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Résumé & conclusion : concepts « IT »


Il est nécessaire de disposer de la liste des applications utilisées dans l’entreprise et pour l’entreprise avant de pouvoir valider si l’infrastructure « IT » est adéquate. Cette liste comprend des services applicatifs liés directement à l’activité de la compagnie, gérée par « IT » mais développée (imaginée) par le « Business ». A partir de cette liste, des services d’infrastructure gérés et développés par « IT », vont pouvoir être mis en évidence et présentés au Business.

La qualification des besoins « Business » et des exigences techniques de leurs applications en termes de disponibilités, de performances et de criticités, va permettre de quantifier les services d’infrastructures « IT ». (voir le § Sécurité & Qualité)

Figure 10 - Construction du catalogue des services



Il est nécessaire de mettre en place un processus de création de services, qui sera un véritable outil de création de valeurs dans l’entreprise. C’est ce « service desk » qui sera en charge de vérifier ou de faire vérifier la bonne adéquation des infrastructures existantes et de qualifier les nécessités d’évolutions ou de créations.

Cette approche de l’infrastructure par le ``haut`` (« Top down ») doit permettre de mieux coller aux besoins et aux objectifs de l’entreprise (voir en annexe Infrastructure IT vue par le département IT et Infrastructure IT vue par les utilisateurs). Elle devrait faciliter l’identification des services vitaux (fondamentaux). Au-delà d’un simple monitoring, cela permettra d’installer des services de supervision et de gestion adaptés, d’une manière plus anticipative que curative.

Figure 11 - Mise en évidence des services fondamentaux



Chapitre 2

Appel d’offres

Principes


  • L’entreprise doit fournir les informations nécessaires qui permettront aux fournisseurs de déterminer si l’offre agrée ou non à la demande :

  • Description du contexte technique et économique

  • Indication des objectifs et des motivations

  • Indication des valeurs accordées aux modules (lots) recherchés

  • Description des critères de satisfaction (conditions de ‘recette’)




  • La demande ne doit pas limiter l’offre à une solution technique, mais doit permettre une réponse à un besoin déterminé de l’entreprise :

  • Dans la mesure du possible, la demande ne comprend pas de choix technologiques (voir l’exemple du § L’indépendance technologique (cas des logiciels libres « Open source ») ?).

  • La demande décrit des besoins fonctionnels

  • La demande autorise et favorise les propositions spontanées hors « RFP », tout en essayant d’éviter un amalgame qui gênerait la comparaison au dépouillement.




  • La demande doit permettre de protéger l’entreprise et de projeter son investissement dans le futur :

  • La demande intègre une solution d’exploitation du (des) produit(s) proposé(s) afin de permettre l’évaluation des coûts de fonctionnement induits.

  • La demande doit permettre l’évaluation de l’intégration de l’existant dans la solution.

  • L’offre doit comprendre des références utilisables.

  • L’offre doit désigner le caractère normalisé des solutions proposées, en précisant les limites d’applications. (voir en annexe Concept de Standards et de normalisations)



Ethique (résolutions & valeurs)


Le monde est petit, et celui d’« IT » plus encore. Ne mettez pas en péril l’image de marque de l’entreprise concernée, ni celle des auteurs du « RFP ».

Intégrité


Au-delà des obligations légales, il est par exemple tentant de réclamer une deuxième offre en suggérant une baisse sur la solution préférée, en profitant des prix plus bas des autres offres, afin de forcer un rabais.

Pour certaines entreprises (publiques par exemple) ce procédé est illégal. Si cette pratique est tolérée dans l’entreprise émettrice, et dans la réglementation en vigueur, il est préférable d’indiquer dans le « RFP » que l’offre sera ``renégociable``.

Sinon, il est très important de l’indiquer clairement dans le « RFP » :

  • Les offres remises ne seront pas renégociées, une deuxième offre sur les mêmes objets ne sera pas réclamée.

Cela forcera les fournisseurs à produire leurs meilleures offres immédiatement. Je recommande d’éviter de changer d’avis par la suite, ce serait préjudiciable. C’est la mise en concurrence qui devrait obliger les fournisseurs à fournir leur prix le plus bas.

Je recommande vivement cette deuxième alternative, il peut être relativement malsain de forcer un fournisseur en dessous de son prix habituel remisé. Le niveau de service après vente pourrait s’en retrouver affaibli.

Egalité


Par exemple : La liste des fournisseurs consultés sera transmise soit à personne, soit à tout le monde. Je recommande de taire cette liste si elle est réduite, de la communiquer si elle semble relativement exhaustive, mais de la cacher si elle est trop longue. Elle pourrait aussi être communiquée ultérieurement à la remise des offres.

Une partie des échanges de questions et de réponses significatives et pertinentes devrait être transcrite et communiquée à l’ensemble des candidats.

Le délai de réponse devrait être le même pour tous.

Exception : Un fournisseur non consulté initialement sollicite de le devenir. Il est alors possible que son délai soit plus court que pour les autres, mais cette condition doit alors être écrite et assujettie à l’acceptation du « RFP » pour ce dernier (par courrier annexe).

Respect


Le respect de l’environnement et de la santé est une préoccupation.

Ce « RFP » privilégie les échanges électroniques et limites les éditions imprimées. Il interpellera aussi les fournisseurs sur les rayonnements EM9 et nuisances des solutions mises en places.

Limiter la consommation de leurs ressources est un des moyens de respecter les fournisseurs.

Les informer tous rapidement et simultanément en cas de modification des délais. Fournir les budgets permet au soumissionnaire d’éviter de répondre inutilement ou incorrectement. Ne pas faire semblant de recevoir une candidature qui sera rejetée d’office, s’il est possible de la refuser au départ…

Il est possible aussi de se préoccuper des programmes de commerce équitable et de demander des engagements sur l’absence d’exploitation abusive du travail des enfants par exemple.
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