Pre-fiche de poste : Secrétaire de chef d’établissement








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titrePre-fiche de poste : Secrétaire de chef d’établissement
date de publication21.10.2016
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PRE-FICHE DE POSTE : Secrétaire de chef d’établissement

Date d'élaboration :


326.doc

I- DESCRIPTIF DU POSTE :

1) Intitulé du poste de travail : Secrétaire du chef de l’établissement
2) Positionnement du poste dans l’organisation : Poste rattaché au Chef d’établissement
3) Mission principale du poste :
Assurer le secrétariat de direction de l’établissement
4) L’environnement du poste :


a) Organisation générale du partenariat : Les partenaires internes et externes : relations et attentes réciproques



Partenaires

Fréquence des rencontres

Attentes de l'occupant du poste/ partenaires

Attentes des partenaires/ occupant du poste



Adjoint au chef d'établissement


quotidien







Enseignants

quotidien








Gestionnaire


hebdomadaire







CPE

quotidien







Infirmière










Elèves

quotidien







Parents d'élèves

en fonction des besoins







Rectorat :

en fonction des besoins







Inspection académique :










Conseil Général :










Conseil Régional :










Associations :










Autres

administrations :























b) La dimension du poste :

  • Gestion de l’équipe de secrétariat de direction (2 personnes)

  • Bureautique : (WORD - EXCEL – POWERPOINT )

  • Applications informatiques : GEP – ASIE – SUPPLE –CASIMIR - TRMD – OCEAN

  • Messagerie électronique


c) les ressources du poste

  • Matériel : micro-ordinateur - scanner - photocopieur - fax

  • Autres :


d) Le processus de délégation Voir détail en annexe


Activités déléguées (voir contrat)

Information du délégant





















5) Les spécificités du poste :

a) Les horaires : 37,5 heures par semaine- EPLE fermé mercredi après-midi

b) les astreintes, le respect des règles inhérentes à l’occupation du poste :

 Confidentialité
 Sécurité


  1. Missions du poste : qui seront déclinées en activités


a) Assister le chef d'établissement

  • Réceptionner et rediriger les appels téléphoniques

  • Gérer les agendas

  • Suivre les réunions de direction

  • Ventiler le courrier

  • Réaliser les convocations, notes de service, statistiques, …



b) Favoriser l'accueil

  • Assurer l'accueil téléphonique et physique

  • Prendre en charge les inscriptions





c) Gérer la gestion des dossiers transversaux

  • Renseigner les applications informatiques

  • Effectuer la saisie informatique





d) Participer à des activités particulières

  • Organiser et répartir les activités au sein du secrétariat

  • Contribuer à l’élaboration du projet d’établissement



e) Recevoir et mettre en œuvre des délégations








II- PROFIL DU POSTE :

Savoirs

  • Connaître les grandes règles administratives (hiérarchie) et les procédures de communication
    administratives

  • Connaître le système éducatif

  • Connaître les horaires pédagogiques

  • Connaître les règles statutaires des personnels enseignants

  • Connaître le fonctionnement des différents conseils






Savoirs faire

  • Connaître l’environnement professionnel

  • Savoir utiliser les outils bureautiques

  • Savoir utiliser les outils technologiques
    (fax – photocopieur – téléphone)

  • Savoir utiliser les applications informatiques
    (TRMD – OCEAN – SUPPLE – ASIE – CASIMIR…)

  • Savoir communiquer à l’oral et à l’écrit

  • Savoir gérer son temps

  • Savoir organiser le travail

  • Savoir anticiper – projeter – mettre en œuvre







Savoirs être

  • sens du service public

  • Sens des relations humaines
     Sens de l’écoute
     Sens de l’organisation
     Maîtrise de soi
     Discrétion
     Rigueur
     Neutralité



Date :

Signature de l'évaluateur :

Signature du collaborateur :

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