D irection des Finances et des Systèmes d'Information Directeur : Martine Barbet Service Informatique –Alain Perchec








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Direction des Finances
et des Systèmes d'Information

Directeur : Martine Barbet
Service Informatique –Alain Perchec
6 & 8, rue Saint-Fiacre – BP 218 – 77104 MEAUX CEDEX

 01 64 35 37 64 - 01 64 35 36 55



Marché à Procédure Adaptée


Cahier des Clauses Techniques Particulières

n° 15/2009 du 17 juillet 2009
relatif à

l'Acquisition, la Mise en place, les Formations (Lot 1)

et l'Evolution (Lot 2)
d'un système informatisé de dosimétrie

opérationnelle (ou active)
avec Achat et Maintenance de Bornes de Lectures

et Dosimètres (Lot 3)


Date, Signature et Cachet du Titulaire

et parafe sur chaque feuille

Date, Signature et Cachet du Représentant du Pouvoir Adjudicateur




Ce document comporte 8 pages

SOMMAIRE



  1. Objet du marché 3



    1. Présentation des dispositifs de rayonnements ionisants 4

    2. Périmètre du projet 5



  1. Objet et nature des besoins 5



    1. Logiciels (acquisition et mise en place) 5

    2. Formation 6

    3. Evolution, mises à jour logicielles, et maintenance matérielle 6

    4. Bornes de lecture et/ou d'attribution 7

    5. Dosimètres 7

    6. Garantie 8

    7. Décret de confidentialité 8

    8. Planning prévisionnel 8


  1. Objet du marché.


Dans le cadre de la mise aux normes en matière de Radioprotection (Arrêté du 26 octobre 2005 définissant les modalités de contrôle de radioprotection en application des articles R. 231-84 du code du travail et R. 1333-44 du code de la santé publique - NOR : SOCT0512188A), le Centre Hospitalier de Meaux (CHM) souhaite se mettre en conformité avec les exigences de la radioprotection. Il souhaite pouvoir doter certains de ses personnels d’un système de dosimétrie opérationnelle (ou active).
L’objectif recherché est de savoir à tout moment :

  • qui est surveillé,

  • quand un porteur a été exposé,

  • quelle dose a été reçue,

  • Etc.


L’offre doit permettre de déterminer et gérer des situations critiques avec efficacité, et garantir ainsi la sécurité au travail pour les utilisateurs de rayonnements ionisants, mais aussi dans un souci de transparence de permettre la mesure immédiate des doses pour des personnes accompagnant, et non nécessairement déclarés dans le système (exemple un parent souhaitant rester à proximité d’un enfant lors d’un scanner).
Les circonstances des expositions doivent être enregistrées, affichables sur un écran déporté consultable par le PCR (Personnel Compétent en Radioprotection) pour permettre des interventions immédiates.
Le système proposé doit permettre l’attribution, l’administration des dosimètres ainsi que la supervision des doses et des personnels exposés.
La présente consultation a pour objet :


  • la fourniture et la mise en œuvre d’une solution logicielle dont les fonctionnalités détaillées sont exposées dans ce document (lot 1),

  • les prestations d’installation et d’assistance au démarrage du progiciel (lot 1),

  • les prestations de formation (lot 1) ;

  • le suivi et l'évolution de la solution logicielle pour une durée de 5 ans (lot 2) ;

  • la fourniture, la maintenance et les formations des dosimètres connectables au système et des bornes de lecture sur lesquelles les dosimètres seront connectés (lot 3) ;




    1. Présentation des dispositifs de rayonnements Ionisants1.


Sous-Sol - Bloc Médical – Service d’Imagerie


Fournisseurs

Modalités / Matériels

Modèle

Date d’installation

GEMS

Scanner Multicoupes

Light speed 16

05/2001 (évolut. 03/2004)


Sous-Sol - Bloc Chirurgical – Service d’Imagerie


Fournisseurs

Modalités / Matériels

Modèle

Date d’installation

GEMS

Salle Rx à Suspension numérisée

Compact 30

11/1988

GEMS

Salle Rx Télécommandée numérisée

Futuralix 1600S

11/1988

GEMS

Mobile Rx

AMX-4

04/1991

GEMS

Mobile Rx

AMX-4

09/1991

GEMS

Mobile Rx

VMX

01/1995


Sous-Sol – Couloir de liaison Bloc Chirurgical/bloc médical – Service d’Imagerie


Fournisseurs

Modalités / Matériels

Modèle

Date d’installation

GE

Panoramique dentaire

Orthopantomograph OP200

/2006

Siemens

Mammographe

Mammomat 3000

08/1998

Siemens

Ysio

Polydoros R80

03/2009

Siemens

Ysio

Polydoros R80

03/2009

Siemens

Luminos

Polydoros F80-1

03/2009


Rez de chaussée – Bloc chirurgical


Fournisseurs

Modalités / Matériels

Modèle

Date d’installation

Philips

Salle vasculaire

Super 100CP

1991


Rx UCSA de Chauconin – Centre Pénitentiaire


Fournisseurs

Modalités / Matériels

Modèle

Date d’installation

GEMS

Salle Rx à Suspension

Protéus XR/i

01/2005

GEMS

Panoramique dentaire

Cranex Excel

01/2005

Kodak

Lecteur de Plaques ERLM

CR500

01/2005


2ème étage – Bloc médical - Bloc Opératoire


Fournisseurs

Modalités / Matériels

Modèle

Date d’installation

Siemens

Amplificateur

SIREMOBIL Compact

1999

GEMS

Amplificateur

OEC Diasonic 9900

1993

Technix

Amplificateur

TC 0051

2006

Siemens

Appareil Mobile de Rx

Mobilett Plus

1995


2ème - Bloc médical – Service de Cardiologie


Fournisseurs

Modalités / Matériels

Modèle

Date d’installation

Siemens

Amplificateur

SIREMOBIL Compact L

2005



    1. Périmètre du projet


Les études de postes et opérations de Zonage sont en cours (Arrêté du 15 mai 2006), cependant, indépendamment des résultats, nous pensons nécessaire d’équiper à minima les 5 zones d’activités suivantes :


      • Le bloc opératoire (présence de 3 amplis qui peuvent être utilisés simultanément)

      • La cardiologie (1 ampli)

      • La radiologie vasculaire (1 arceau pour des procédures interventionnelles)

      • La radiologie mobile (5 mobiles et une forte activité de pédiatrie, et réanimation néo-natale).

      • Le scanner.


Cette liste n’est pas exhaustive et il n’est pas exclu d’équiper ultérieurement d’autres sites comme

      • La radiologie centrale






  1. Objet et nature besoins :


Le système doit comprendre au minimum :


    1. Logiciels (Acquisition, mise en place), (lot 1)


devront présenter les fonctions minima suivantes :

  • Organisation du service (alertes de bon fonctionnement du système, suivi des dosimètres « actifs ») et la gestion des utilisateurs (suivi des limites réglementaires, contrôles des habilitations, calcul et surveillance des cumuls de dose).

  • Les exportation des données enregistrées à l’IRSN (Siseri), les modalités, formats d’envoi, devront êtres précisés (fichiers Excel, etc).

  • Les modes de transmission des informations dosimétriques, du dosimètre à la base, ainsi que les délais de transfert (instantanés ou différés) seront clairement précisés.

  • Il devra être précisé pour la partie logicielle

    • Les modes de visualisation du suivi des travailleurs (graphiques, tableaux de bords), le degré de finesse du suivi (par période, par intervention, par minutes, etc.), ainsi que l’historique des doses journalières.

    • La nature des cumuls (mois, trimestre, 12 mois calendaire ou glissant, etc).

    • La nature et les modalités d’intégration au réseau local, ainsi que les modalités de stockage (type de mémoire) et de transfert des données en cas de défaillance du réseau.

    • Les possibilités d’interfaçage ou non avec le fichier des personnels de l’Hôpital et /ou de l’annuaire LDAP (NDS Novell).

    • Les outils de suivi et de gestion du parc (lien avec la GMAO ?) devront être clairement expliqués (gestion des utilisateurs, courbes et diagrammes, importation et mise en corrélation avec les résultats de la dosimétrie passive) ; mais aussi mémorisation des événements significatifs.

    • L’architecture informatique souhaitée devra être précisée (système d’exploitation, base de données, configuration des PC), ainsi que le type proposé (Client /Serveur, etc). Si l’exploitation du système nécessite l’installation de serveurs particuliers, composantes informatiques spécifiques, les coûts de ces matériels devront être détaillés dans l’offre.

    • La compatibilité avec le système de virtualisation VMWare sera indiquée.

    • L’ensemble des données devra être imprimable sous forme de rapports (pour un individu, ou un groupe ) ou de bilans (bilan de dosimétrie collectif pour une salle, etc. )

    • Les logiciels devront être en français.


L’ensemble des composantes doit être fiable, robuste, facile d’utilisation, d’entretien et d'évolution.
Il devra être précisé les options logicielles éventuelles supplémentaires et leur intérêt.


    1. Formation, (lot 1)




    • Des référents utilisateurs (sur la base d’un groupe de 5 ou 6 référents)

    • De l’administrateur système (profil Informatique, 2 ou 3 personnes)

    • Du PCR (Personne Compétente en Radioprotection) 


L’organisation de la formation devra être détaillée, et comporter entre autre :

    • La nature et le contenu des formations

    • La durée de chaque session.


Les supports de formations ainsi que les documents techniques seront rédigés en français, distribués à chaque formation et disponibles en version électronique.


    1. Évolution, mises à jour logicielles (lot 2),


L’offre d'évolution du système d'information sera proposée pour une durée de 5 années.
L’offre d'évolution intégrera notamment l’ensemble des vérifications réglementaires telles que définies dans l’arrêté du 26 octobre 2005, en application des articles des codes du travail et la santé concernés.

Le soumissionnaire devra décrire précisément l’organisation et les moyens mis en place pour satisfaire aux exigences réglementaires.
Le fournisseur devra décrire les points de vérification et leurs fréquences. Les prestations d'évolution pourront être proposées si besoin, avec plusieurs niveaux et selon plusieurs moyens. Il sera fait état dans la proposition de :

  • Maintenance préventive

  • Maintenance corrective

  • Télé-Maintenance

  • Assistance téléphonique (numéro d’appel spécifique, couverture, etc).


Le niveau de maintenance corrective minimum attendue comprend :

  • La réalisation de l’expertise visant à détecter les dysfonctionnements,

  • L’étalonnage des dispositifs,

  • Les opérations de vérifications de bon fonctionnement.


Les modes d’échange (mail, fax, etc) seront clairement indiqués et une attention particulière sera portée sur la personne référente pour le site.
Il devra être possible de tracer chacune des interventions faites sur tous les éléments du système et un rapport d’intervention sera systématiquement fourni au Centre Hospitalier.
La liste des interventions hors maintenance et soumises à facture devra être précisée.
Il sera fait état des moyens et dispositions prises pour intégrer les évolutions logicielles, corrections ou adjonctions de nouvelles fonctionnalités issues des évolutions réglementaires ou issues des besoins recensés.


    1. Bornes de lecture et/ou d’attribution (Achat, formation) (lot 3)


5 bornes


  • Ces bornes seront localisées au niveau des services suivants :

Bloc opératoire (borne fixe, située au mur du couloir de circulation près des vestiaires)

Cardiologie (salle de console)

Radiologie vasculaire

Radiologie mobile (site des urgences)

Scanner


  • La borne installée au bloc opératoire sera fixe et les quatre autres seront connectées à un PC

  • L’ergonomie utilisateur (écran tactile, pavé numérique ou autres), devra être précisée pour chaque type de borne proposé.

  • Les modalités de début et de fin de surveillance spécifiées.

  • L’encombrement de chaque type de borne (poids, dimensions, systèmes de fixation, etc.), ainsi que les pré-requis électriques et informatiques seront précisés.

  • La nature des interventions à effectuer, leurs modes opératoires (retour en usine avec ou sans prêt, etc.) et leurs périodicités.

  • Le mode d’entretien usuel (résistance à l’eau et aux détergents hospitaliers, choc, etc), si elle est connue la classification IP sera précisée.

  • L’autonomie et le mode de fonctionnement dégradé (coupure électrique, panne de réseau, etc) seront clairement précisés.

  • Les coûts de livraison et d’installation des bornes et les modalités de remplacement.




    1. Dosimètres (Achat, formation) (lot 3)


35 dosimètres répartis comme suit (les chiffres sont donnés à titre informatif, ils peuvent, suivant le résultat des études de postes, être modifiés).

  • 13 pour le bloc opératoire

  • 4 pour le vasculaire

        • 5 pour la cardiologie

        • 4 pour la radiologie mobile (site des urgences)

        • 2 pour la radiologie centrale.

        • 2 pour le scanner

        • 5 dosimètres de rechange (spare) en cas de panne.

L’attribution des dosimètres devra être aisée, pour les personnels « déclarés » et connus du système.

Les modalités de remise à zéro des dosimètres et de ré-attribution à un autre utilisateur seront détaillées.

Les caractéristiques techniques des dosimètres devront être clairement précisées, avec notamment :

    • La configuration complète des données affichées, leur ordre et le temps d’affichage (doses Hp(10) et Hp(0.07) ; débit de dose Hp(10) et Hp(0.07) ; ainsi que la précision des mesures.

    • La configuration complète des alarmes (dose, débit de dose, durée en zone), leur nature (acoustique ou visuelle), leur transmission, leur traçabilité (serveur, etc.).

    • Les modes d’attribution (mots de passe, et codes accès, etc.) ainsi que les modalités de gestion de ces codes.

    • La nature des interventions à effectuer (remplacement des piles), leurs modes opératoires (retour en usine avec ou sans prêt, etc.) et leur périodicité (périodicité des visites préventives ?)

    • Le mode d’entretien usuel (résistance à l’eau et aux détergents hospitaliers, choc, etc),

    • si elle est connue, la classification IP sera précisée.

    • dimensions et poids,

    • type d’alimentation, autonomie en fonctionnement, type de rechargement,

    • type de rangement (boîtiers, racks, etc.),

    • type de fixation sur blouse, etc.

Ils devront être entièrement configurables, et permettre un suivi dosimétrique en temps réel, avec des systèmes d’alarmes (sonore et visuel) paramétrables.

Il devra être possible de faire fonctionner les dosimètres, avec toutes leurs spécificités, indépendamment de l’attribution à une personne référencée.
Pour tous les matériels, devront être précisés les coûts de livraison, d’installation et/ou les modalités de remplacement.

Les pièces exclues du contrat devront être visées sur une liste exhaustive jointe au contrat.

Le contrat de maintenance ainsi que les prestations hors forfait ne seront allotis qu'après l'année de garantie. Le prestataire devra en tenir compte dans son offre. Il sera clairement stipulé les éléments couverts et exclus de la garantie et de la maintenance.
Maintenance des matériels

Le titulaire proposera :

  • un contrat de maintenance préventive et corrective de tous les matériels, de la livraison comprenant pièces, main d'œuvre et déplacements, pour une période ne pouvant pas excéder 5 ans et comprenant la période de garantie,

  • ou une extension de garantie, par matériel, pour une durée ne pouvant pas excéder 5 ans et comprenant la période de garantie.

Les délais et modalités d’intervention seront clairement énoncés, il sera précisé :

  • Maintenance préventive

  • Maintenance corrective

  • L’existence ou non de stock de roulement, de matériels de prêt, etc.

  • Modalités de réparation / remplacement de certains matériels type borne (sur site ou en usine) remplacement par du neuf ou échange standard, à préciser

  • Le remplacement de pièces mécaniques défectueuses, ainsi que les composants électroniques.

  • Le remplacement des pièces à durée de vie limitée

  • Assistance téléphonique (numéro d’appel spécifique, couverture, etc).

  • La réalisation de l’expertise visant à détecter les dysfonctionnements,

  • L’étalonnage des dispositifs,

  • Les opérations de vérifications de bon fonctionnement.

Il devra être possible de tracer chacune des interventions faites sur tous les éléments du système et un rapport d’intervention sera systématiquement fourni au Centre Hospitalier.

Il devra être clairement distingué les opérations du ressort des réparations, des échanges standard et du remplacement des matériels, subordonnées à facturation.

La couverture demandée sera couverte de 9h à 17h du lundi au vendredi, hors jours fériés.

Des visites de maintenance préventives seront à effectuer en accord avec le service utilisateur sur programmation.


    1. Garantie.


Tout le matériel sera garanti 1 an minimum. A ce titre, les maintenances préventives et correctives nécessaires durant cette période seront à la charge du prestataire.


    1. Décret de confidentialité.


Dans la mesure où le périmètre du décret de confidentialité intègre l’informatique de radioprotection, le soumissionnaire devra préciser comment il envisage de mettre en œuvre cette contrainte réglementaire et quels engagements il prend sur ce sujet pour lequel tous les établissements doivent théoriquement se mettre en conformité pour mai 2010.


    1. Planning prévisionnel.


Etude des réponses octobre 2009

Rencontres éventuelles des fournisseurs octobre / novembre 2009

Choix de la solution retenue novembre 2009

Installation serveur et bornes novembre / décembre 2009

Formations / Démarrage à partir de janvier 2010

1 Les tableaux ci-dessous font un inventaire des équipements actuels.


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