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Composition de l’appel d’offre « RFP »


Par souci de simplification et pour condenser au maximum, le support choisi qui permet à la fois de créer des pages HTML, et surtout de limiter le travail de ressaisies et de calculs, est un document sous Excel 200010. La version au format ``XLS`` permet les modification et la version ``HTML`` peut servir à une consultation en ligne (sur Internet). Une copie électronique est émise pour chaque fournisseur qui retourne le même fichier, complété. Une version papier imprimée et signée est prévue mais la forme électronique est obligatoire car bien plus rapide pour le dépouillement de plusieurs dizaines de grilles :

Grille Modèle RFP ITrfp-Template.xls

Cette grille (modèle RFP) est prévue pour deux sites, mais elle est facilement transposable.

C’est le seul document transmis aux candidats, il comprendra tous les modèles, la documentation sur l’existant, sur les objectifs et les demandes. Cela fait un grand nombre d’onglets et l’intégration de graphiques peut en alourdir considérablement la taille (utiliser de préférence le format ``EMF``). Toutefois il devrait réussir à rester en dessous de 2MB (compressé au besoin dans une archive ``ZIP11``). Ceci le rend transportable par Email.

Astuce : Pour naviguer dans ce fichier utiliser le lien `Sommaire` au lieu de parcourir péniblement tous les onglets…

  • Notez qu’il est possible d’utiliser directement cette grille pour effectuer un simple « Request for Informations » (RFI). Dans ce cas, la procédure est simplifiée car il s’agit uniquement de réaliser une enveloppe budgétaire. La grille RFP suffira pour répondre au RFI, il ne sera pas nécessaire de joindre des devis détaillés, ni de signer une version papier.

  • Un RFI permet de tester et de corriger un RFP avant son émission.

Le tout premier onglet (Feuillet `RFP´), inventorie les styles et les formules de personnalisation de base. Il permet de supprimer les fonds jaunes et rosés sur tout le document en une seule opération. Ceux-ci sont prévus uniquement pour faciliter le remplissage par le mandant (le requérant). (Tableau 2 - Styles personnalisables du RFP)

Cet onglet comprend des objets « signets » qui permettent des insertions automatiques dans les formules de l’ensemble du « RFP ». Ceci permet de modifier une information qu’une seule fois (par exemple la date limite de soumission).

F1. L’appel à candidatures


Se référer à la grille ``modèle RFP`` en annexe (onglet `Appel´).

  • Cette page a été insérée dans le RFP, mais elle est doit être émise et publiée seule, de façon préliminaire à l’émission du RFP. (

Utiliser par exemple un format ``PDF``, compatible avec une publication sur Internet, cf. www.PDFmailer.com

Figure 14 - L'appel à candidatures



Il est fortement souhaitable de ne pas limiter ce RFP à 3 fournisseurs, ce serait du gaspillage. Il est judicieux d’utiliser la presse et Internet pour le publier. Mais un travail ciblé (appels personnalisés) sera toutefois nécessaire. Il n’est pas encore dans les habitudes des entreprises grandes ou petites, d’aller prospecter des offres sur Internet, comme cela se fait beaucoup plus au Canada ou aux ``States``, et surtout dans le domaine du ``BTP``. Mais cela devrait bientôt se développer en Europe.

Si vous trouvez des sites Internet d’enregistrement d’appels d’offres « IT », merci de me faire parvenir leur URL à ITrfp@kotte.net. Je me ferai un plaisir de les publier sur http://ITrfpTemplate.kotte.net.

(voir en annexe Sites Internet d’enregistrements d’appels d’offres)

F2. Demande de participation


C’est un simple Email. Se référer au modèle « RFP » en annexe (onglet `Appel´). Le mandataire (responsable de l’exécution du RFP et désigné par le client) doit conserver la liste des Emails qui devront recevoir le « RFP ». Il doit aussi confirmer la bonne réception de la demande de participation (« answer to all »), qui peut rappeler le fait que la candidature puisse être rejetée après un premier examen de l’entreprise.

  • Ce dernier point est sous réserve que la réglementation en vigueur le permette.

F3. La confirmation ou l’infirmation du statut de candidat soumissionnaire


Il suffit de faire « answer  to all » depuis le client de messagerie. Se référer au modèle RFP en annexe (onglet `Appel´).

Il est rare de pouvoir écarter un candidat avant de connaître son offre. Mais parfois, certaines sociétés pourront être refusées, soit pour des raisons techniques, juridiques ou bien par mauvaise réputation. Dans tous les cas, il sera plus honnête de refuser la candidature au lieu de faire semblant, si cela est possible.

F4. Le « RFP »


Il sera simplement émis par émail en « Blind Copy » (Copie confidentielle) à la liste de distribution construite grâce à l’appel à candidatures.

Je l’ai appelé ``grille`` car il est composé essentiellement de tableaux prêts à être renseignés.


Les zones en fonds colorés (jaune et autres) sont modifiables dans tous le « RFP » par une opération unique de changement de style dans le premier onglet (`RFP´).

Tableau 2 - Styles personnalisables du RFP

Fonds jaunes

A personnaliser par le mandant (ou le client) émetteur du RFP. Il devrait être remis à blanc avant l’émission.

Fonds verts

A renseigner obligatoirement par le soumissionnaire. Je recommande de laisser un fond coloré.

Fonds bleus

A renseigner optionnellement par le soumissionnaire.

Fonds rosés

Pour faciliter le repérage des zones de formules automatiques. Il faut le remettre en blanc avant l’émission.

Fonds blancs

Comprend les informations et parfois des textes automatiquement personnalisés (repérés en marge par un fond rosé)




  • Le Mandant remplit et complète les zones jaunes.

  • Le premier et les 3 derniers onglets doivent être masqués avant l’envoi aux candidats.

  • `RFP´ (styles & variables), `Lotn.n´ (modèle), `R-list´ et `Eval´ (aide au dépouillement). Ce dernier peut être supprimé du RFP, il ne servira qu’à l’émetteur.

  • Le document sera protégé par un mot de passe (protection du classeur et, opération plus fastidieuse, chaque feuille séparément afin de faciliter la saisie par la touche [TAB])

  • Ce document ne comprend aucune macro, afin de ne pas ouvrir une « brèche » au virus.

Cette ``grille RFP`` est structurée en 4 parties :

  1. Une introduction avec le modèle pour l’appel à candidature (F1)

  2. La description des contextes du « RFP »

  3. Un cadre juridique et administratif

  4. La description des lots, comprenant les cadres de réponses, avec un récapitulatif.

Cadre administratif


Cette partie explique le déroulement du « RFP » et ses conditions. Le soumissionaire engage son entreprise en signant ce document.

Cadre juridique


Le contenu devra être validé et corrigé par un conseiller compétent selon la juridiction applicable à l’entreprise émettrice.

Contextes


En faisant une description concise mais assez exhaustive, le mandant permet aux candidats de mieux cerner globalement le client et ses besoins. Ceci devrait mettre en évidence des synergies possibles entre des lots pourtant différents. C’est un substitut à un document rencontré dans les grandes entreprises : Le schéma directeur « IT ».

Ces contextes comprennent deux parties :

  • Le contexte ``projet``, qui décrit les objectifs et les attentes de ce RFP, ainsi que les motivations. Il comprend aussi un planning prévisionnel de l’exécution des lots. (voir la grille RFP, onglet `Context´)

  • Le contexte technique : Décrit les installations existantes. (voir le § « IT » infrastructure : Description du Contexte)



Description des lots

Nomenclature :

Les demandes sont découpées en lots. Un lot doit être répondu dans son ensemble, mais tous les lots ne seront pas nécessairement répondus. Il est possible de sous-traiter certaines parties d’un lot à un tiers, mais l’engagement revient au fournisseur qui soumissionne.

Certains lots seront toutefois explicitement autorisés à être découpés en plusieurs parties (impératifs géographiques ou techniques).

Afin de faciliter la gestion des lots et de limiter les malentendus, il est indispensable de fournir un référencement unique pour chaque lot, surtout dans le cas d’un deuxième « RFP » qui modifierait et complèterait le premier. Je propose la nomenclature ``n.n`` (n « dot » n) suivante :

Tableau 3 - RFP-A : Numérotation des 5 lots

Ensembles de lots

Lots

Lots 1 (Cabling)

Lot1.1 (câblages)

Lot1.2 (Racks)

Lot1.3 (Recette)

Lots 2 (LAN)

Lot2.1

Lot2.2




Le regroupement de plusieurs lots dans un ensemble ne sert qu’a faciliter le classement, l’insertion de nouveau lots et éventuellement l’attribution d’expertises techniques séparées.

Il est possible qu’un RFP nécessite finalement une deuxième passe. Le deuxième RFP qui émet des lots additionnels ou modifiés s’appellera ``RFP-B``. Je propose selon le cas :

  • Nouveaux lots : Les numéroter à la suite du précédent RFP :

  • Soit dans un ensemble existant : Exemple lot 1.4B

  • Soit dans un nouvel ensemble : Exemple lots 8.1B et 8.2B

  • Modification d’un lot existant : Ajouter une lettre majuscule, par défaut la première série de lots sont A (Lot 1.2 = Lot 1.2A),

  • l’émission d’un lot modifié sera B : Lot 1.2B.

Tableau 4 - RFP-B: Exemple de deuxième RFP: 5 lots (3 nouveaux, 2 modifiés).

Ensembles de lots

Lots

Lots 1 (Cabling)

Lot1.1B (câblages)

Lot1.3B (Recette)

Lot1.4B (C.R.)

Lots 2

Non modifié

Non modifié




Lots 8

Lot8.1B

Lot8.2B




Italique : Lots existants modifiés. Gras : Nouveaux lots

Si une troisième passe était nécessaire, tous les lots ajoutés ou modifiés, seront Lot x.xC.

Dans le modèle que je propose, c’est le client qui fait office d’ensemblier. Cela implique une expertise dont une PME ne dispose pas toujours, il est préférable de faire appel à un professionnel. Je n’ai pas inclue ce ``lot 0`` dans le RFP. Cela rallongerait les délais du RFP, j’ai supposé que l’entourage du client puisse suffire à trouver ces compétences.

Notez que le RFP n’écarte pas la possibilité de confier un mandat global à un seul fournisseur. Toutefois, c’est généralement plus onéreux.
Descriptions :

Chaque grille du RFP va correspondre à un domaine particulier. Elle comprendra 4 parties principales :

  • Les critères et variables nécessaires pour la cotation (associés aux planches descriptives)

  • Les critères et conditions de recette (validation et conformité de la livraison)

  • Les cotations obligatoires et optionnelles (y compris pour des extensions futures)

  • Les références et garanties (avec des exemples et un résumé des conditions)

  • Une évaluation fiable de l’OPEX (Coût total d’exploitation en « outsourcing »)


Domaines abordés : Voir le Tableau 8 - Récapitulatif des domaines abordés

Voir les explications et recommandations au chapitre 4 : Grilles « RFP » par Domaines

Le dépouillement


Le modèle RFP comprend une grille récapitulative des lots. Mais surtout, il comprend une grille d’évaluation (qui doit être masquée aux soumissionnaires).

Le principe sera de ``copier coller`` le contenu de l’onglet `R-list´ (à démasquer) de chaque RFP de réponse, dans un seul tableau de consolidation `Eval.´ (1 colonne par soumission).

Ceci permettra de faciliter le dépouillement grâce aux fonctions de ``Tableaux croisés dynamiques`` d’Excel.
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