Phase un Etat des lieux : nécessité et outils








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La gestion des collections


  • Les acquisitions

  • Les achats : type de fournisseurs, mention des marchés publics, explication des droits de prêt pour les DVD

  • La gestion des dons

  • La gestion des suggestions




  • Les éliminations : objectifs et méthodes

Critères de choix des candidats au désherbage, destination des ouvrages pilonnés. Montrer l'utilité, la rationalité du choix.

Responsabilité et validation de la charte
La directrice de la bibliothèque a reçu mandat, lors de sa nomination par les élus à ce poste, pour constituer, organiser et évaluer les collections de la bibliothèque.

Pour cela elle peut déléguer, en fonction des compétences professionnelles des agents placés sous son autorité, la gestion de secteurs d'acquisition définis.

L'autorité de tutelle valide la charte de constitution des collections et s'assure que les moyens nécessaires à son respect seront suffisants

                                                     2- Comment faire une charte documentaire utile ? 

 Toujours trouver le juste équilibre :

  • Elle doit trouver ses racines dans une culture républicaine et professionnelle universelle.

  • Elle doit cependant s'efforcer à chaque étape de décliner ces principes communs en fonction de la spécificité de la collectivité ou des collections.

  • Une charte documentaire spécifique coulera presque de source si le travail de projet d'établissement et de PDC a été fait en amont.

  • Elle doit remplir ses deux fonctions principales :

    • Rendre compréhensible au lecteur les principes d'acquisition et de gestion

    • Se poser comme un garde-fou par le biais de la validation des tutelles

      • Elle nécessite aussi du courage parfois, car elle offre au lecteur la possibilité de considérer que les critères posés ne sont pas remplis : impossible d’en « inventer » un pour répondre.

      • Elle peut offrir une occasion de dialoguer avec votre élu sur votre métier, voire même sur les missions de votre bibliothèque (principe du brainstorming).

 

Phase trois le suivi des collections


 

A- Le désherbage

 En quoi consiste le désherbage :

Il sert à retirer des collections, notamment des collections en libre-accès, des documents qui n'y ont plus leur place.

C'est une étape qui permet de désengorger les rayonnages. Il y a un souci de lisibilité es collections également. Trop d'ouvrages sur les rayonnages empêchent d'avoir une bonne vision des collections.
Le désherbage s'effectue donc pour ajuster l'offre aux besoins des utilisateurs. Il peut être annuel, intervenir quand on souhaite réorienter la collection ou être fait en continu.
L'opération de désherbage implique une prise en considération de plusieurs paramètres, notamment le statut de l'établissement : BM, BU, spécialisation dans un domaine, vocation patrimoniale de l'établissement et la poldoc propre à chaque établissement :

Dans un protocole de désélection (ou programme de révision des collections), on peut mentionner :

  • Les objectifs de l’opération

  • Les types de documents concernés

  • Les options à considérer (conservation en magasins de certains documents, transfert, élimination…)

  • La liste des critères pour décider de l’élimination

  • Le mode de consultation d’experts extérieurs pour l’évaluation de certaines collections spécialisées

  • Les résultats attendus de programme de révision, tels que l’amélioration de l’état matériel de la collection, de l’information fournie, du confort des usagers, le nombre de ml libérés…



Une méthode de désherbage assez connue est celle établie dans l'ouvrage Désherber en bibliothèque. Méthode IOUPI :

  • I : Incorrect, fausse information

  • O : Ordinaire, médiocre

  • U : usé, détérioré, laid

  • P : périmé

  • I : indéquat, inadapté aux besoins du public


On s'attache au contenu du document, à son état matériel (usé, détérioré), au nombre de prêts, au nombre de fois où il est consulté. Adaptation de la méthode là encore en fonction des la politique de chaque établissement.

APPLICATION DE LA METHODE IOUPI

X/Y/IOUPI :


  • X : année d'édition de l'ouvrage

  • Y : nombre d'années écoulées sans prêt

  • IOUPI : les critères ou quelques critères de la méthode IOUPI


Exemple d’une catégorie d’ouvrages classée :

10 / 3 / IOUPI

Ce qui signifie : est candidat à l’élimination tout livre de cette classe :

  • 10 : qui a plus de 10 ans ET




  • 3 : dont le dernier prêt remonte à plus de 3 ans ET




  • IOUPI : qui présente l’un au moins des critères d’élimination



X : peut remplacer un chiffre si l’un des facteurs n’est pas significatif dans un domaine donné.

Exemple d’une catégorie d’ouvrages classée :
X / 3 / UP

Ce qui signifie : est candidat à l’élimination tout livre ce cette classe


  • X : quelle que soit l’année de publication ET




  • 3 : dont le dernier prêt remonte à plus de 3 ans ET




  • UP : qui présente l’un au moins des critères d’élimination retenus : Usé OU Périmé


Ici, on peut l'envisager pour les ouvrages de fiction.

Les règles classiques de désherbage par classe Dewey sont les suivantes :

(A adapter aux collections de la bibliothèque)



Cote

Sujet

IOUPI

Commentaires

R - P - T

Romans, poésie, Théâtre français

X/2/OUI




BD

Bandes dessinées

X/2/OUI




000

Dictionnaires

10/3/IOUPI




004

Informatique

2/X/IOUPI




020

Bibliothéconomie

10/3/OUPI




030

Encyclopédies générales

5/X/IOUPI




070

Presse, Médias

5/X/IOUPI




100

Philosophie / Psychologie

10/3/IOUPI




200

Religions

10/3/IOUPI




300

Sciences sociales

2/X/IOUPI




310

Statistiques

2/X/IOUPI




320

Politique

5/3/IOUPI






330

Économie

10/3/IOUPI




340

Droit

10/3/IOUPI




350

Administration, gouvernement

10/3/IOUPI




360

Social

10/3/IOUPI




370

Enseignement,pédagogie

10/3/IOUPI





380

Commerce, transports

5/3/IOUPI





390

Coutumes, folklore, mode

10/3/IOUPI


Ne garder que les ouvrages de base et

en bon état.

400


Linguistique, Langues

10/3/IOUPI




490


Français Langue Étrangère




Attention à éliminer les méthodes de

langue démodées


500


Sciences pures

10/3/IOUPI





510

Mathématiques

10/3/IOUPI





520


Astronomie

10/3/IOUPI




530


Physique

5/3/IOUPI





540

Chimie

5/3/IOUPI




550


Sciences de la terre

10/3/IOUPI




560


Paléontologie et paléobotanique

10/3/IOUPI




570


Biologie

5/3/IOUPI




580


Botanique, plantes

5/3/IOUPI




590


Animaux

5/3/IOUPI

Garder les ouvrages fondamentaux ou

de base


600


Techniques

5/3/IOUPI




610


Médecine

5/3/IOUPI




620


Arts de l’ingénieur

5/3/IOUPI




630


Agriculture

5/3/IOUPI





640


Boissons, cuisine, couture,

décoration, logement, hôtellerie,

puériculture

5/3/IOUPI




650


Gestion de l’entreprise

5/3/IOUPI




660


Génie chimique et alimentaire,

biotechnologies

5/3/IOUPI





670


Traitement des matériaux,

métallurgie, textile

5/3/IOUPI





680


Arts et métiers

10/3/IOUPI




690


Bâtiment

10/3/IOUPI




700


Arts et loisirs







710


Urbanisme et paysage

X/X/IOUPI




720


Architecture

X/X/IOUPI




730


Arts plastiques, sculpture

X/X/IOUPI




740


Dessin, arts décoratifs

X/X/IOUPI




750


Peinture

X/X/IOUPI




760


arts graphiques, gravure

X/X/IOUPI




770


Photographie

5/3/IOUPI




780


Musique

X/X/IOUPI

Garder les ouvrages de base et les

histoires de l’art sauf s’ils sont abîmés

ou peu attrayants

Garder les ouvrages techniques dans

toutes les catégories si ils ne sont pas

abîmés

790


loisirs et arts du spectacle : cinéma,

radio, télévision, chanson, théâtre,

danse, jeux, sports

5/3/IOUPI Sauf théâtre, chanson et danse qui sont

X/X/IOUPI




800


Littérature

X/X/IOUPI




900

Histoire

15/3/IOUPI
X/3/IOUPI Biographie

Éliminer les récits trop personnels


910


Géographie Guides, Géographie descriptive

5/3/IOUPI






Une politique de désherbage ne s'improvise pas. Dans tous les cas de figure on étudie le besoin en personnel et le budget pour réaliser ces opérations :

- la sélection des documents à retirer,

- le retrait des documents,

- la modification des catalogues : pilon ou changement de statut des documents

- le stockage temporaire,

- l’identification et la commande de documents de remplacement,

- les envois vers d’autres institutions ou la vente ou la destruction.

Un document désherbé ne signifie pas forcément qu'on retire l'ouvrage des collections de la bibliothèque. Mais que faire des documents désherbés ?
6- Après le désherbage
La grande majorité des documents est pilonnée. Mais les documents retirés des collections peuvent également entamer « une autre vie ».


  • Réparation ou mise en place de documents de substitution, avant un retour dans les rayons. Cette opération concerne les documents qu'on juge utile dans la collection, et qu'on ne peut pas remplacer pour différentes raisons, par exemple une édition épuisée. Ce sont souvent des documents très utilisés par les lecteurs. Ces documents :

    • font l'objet de réparation,

    • ou sont envoyés à la reliure (en général ce sont des trains de reliure, à dees dates précises dans l'année)

    • ou sont remplacés par des documents de substitution : voir le cas de la presse microfilmée ou numérisée.



  • Constitution d'une réserve/ les magasins : les documents continuent d'appartenir à la collection :

    • cela peut concerner les documents dont le taux de rotation s'est ralenti, mais dont l'état et l'intérêt justifient la conservation. : on parle de réserve « active » ou magasin de 1er niveau. Les exemplaires demeurent empruntables. Cette réserve active peut être utilse pour accueillir l'ultime exemplaire des documents achetés en plusiseurs exemplaires (probabilité d'un usage même résiduel : par exemple les manuels universitaires traitant de questions du CAPES ou de l'AGREGATION)

    • Il est possible de passer à second niveau, en se basant par exemple sur un critère d'âge. Ainsi, les documents ayant plus de 50 ans, les ouvrages placés dans la réserve active font l'objet d'un nouvel examen : si n'ont plus d'intérêt, sont pilonnés, si ont encore un intérêt, peuvent avoir le statut de document semi-patrimonial. Deviennent exclus du prêt.

    • Enfin une troisième étape consiste à effectuer un nouvel examen des documents de plus de cent d'âge : ont-ils un intérêt patrimonial ?


Toute admission en magasin doit se justifier au regard de la politique documentaire.


  • Les dons : une bibliothèque peut faire don de ses documents, en suivant des étapes réglementaires : les documents doivent avoir été désaffectés avant d'être donnés. Dons et échanges relèvent en général d'une de conservation partagée.

D- Le cas particulier du patrimoine

               1- Ne pas désherber

               2-Les plans de conservation collaboratifs

                         a- Bu (Damien)

                         b L'exemple du PCPP en Bretagne

La COBB (Agence de coopération des bibliothèques et centres de documentation en Bretagne) a été récemment remplacée par le Centre Régional du Livre en Bretagne. Cette agence a permis notamment de construire en Bretagne avec quelques grandes bibliothèques municipales et les SCD de la région de mettre au point un plan de conservation partagé des périodiques. Depuis lors, chaque bibliothèque partenaire se charge de conserver certaines collections de journaux et de magazines en comblant avec l'aide des autres membre du réseau par le biais d'échanges les états de collection lacunaires. Les périodiques ainsi conservés sont également valorisés (recensement des articles dans le catalogue Hermine, numérisation de ces articles dans certains cas). Ce plan de conservation partagé permet à chaque bibliothèque de désherber ses fonds de périodiques et de gagner de la place sans nuire à la conservation des fonds patrimoniaux. 
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