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Organisation, étapes : 4 phases


La procédure pour la réalisation d’un appel d’offre va suivre les cheminements suivants. Certaines étapes seront parfois simplifiables (par exemple un simple appel téléphonique) en fonction de la taille du « RFP ». Mais les 4 phases resteront :

  1. Préparatifs internes

  • Recherche des éventuels consultants (Une soumission est possible : un ``lot 0`` ?)

  • Etablissement du « RFP » (« draft » en phase 1, final en phase 2)

  • Recherche et établissement d’une liste de fournisseurs à solliciter

  1. Préparatifs externes & finalisation du RFP

  • Sollicitations de candidature auprès des fournisseurs potentiels (certains peuvent refuser, par exemple le candidat ``C`` dans le diagramme ci-dessous)

  • Publication d’un appel à candidatures (Internet, Presse)

  • Réception des confirmations des candidatures spontanées et des entreprises sollicitées

  • Présélection des candidats (exclusions exceptionnelles pour des raisons non dépendantes du contenu du RFP, exemple du candidat ``Z`` ci-dessous)

  • Finalisation du RFP

  1. Emission du « RFP »

  • Envois par courrier aux candidats retenus.

  1. Dépouillement : Réception et évaluation des offres

  • Les cycles 3-4 peuvent se répéter dans le temps s’il y a plusieurs lots successifs (compléments ou corrections)


Le « RFP » prend réellement fin au moment de la confirmation de réception et d’acceptation de la dernière commande du dernier lot par le fournisseur concerné.

La durée totale d’un RFP est généralement estimée arbitrairement par les entreprises à un mois. Ce délai moyen caractérise une sous-estimation fréquente du volume de travail, et surtout de l’importance de cette opération.

Figure 12 - Planification du RFP



Un délai plus raisonnable en fonction du contenu doit être d’un total de 2 à 3 mois, voir plus. Le modèle de ce mémoire a aussi pour objectif de faire gagner du temps à l’émetteur, mais pas au point de réussir à le diviser par deux.

Voici un diagramme récapitulatif du processus de l’appel d’offre. Les personnes non habituées à ce type de schéma peuvent le passer.

Figure 13 - Processus complet et détaillé du « RFP »



L’objectif est de faciliter les opérations au maximum, et de limiter les traitements papier. Dans le modèle « RFP » joint, les formulaires [F2] et [F3] sont des simples Emails. Le document [F1] (Appel à candidats) est inclus, il peut être transmis par Email, fax, courrier, être publié sur Internet ou dans la Presse (annonces), après un ``redesign`` aux couleurs de l’entreprise.

D1, D2 et D3 est une base simple et unique de fichiers, qui peut être sous forme d’un tableau (WinWord® par exemple), une feuille de calcul (Excel®) ou mieux, des contacts dans le répertoire électronique du client de messagerie. Il faut prévoir un critère (un dossier ou un champ) pour trier les contacts en fonction de l’évolution :

  • De leur statut :

    Potentiel (D1)

    Candidat (D2)

    Soumissionnaire (D3)

    fournisseur

  • Et de leur état :

F2 en attente présélection

F3 pré-sélectionné

F4 en attente réponse au RFP

F5 réponse reçue

F6 dépouille-ment effectué

F7 fournisseur sélectionné




F3 écarté




F5 abandon




F7 non retenu.


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