Phase un Etat des lieux : nécessité et outils








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Que faire?

Comment, dans ces conditions, utiliser cet indicateur ? Il peut à mon sens jouer servir à deux choses dans une bibliothèque qui pratique fortement le prêt :
- c’est un bon signal d’alarme dans la durée, pour signaler les secteurs qui méritent attention soit par leur succès croissant démesurément soit surtout par leur désaffection progressive. Ce signal d’alarme ne permet évidemment pas de faire l’économie de l’analyse des raisons ;
- il permet de mesurer l’objectif ou l’efficacité d’une politique d’acquisition (et de désherbage) dans un secteur orienté délibérément vers le prêt, à condition de l’associer à d’autres indicateurs,


C’est un indicateur utile, sans doute, à condition de bien le considérer dans le contexte du service de prêt à domicile, et de l’associer à d’autres indicateurs, répétons-le, comme le signale Pierre Carbone à propos de la norme 11620 : « pour l’évaluation de la performance d’un même service ou d’une même activité, il est souhaitable de croiser les résultats de plusieurs indicateurs afin de s’assurer que les différents aspects sont bien pris en compte. Ainsi, à la rotation des collections sont associés le taux d’utilisation des documents, la disponibilité des titres demandés, ainsi que les documents en prêt par personne de la population à desservir ».

  1. Facteur d’activité = La part représenté par un sujet par rapport aux prêts de la collection

%P/%C

Par exemple pour le sujet géographie appartenant au domaine civilisation

 %P = pourcentage des prêts d’un sujet (par exemple la géographie dans le segment civilisation).

%C = le nombre de documents en géographie par rapport au total des documents civilisation

N’a rien de vital mais est très facile à calculer une fois qu’on a le nombre de prêts réalisé par un domaine et par an et le nombre de prêt de toute la collection sur la même année.

Intéressant également : comparer la part que représente un sous-domaine dans les prêts à celle qu’il représente en terme de nombre d’ouvrages dans la collection.OK car plus facile à appréhender que le facteur d'activité au sens strict.

Permet d’affiner les résultats donnés par le taux de rotation : la collection sort, mais est-ce que tout sort de manière égale ?

Exemple histoire à Saint-Brieuc : représente 21.1 % des collections en CV mais seulement 9,8 % de tous les prêts. conclusions à tirer de ce décalage ?

Intéressant aussi à observer au sein d’un même domaine : part des livres pratiques dans les prêts du domaine par rapport à leur nombre ? très dur à évaluer malheureusement si on n’a pas de cote dewey spécifique, sauf à les sortir un à un de la liste.

                                        c- Le cas particulier des documents électroniques et des usuels

Pas de prêt, mais souvent des données beaucoup plus fines fournies par les prestataires de service. (à inclure le cas échéant dans la passation de marché). Beaucoup de données : nombre de connexion par jour parfois par heures, voir le nombre de pages visitées. Le cas échéant nombre d’accès sur site et nombre d’accès à distance.

Intérêt de dresser le coût par connexion. Si possible voir les ressources regardées (pas toujours fournies par les prestataires, très partisans du « bouquet »

                         3- Le niveau intellectuel des collections (le plus dur à déterminer en BM)

  1. L'exemple du conspectus en BU

Un outil : Le conspectus :
Signifiant « vue d’ensemble » en latin, le Conspectus mesure le « niveau de complexité » des collections en attribuant aux segments de la collection un indice issu d’une échelle comportant six niveaux. A chacun de ces six indices sont associés une lettre pour la couverture linguistique, et un code, pour le rythme des acquisitions.

Le tableau des indicateurs des profondeurs3 est le suivant :

0 hors collection

1 niveau minimum d’information

2 information de base (collège et lycée)

3 enseignement (terminale et premier cycle)

4 recherche

5 exhaustivité

Cette procédure d’évaluation s’applique aussi bien à l’évaluation de l’existant (le niveau de développement des collections) qu’aux orientations en matière d’acquisition (le niveau réel des acquisitions en cours et l’objectif de niveau de développement).

Outre le niveau de profondeur des collections, le Conspectus évalue également la couverture linguistique des collections à partir de cinq indicateurs :

P collection en langue nationale

S collection comportant une petite sélection de titres étrangers

W collection comportant une grande sélection de titres étrangers

X collection en une langue étrangère

D collection en deux langues

Le niveau de conservation est mesuré grâce à quatre indicateurs :

  • aucun traitement de conservation

  • usure normale

  • préservation physique

  • préservation des contenus

  • conservation recherche4

                                        b- Plusieurs exemples intéressants pour les BM

 C’est très dur pour les BM à la fois de déterminer les besoins : on sait que les pratiques de lecture ne sont pas les mêmes en fonction de la CSP de l’usager, que nous avons plus ou moins en tout cas pour les inscrits, en partie pour les non inscrits et encore, mais en fait varient aussi en fonction du niveau d’étude (CF. La nouvelle bibliothèque de Claude Poissenot qui commente les résultats de l’enquête mené en 2007 par le CREDOC pour la BPI5 Les bibliothèques sont fréquentées d’abord par les catégories de population proches du « bain culturel » dominant en leur sein (…) la visite, mais encore plus l’emprunt sont largement déterminés par la position occupée dans l’espace social et par la proximité avec l’univers scolaire (représenté par les diplômes).

Dur aussi de déterminer le niveau de lecture d’un document : tenir compte du sujet traité ? Mais dans ce cas pour un bibliothécaire (dont la majorité a fait des études en sciences humaines ) tous les 500 sont difficiles à lire ! Contrairement aux étudiants tous les individuels d’une même CSP d’un même âge, ayant fait le même nombre d’années d’études après le BAC n’en sont pas au même point …

Une fois n’est pas coutume, une solution serait de partir de l’offre éditoriale. Contrairement aux bibliothécaires la plupart des éditeurs se posent la question du public auxquels ils vont s’adresser avant de sortir une collection. C’est là que l’utilité d’électre apparaît : détermine un public.

Propositions des niveaux de lecture de la médiathèque Etienne de Caux :

- Niveau 1 : lecture facile, tout public, (information élémentaire, document de base)
- Niveau 2 : lecture moyenne, vulgarisation de bon niveau, documentation plus élaborée
- Niveau 3 : lecture plus difficile, de niveau 1er cycle universitaire, public motivé
- Niveau 4 : lecture très difficile, 2e cycle universitaire, spécialiste
Les acquisitions s'effectuent pour l'essentiel jusqu'au niveau 3 et peuvent atteindre le niveau 4 pour certains thèmes.

Une suggestion sur les niveaux de lecture (qui n’engage que moi-même) :

  • Initiation : ouvrages n’éxigeant pas de pré-requis sur le sujet dont il parle

  • Vulgarisation : personne qui connaît le sujet dont parle le document et qui veut en savoir plus.

  • Spécialisation : s’adresse aux gens qui connaissent bien le sujet, c’est-à-dire soit à l’amateur éclairé (hobby sur lequel il est pointu comme par exemple la généalogie), voir même le professionnel.

Une connaissance du monde éditorial permet de savoir quels éditeurs sont spécialisés dans tel, ou tel domaine, tel ou tel niveau ? pas seulement pour les acquisitions mais aussi pour avoir une photographie des niveaux de lecture d’un fonds.

L’autre enjeu des niveaux est la proportion des différents niveau dans les fonds. Pyramide hiérachique avec plus d’initiation, moins de vulgarisation et beaucoup moins de spécialisation ? Ou prédominance du niveau de vulgarisation sur les deux autres ? Dans les faits, comme souvent, dépend du domaine concerné et de l'environnement.

                         4- Deux indicateurs utiles pour aller plus loin

                                        a La distinction entre ouvrages de fonds et nouveautés

Distinction que l’on verra plus en détail un peu plus tard, liée à la tenue de tableaux de bords et au désherbage courant. Consiste à se demander au moment de tout achat s’il est acheté pour remplacer un ouvrage de même thème/niveau qui a été désherbé pour cause de vétusté ou parce qu’il y a eu une réédition (dans ce cas ouvrages de fonds).

Sorte de garde-fou pour avoir une vision de la manière dont on gère la collection : savoir quelle part du budget on consacre à maintenir la collection à un bon niveau. Intéressant pour dialoguer avec les élus. Tel budget permet juste de maintenir le fonds à flot puisqu’en 2008 x € y ont été consacré. Permet aussi d’avoir une meilleure lisibilité quand on prend la décision de mettre l’accent sur tel ou tel type de domaine ou de niveau de lecture

Exemple : dans le cas où une bibliothèque décide de mettre plus de moyens sur une fonds de documents destinés à la petite enfance, permet de dire pour les autres domaines d’acquisition jusqu’où on peut réduire le budget sans grever l’avenir du fonds. Si sur les 1000 € consacrés en 2008 à l’achat de livres en géographie, 700 € étaient pour des ouvrages de fonds, rachat etc. on peut en prendre 100 € à consacrer à une augmentation du budget acquisition jeunesse pour l’achat de livres petite enfance.

                                        b Le taux de renouvellement des collections.

(nombre de documents acquis – nombre de documents disparus ou éliminés)/nombre de documents possédés

Très, très important car on estime que les emprunts tendent à diminuer dans une collection dès que l’apport de nouveaux documents par rapport au fond existant est inférieur à 7,5 %. C’est donc l’une des principales « valeurs sûres » de la profession6. Evidemment le taux de renouvellement d’un fonds de documentaire en informatique doit être plus élevé que celui des romans du terroir …

C Le prix moyen par documents

Il est tout simplement calculé en divisant le budget consacré aux achats dans une collection par le nombre de documents effectivement acquis.

Important de distinguer au moins les livres A des livres jeunesse, et les fictions des documentaires. Autant que possible le calculer par domaines d’acquisition.

C’est un outil de pilotage budgétaire : permet de se projeter dans l’avenir dans le cadre des PDC et des tableaux de bord : dans l’exemple précédent (augmentation du livre petite enfance), on a avant toute chose décidé par exemple d’augmenter ce fonds qui était au départ constitué de 50 livres et de passer à 300 livres sur 3 ans. Ce qui fait 90 livres à acquérir par an en tenant compte des renouvellement de livres existants mais abîmés, perdus, défraichis etc. Si on a auparavant calculé le prix moyen d’un livre petite enfance (mettons 6 € par exemple), on sait qu’il va falloir consacrer à ce type de livre un budget de 540 € par an. Si un tel objectif avait été assigné aux livres d’art adulte, par exemple, dont le prix moyen est beaucoup plus élevé (20 €) le budget à prévoir aurait été tout différent. C'est également un moyen de négocier avec les élus.

–La mise en place d’un groupe projet

On a vu tous les outils que l’on peut utiliser  pour analyser des collections, reste avoir comment mettre en place une politique documentaire au sein de la structure.

  • On suppose qu’une étude des publics a au préalable été menée à l’échelle de toute la bibliothèque, indépendamment de la politique documentaire, afin d’orienter la politique d’établissement et la politique d’action culturelle.

  • La première phase consiste à découper les collections en « domaines » de connaissance la plupart du temps (mais pas forcément) plus ou moins basés sur la Dewey. De cette division en domaines, Bertrand Calenge explique dans un cours donné à l’ENSSIB en 2005 qu’elle doit être faite avec pragmatisme. Principe de base : déterminer des « sujets » au sein des collections, « sujets qui sont regroupés en thèmes, et les thèmes en « domaines ».

Exemple : sujet : comptabilité qui appartient à un thème : l’entreprise qui appartient à un domaine : emploi/formation.

Pour qu’un sujet existe il faut qu’il constitue un ensemble d’un certain nombre de documents, alimenté chaque année en nouveaux documents, mais sans dépasser 1000 documents. Il doit être délimitable (le plus souvent par le biais de cote Dewey, mais sans s’y limiter). Il ne correspond pas à un plan de classement mais peut, le cas échéant faire office de plan de classement.

Les sujets sont regroupés en thème, et les thèmes eux-mêmes en domaines dont le suivi a vocation à être reparti entre les acquéreurs. C’est pourquoi, un acquéreur ne pouvant décemment suivre plus de 5 domaines, le nombre maximum de domaine doit être limité en fonction du nombre d’acquéreurs qui existent.

  • Cette phase de segmentation de la collection est l’occasion de repenser l’indexation des documents, notamment par le biais de « cotes validées », si elles n’existent pas encore.

Il s’agit tout simplement d’un document de référence interne à la bibliothèque qui vise à donner autant que possible le même indice Dewey à tous les livres traitant du même sujet. En effet un même livre peut se voir attribuer des indices différents en fonction du catalogueur, et même en fonction du moment où le livre est catalogué !

Exemple type tout ce qui touche à l’écologie et au développement durable qui peut se retrouver au début des sciences sociales, ou avec les livres traitant de l’énergie, ou avec les livres sur l’économie domestique (50 idées pour vous occuper de votre maison sans nuire à la planète ), dans les 500 (climat), dans la politique (débats autour de la réduction des gaz à effet de serre) etc.

Exemple à la BDP de Savoie, pour le fond professionnel lorsque la décision a été prise de mettre la politique d’indexation à plat, on est passé de 124 indices dewey différents pour presque 250 livres à seulement 24. Cela s’est fait de manière très concrète, en répartissant les livres par piles en fonction du sujet traité.

Grand avantage de la création de sujets, de cotes validés est de ne pas se centrer uniquement sur «  quel est le sujet de ce livre » mais de faire intervenir la question « où ce livre doit-il être placé ? » « Où un lecteur irait-il chercher ce livre ? » « Où sont placés les livres qui parlent de la même chose ? ». Et même est-ce une bonne chose que ce livre soit placé là pour le lecteur ? (exemple du droit des patients, très loin des livres médicaux, et très près des ouvrages pour la préparation de concours. Attention quand même car est très, très gourmand en temps.

  • Groupe de pilotage se charge de créer les segmentation. Se charge aussi de délimiter le travail à faire sur chaque domaine, ( proposer des tableaux type d’analyse des collections, les rubriques des fiches segment etc.)

  • Création de groupes de travail : un par domaine ou par thème, en fonction du travail que cela représente. Analysent les collections pour chaque domaine ou sujet, les prêts, les éventuels publics cibles, les domaines connexes, font des propositions concernant la gestion du domaine, le désherbage, les acquisitions. En un mot se chargent de faire réunir la matière pour un PDC, ou une fiche/domaine.

Phase deux la formalisation :

A Le plan de développement des collections

 

                                                  1- Le PDC en BU : le pivot de la politique documentaire

 

                                                  2- Le PDC en BM : avant tout  un outil d'organisation interne

Plus que d’un PDC en BM il y a de multiples PDC, un par domaine, plus un pour chaque fonds spécialisé et patrimonial. Celui-ci prévoit les acquisitions et la gestion des collections pour 3 à 5 ans. Il peut éventuellement se décliner en PPA (protocole d’acquisition) par an, qui reprend certains éléments du PDC et en précise d’autres pour l’année, notamment les outils de sélection, les objectifs de désherbage etc..

Par exemple dans le cas où l’on s’est fixé un objectif à atteindre en trois ans, chaque année verra la réalisation d’une partie de l’objectif. Dans le cas d’un fonds particulièrement défraichi par exemple, la première année peut se fixer des objectifs de désherbage intermédiaires et étaler le budget consacré aux rachats sur 3 à 4 ans, avant que le bibliothécaire n’estime que la collection a atteint son rythme « de croisière ». A noter que j’ai trouvé très peu de PDC pluri-annuels en BM, ils sont généralement plutôt annuels, basés sur l’année budgétaire, au contraire des PDC de BU basé sur un plan de financement pluri-annuels.

Pour chaque domaine :

  • Le contenu intellectuel du domaine.

Il s’agit en partie seulement de délimiter le domaine (le plus souvent à l’aide des indices dewey correspondant mais pas toujours), afin de bien le cerner et éviter les chevauchement et les angles morts.

Mais il est aussi important en BM de reformuler l’appellation aride des indices dewey et de réellement décrire ce qui est amené à se trouver sur les rayonnages. Cette première étape sert à bien connaître le fonds et en regardant le type de livres (guides pratiques, essais etc.) à se faire une première idée du niveau de lecture pratiqué dans la bibliothèque. Intéressant aussi de noter les premières impressions.

A ce sujet intéressant de signaler les efforts fait par la BML. Lors du cours sur les niveaux on avait remarqué que la description des niveaux de lecture mélangeait deux notion : celle du public auquel se destinaient le niveau du document, et celle du type d’ouvrages, ou de présentation du contenu. La BML propose d’attribuer deux critères distincts pour qualifier le niveau de lecture d’un document

  • Un critère pour qualifier le type de contenu (savoir scolaire pour un ouvrage destiné à être utilisé dans le cadre d’études ; vulgarisation s’il s’agit d’informer des non-initiés dans un cadre du loisir ; savoir pratique s’il s’agit de contenu visant à favoriser l’apprendre à faire, la manipulation. Exemple en art : manuel de 1er cycle en histoire de l’art : savoir scolaire, vulgarisation : histoire de l’art pour les nuls, savoir pratique, apprendre à dessiner à l’aquarelle.

  • Un critère pour qualifier le niveau comme nous l’avons vu pour les cours sur les niveaux.

Ce système est plus destiné à qualifier le niveau d’une collection que celui de chaque livre un à un. On a par exemple en histoire de l’art une collection scolaire 4, et pratique 3.

Exemple : 914.4 : France = description Dewey (vérifier). En réalité on trouve des guides de voyage et des beaux-livres sur les pays à côté de récits de voyages et de livres de géographie « pure » contenant des données de géographie naturelle et économique. Premier coup d’œil : impression d’un fonds vieux. Après aller plus loin, évidemment.

  • Les paramètres documentaires (Plus fournis en BU qu’en BM)

    • Les supports et les langues du domaine (en BM surtout les supports, avec toujours en tête ce qu’un support apporte : est-ce qu’on complète le sujet « cuisine » par une sélection de blogs ? Est-ce qu’on remplace en partie les Beaux-livres présentant les collections des musées par des DVD ? Est-ce qu’on continue à acheter des cédéroms sur l’art etc. pas une simple déclinaison de tous les supports possibles.

    • La pérennité des documents du domaine (pas dans le détail)

    • Le nombre d’exemplaire (essentiellement pour les BU qui doivent gérer les manuels en exemplaire multiples et e les BDP qui prêtent à plusieurs sites).

    • Le chevauchement des segments, ou encore les domaines connexes identifiables. C’est-à-dire les sujets proches de celui dont traite la fiche, et qui vont nécessiter une répartition des acquisitions ou tout au moins un dialogue entre acquéreurs pour éviter à la fois les doublons et les angles morts. Dans le cas où on laisse la psychiatrie (et donc la dépression) avec la santé par exemple, un domaine connexe à prendre en compte est la psychologie (développement personnel).

Exemple du Blanc-Mesnil . pour la santé Domaines connexes :

- Maladies psychologiques (616.85), maladies relavant de la psychiatrie (616.89),

toxicomanie (616.86) (Psychologie)

- Psychologie de l’enfant (155.4), de l’adolescent (155.5), des parents (155.646), Obstétrique- Pédiatrie (618), Puériculture (649.1) (Parents Educateurs)

- Problèmes et services sociaux concernant les malades, les handicapés, les personnes âgées (362), sécurité sociale (368) (Sociétés)

- Droit de la santé (344) (Droit)

Exemple du SAN Ouest-En-Provence, qui se livre au me^me exercice pour le même segment


Intitulé du sujet ou du genre




Indice du sujet ou genre concerné



Indice du sujet ou genre frontière



Propositions à valider




Alimentation


613.2

641.3

Discussion entre les acquéreurs en fonction des contenus


Sexualité


612.6

155.3 et 306.7

Intègrent la collection santé que les documents traitant de la sexualité d'un point de vue médical ou anatomique, en sont exclus l'aspect sociologique et psychologique



  • Le public visé et les objectifs assignés au segment

Important car va délimiter le niveau de lecture. C’est là que l’environnement peut avoir son importance.

Exemple en santé : est-ce qu’on vise les premières années de médecine ? (est-ce qu’on en a ?). Voici les objectifs assignés par les acquéreurs du SAN Ouest-en –Provence :

Afin de répondre au mieux aux différentes attentes du public adulte et adolescent dans le domaine de la santé publique, la collection s'oriente autour de quatre grands axes :

- Offrir une documentation de vulgarisation médicale pratique, variée et actualisée afin d'informer sur les principes du fonctionnement et des exigences du corps humain, d'aider à la prévention en matière de santé, à la connaissance des différentes maladies et à la compréhension des prescriptions thérapeutiques et des traitements.

- Proposer aux étudiants des métiers de santé, une aide à la formation de base et continue (aide-soignants et infirmiers essentiellement) à l'exclusion des ouvrages de préparation aux concours d'entrée dans les écoles paramédicales.

- Répondre à l'attente d'un public de plus en plus en quête de bien-être et désireux d'avoir une qualité de vie satisfaisante, par l'achat d'ouvrages et de CD de relaxation, introduisant la notion de plaisir et de loisir dans la collection.

-Permettre aux adolescents d'une part, de trouver toute l'information sur les sujets qui les préoccupent (sexualité, contraception, toxicomanie) par l'acquisition de documents plus spécifiques à leur tranche d'âge. D'autre part, contribuer à la formation initiale des élèves des collèges et lycées dans les matières des sciences sanitaires et sociales

Ou au Blanc-Mesnil :

Proposer des ouvrages de vulgarisation au grand public sur la santé et ses domaines connexes.

- Sensibiliser aux grandes questions de l’actualité médicale et de la santé

- Contribuer à la réflexion des citoyens sur les enjeux des politiques publiques de santé

- Fournir une documentation destinée à l’information pour la prévention des maladies (diabète, MST…), la contraception, l’hygiène de la personne (diététique, relaxation…), sur les médicaments, les médecines douces…

- Proposer des documents destinés à l’étude, dans l’accompagnement de certaines filières des établissements scolaires du Blanc-Mesnil (section Sciences Médico-sociales du lycée Jean Moulin…) et des personnes préparant les concours du domaine de la santé.

C’est également l’occasion de poser ce qu’on achète et ce qu’on n’achète pas (les exclusions), etc e qu’on met en libre accès ou non (les ouvrages posant problème d’un point de vue éthique ou les collections complètes d’auteurs etc.)

Les objectifs de thème et de niveau documentaire visé doivent se faire en regardant le public et l’ensemble de la thématique (on voit bien qu’ici les déclinaisons d’objectifs proposés viennent à la fois d’un balayage des indices dewey composant le domaine et des thématiques qu’ils peuvent recouvrir et des différents publics ayant éventuellement des besoins spécifiques.

A partir de ces objectifs et de l’analyse des collections telle qu’elle a eu lieu dans le cadre du groupe de travail, on se fixe

  • des objectifs d’acquisition :

Exemple, toujours SAN Ouest-en-Provence : LES OBJECTIFS 2010

  • Ouverture de l'offre documentaire dans le segment des pathologies

  • Renforcement des acquisitions dans le domaine des sciences médicales sur les gros sites

  • Maintenir une offre diversifiée dans le segment médecine préventive par l'acquisition de DVD, de CD de relaxation , de brochures d'information...

  • Rééquilibrer l'offre de DVD documentaires sur les petits sites

  • Élaborer un dossier documentaire sur le thème Santé/Sport

  • Finaliser le travail sur le paysage éditorial

  • Finaliser le travail sur les cotes validées


Cet exemple montre bien la dimension « groupe de travail » d’un projet de politique documentaire, notamment par le biais de ces deux derniers objectifs. On voit que les objectifs d’acquisition sont en grande partie déterminés à partir des différences entre les objectifs fixés à la collection et le contenu réel de celle-ci.


  • La répartition budgétaire et l’échéancier des acquisitions, du désherbage, du récolement, du renouvellement du segment etc.

    • La répartition budgétaire :

Quelques exemples tirés des bibliothèques du SAN de Saint-Quentin en Yvelines datent un peu, mais permettent bien de voir les liens pratiqués entre analyse des collections (là analyse sur l’année passée seulement : il s’agit d’une mise à jour annuelle, le « gros » du travail a déjà été fait.
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