. C’est là que l’utilité d’électre apparaît : détermine un public.

Propositions des niveaux de lecture de la médiathèque Etienne de Caux :

- Niveau 1 : lecture facile, tout public, (information élémentaire, document de base)
- Niveau 2 : lecture moyenne, vulgarisation de bon niveau, documentation plus élaborée
- Niveau 3 : lecture plus difficile, de niveau 1er cycle universitaire, public motivé
- Niveau 4 : lecture très difficile, 2e cycle universitaire, spécialiste
Les acquisitions s'effectuent pour l'essentiel jusqu'au niveau 3 et peuvent atteindre le niveau 4 pour certains thèmes.

Une suggestion sur les niveaux de lecture (qui n’engage que moi-même) :

  • Initiation : ouvrages n’éxigeant pas de pré-requis sur le sujet dont il parle

  • Vulgarisation : personne qui connaît le sujet dont parle le document et qui veut en savoir plus.

  • Spécialisation : s’adresse aux gens qui connaissent bien le sujet, c’est-à-dire soit à l’amateur éclairé (hobby sur lequel il est pointu comme par exemple la généalogie), voir même le professionnel.

Une connaissance du monde éditorial permet de savoir quels éditeurs sont spécialisés dans tel, ou tel domaine, tel ou tel niveau ? pas seulement pour les acquisitions mais aussi pour avoir une photographie des niveaux de lecture d’un fonds.

L’autre enjeu des niveaux est la proportion des différents niveau dans les fonds. Pyramide hiérachique avec plus d’initiation, moins de vulgarisation et beaucoup moins de spécialisation ? Ou prédominance du niveau de vulgarisation sur les deux autres ? Dans les faits, comme souvent, dépend du domaine concerné et de l'environnement.

                         4- Deux indicateurs utiles pour aller plus loin

                                        a La distinction entre ouvrages de fonds et nouveautés

Distinction que l’on verra plus en détail un peu plus tard, liée à la tenue de tableaux de bords et au désherbage courant. Consiste à se demander au moment de tout achat s’il est acheté pour remplacer un ouvrage de même thème/niveau qui a été désherbé pour cause de vétusté ou parce qu’il y a eu une réédition (dans ce cas ouvrages de fonds).

Sorte de garde-fou pour avoir une vision de la manière dont on gère la collection : savoir quelle part du budget on consacre à maintenir la collection à un bon niveau. Intéressant pour dialoguer avec les élus. Tel budget permet juste de maintenir le fonds à flot puisqu’en 2008 x € y ont été consacré. Permet aussi d’avoir une meilleure lisibilité quand on prend la décision de mettre l’accent sur tel ou tel type de domaine ou de niveau de lecture

Exemple : dans le cas où une bibliothèque décide de mettre plus de moyens sur une fonds de documents destinés à la petite enfance, permet de dire pour les autres domaines d’acquisition jusqu’où on peut réduire le budget sans grever l’avenir du fonds. Si sur les 1000 € consacrés en 2008 à l’achat de livres en géographie, 700 € étaient pour des ouvrages de fonds, rachat etc. on peut en prendre 100 € à consacrer à une augmentation du budget acquisition jeunesse pour l’achat de livres petite enfance.

                                        b Le taux de renouvellement des collections.

(nombre de documents acquis – nombre de documents disparus ou éliminés)/nombre de documents possédés

Très, très important car on estime que les emprunts tendent à diminuer dans une collection dès que l’apport de nouveaux documents par rapport au fond existant est inférieur à 7,5 %. C’est donc l’une des principales « valeurs sûres » de la profession6. Evidemment le taux de renouvellement d’un fonds de documentaire en informatique doit être plus élevé que celui des romans du terroir …

C Le prix moyen par documents

Il est tout simplement calculé en divisant le budget consacré aux achats dans une collection par le nombre de documents effectivement acquis.

Important de distinguer au moins les livres A des livres jeunesse, et les fictions des documentaires. Autant que possible le calculer par domaines d’acquisition.

C’est un outil de pilotage budgétaire : permet de se projeter dans l’avenir dans le cadre des PDC et des tableaux de bord : dans l’exemple précédent (augmentation du livre petite enfance), on a avant toute chose décidé par exemple d’augmenter ce fonds qui était au départ constitué de 50 livres et de passer à 300 livres sur 3 ans. Ce qui fait 90 livres à acquérir par an en tenant compte des renouvellement de livres existants mais abîmés, perdus, défraichis etc. Si on a auparavant calculé le prix moyen d’un livre petite enfance (mettons 6 € par exemple), on sait qu’il va falloir consacrer à ce type de livre un budget de 540 € par an. Si un tel objectif avait été assigné aux livres d’art adulte, par exemple, dont le prix moyen est beaucoup plus élevé (20 €) le budget à prévoir aurait été tout différent. C'est également un moyen de négocier avec les élus.

–La mise en place d’un groupe projet

On a vu tous les outils que l’on peut utiliser  pour analyser des collections, reste avoir comment mettre en place une politique documentaire au sein de la structure.

  • On suppose qu’une étude des publics a au préalable été menée à l’échelle de toute la bibliothèque, indépendamment de la politique documentaire, afin d’orienter la politique d’établissement et la politique d’action culturelle.

  • La première phase consiste à découper les collections en « domaines » de connaissance la plupart du temps (mais pas forcément) plus ou moins basés sur la Dewey. De cette division en domaines, Bertrand Calenge explique dans un cours donné à l’ENSSIB en 2005 qu’elle doit être faite avec pragmatisme. Principe de base : déterminer des « sujets » au sein des collections, « sujets qui sont regroupés en thèmes, et les thèmes en « domaines ».

Exemple : sujet : comptabilité qui appartient à un thème : l’entreprise qui appartient à un domaine : emploi/formation.

Pour qu’un sujet existe il faut qu’il constitue un ensemble d’un certain nombre de documents, alimenté chaque année en nouveaux documents, mais sans dépasser 1000 documents. Il doit être délimitable (le plus souvent par le biais de cote Dewey, mais sans s’y limiter). Il ne correspond pas à un plan de classement mais peut, le cas échéant faire office de plan de classement.

Les sujets sont regroupés en thème, et les thèmes eux-mêmes en domaines dont le suivi a vocation à être reparti entre les acquéreurs. C’est pourquoi, un acquéreur ne pouvant décemment suivre plus de 5 domaines, le nombre maximum de domaine doit être limité en fonction du nombre d’acquéreurs qui existent.

  • Cette phase de segmentation de la collection est l’occasion de repenser l’indexation des documents, notamment par le biais de « cotes validées », si elles n’existent pas encore.

Il s’agit tout simplement d’un document de référence interne à la bibliothèque qui vise à donner autant que possible le même indice Dewey à tous les livres traitant du même sujet. En effet un même livre peut se voir attribuer des indices différents en fonction du catalogueur, et même en fonction du moment où le livre est catalogué !

Exemple type tout ce qui touche à l’écologie et au développement durable qui peut se retrouver au début des sciences sociales, ou avec les livres traitant de l’énergie, ou avec les livres sur l’économie domestique (50 idées pour vous occuper de votre maison sans nuire à la planète ), dans les 500 (climat), dans la politique (débats autour de la réduction des gaz à effet de serre) etc.

Exemple à la BDP de Savoie, pour le fond professionnel lorsque la décision a été prise de mettre la politique d’indexation à plat, on est passé de 124 indices dewey différents pour presque 250 livres à seulement 24. Cela s’est fait de manière très concrète, en répartissant les livres par piles en fonction du sujet traité.

Grand avantage de la création de sujets, de cotes validés est de ne pas se centrer uniquement sur «  quel est le sujet de ce livre » mais de faire intervenir la question « où ce livre doit-il être placé ? » « Où un lecteur irait-il chercher ce livre ? » « Où sont placés les livres qui parlent de la même chose ? ». Et même est-ce une bonne chose que ce livre soit placé là pour le lecteur ? (exemple du droit des patients, très loin des livres médicaux, et très près des ouvrages pour la préparation de concours. Attention quand même car est très, très gourmand en temps.

  • Groupe de pilotage se charge de créer les segmentation. Se charge aussi de délimiter le travail à faire sur chaque domaine, ( proposer des tableaux type d’analyse des collections, les rubriques des fiches segment etc.)

  • Création de groupes de travail : un par domaine ou par thème, en fonction du travail que cela représente. Analysent les collections pour chaque domaine ou sujet, les prêts, les éventuels publics cibles, les domaines connexes, font des propositions concernant la gestion du domaine, le désherbage, les acquisitions. En un mot se chargent de faire réunir la matière pour un PDC, ou une fiche/domaine.

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