Cours d’analyse des organisations








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COURS D’ANALYSE DES ORGANISATIONS

L1 INFORMATIQUE DE GESTION

45 HEURES
OBJET

L'analyse des organisations étudie comment fonctionne une organisation : ses structures, ses relations avec son environnement, la manière dont les décisions s'y prennent, ses formes de division du travail et de coopération, la manière dont réagissent les individus et les groupes qui y travaillent.

DEFINITIONS

En sociologie, les organisations sont des construits culturels qui permettent aux hommes d'orienter leurs comportements. Elles ne nécessitent qu'un minimum de coopération entre ces participants afin de maintenir leurs autonomies d'agents libres.
De plus, l'étude de l'organisation, en tant que système implique le dépassement de concepts unitaires tels celui de bureaucratie. Dans leurs travaux D.S. Pugh, D.J. Hickson et al.utilisent ainsi une approche multidimensionnelle selon 7 facteurs contextuels : origine, histoire, type d'appropriation et de contrôle, taille, charte, technologie, localisation et dépendance à l'extérieur.

On peut étudier une organisation selon deux modes de raisonnements : stratégique et systémique.

Le raisonnement stratégique est un raisonnement heuristique qui permetl'élaboration et la vérification empiriques d'hypothèses qui sont induites à partir des problèmes rencontrés par les participants d'une organisation.
Le raisonnement stratégique repose sur les prémisses suivantes :

  • On étudie une organisation d'après l'analyse du comportement des acteurs, lesquels développent chacun leur propre stratégie opportuniste, selon leur rationnalité qui est limitée, et avec l'objectif de maximiser leurs gains.

  • On identifie le jeu entre les acteurs à travers les rapports entre les contraintes objectives limitant les zones d'incertitudes, et les stratégies de chacun d'entre eux.

  • On intègre l'ensemble des comportements selon le cadre du jeu qui fait adhérer les acteurs aux buts communs de l'organisation, à travers leurs propres stratégies "gagnantes".

Le raisonnement systémique identifie l'interdépendance rationnelle des effets et des causes observées au sein du système. Le raisonnement systémique repose sur les prémisses suivantes :

  • la logique causale systémique doit reconnaitre l'ensemble des relations au sein du système,

  • les relations et actions possibles au sein du système orientent ses acteurs dans leurs choix objectifs,

  • tout changement des rapports entre acteurs nécessitent une modification des systèmes auxquels ils appartiennent.

Du point de vue de l'analyse des organisations, les deux raisonnements sont complémentaires : le raisonnement systémique peut étudier les caractéristiques des jeux de pouvoir, systèmes identifiés par le raisonnement stratégique.

En conclusion, ce double raisonnement multi-échelle sur les jeux de pouvoir permet de dépasser la complexité des phénomènes multiples d'autorégulation au sein d'une organisation. Michel Crozier et Erhard Friedberg y voient ainsi une méthodologie efficace d'identification de systèmes d'action concrète.

  1. ANALYSE SYSTEMIQUE



    1. Présentation

La systémique est une méthode d’analyse qui a pour ambition de rendre compréhensible une réalité complexe.

En effet, le modèle issu de l’analyse ne se limite pas à une juxtaposition d’éléments sans liens entre eux. Il doit permettre de lire l’action, de l’inscrire dans une logique, dans une finalité.

La systémique est adaptée à l’analyse de tout type d’organisation mais elle se révèle particulièrement pertinente lorsque celle-ci est très compliquée (nombreux éléments, des finalités liées,…) voire complexe (des acteurs dont les enjeux et les stratégies pas forcément compatibles).

L’intérêt majeur de la systémique consiste donc à permettre la compréhension desstratégies, des intentions, des buts de chaque sous-système et de l’ensemble de l’organisation afin d’envisager des pistes d’évolution et de préconiser des actions de progrèsadaptées.
Son utilisation repose sur des connaissances théoriques et procédurales.

    1. Définitions

Haut du formulaire
Le constat de la complexification de notre environnement, les progrès scientifiques, sociologiques ont montré « la nécessité d’un concept d’organisation qui ne se réduise pas àcelui de structure » (Le Moigne 1977 d’après F. Varella p17).

Le besoin d’intégrer les interactions et la globalité dans les systèmes est devenu une évidence. La systémique, qui permet de montrer la complexité d’une organisation, correspond à cette attente.

      1. Définitions d’un système

Un système (du grec systéma qui signifie « ensemble organisé ») est une notion floue qui unifie, qui rassemble des éléments.

De nombreuses définitions en ont été données. Nous retiendrons celles de :

  • Von Bertalanffy :

    • un ensemble de parties. Un ensemble d’unités en interrelations mutuelles ;

    • un système ouvert avec des flux d’information, de matière, d’énergie, des vannes, des boucles de rétroaction.

  • de Rosnay :

    • un système est un ensemble d’éléments constituant une entité, une unité globale avec une limite.

    • un système est un ensemble d’éléments en interaction dynamique organisés en fonction d’un but.

Trois notions fortes émergent des définitions de la systémique :

  1. Interaction : L’approche analytique ne considère que la causalité de A -> B, la systémique analyse la double relation de A->B et de B->A ; C’est la rétroaction ou feed-back. Les objets à étudier ne peuvent être compris à partir de l’analyse de relations causales simples. Les relations sont le plus souvent circulaires, une action (cause) produit un effet (réaction) qui modifie l’environnement qui à son tour modifie la cause à l’origine de l’effet. La réalité est faite d’interactions permanentes entre éléments et leur prise en compte met en évidence l’aspect « vivant » du système.

  2. Globalité : P. Valéry écrivait que « celui qui se représente un arbre est forcé de se représenter un ciel pour l’y voir s’y tenir ». Cette évidence montre les limites du réductionnisme et la pertinence du globalisme. Un système est un tout, il ne peut être complètement perçu que par une approche holistique.

  3. Téléologie : Les buts de l’organisation lui donnent son sens, orientent ses processus, définissent ses moyens. L’étude des finalités est donc indispensable pour comprendre une organisation.

      1. Composition structurelle d’un système

  • Frontière ou limite : elle sépare l’intérieur de l’extérieur et permet de caractériser les entrants et les extrants. Les entrants sont de 3 types : matière, énergie, information. Les extrants sont des produits ou services et les rébus.

  • Réservoir : lieu de stockage de matière, d’énergie ou d’information.

  • Eléments : ces sous-ensembles doivent être dénombrables, identifiables, classables. Ils sont des effecteurs, des sous-systèmes. Ces derniers sous-entendent qu’il y a des niveaux successifs.

  • Réseau : il véhicule soit des matières solides, liquides ou gazeuses, soit de l’énergie, soit des informations.

      1. Composition fonctionnelle d’un système

Un système se compose :

  • De flux de matière, de produits, d’énergie, de monnaie ou d’information qui circulent dans les réseaux vers les réservoirs. L’analyse systémique porte particulièrement sur les transformations produites sur les entrants pour produire des extrants.

  • De centres de décision qui agissent sur le système à partir de flux d’information.

  • De boucles de rétroaction qui permettent de savoir en amont ce qui se passe en aval.

  • Des délais de réponse pour procéder aux ajustements en temps voulu. Leur rôle est important pour réguler les systèmes complexes. Le temps est donc pris en compte.

      1. Ouverture et adaptation

Un système fermé devrait vivre entièrement replié sur lui-même. Ce modèle n’existe qu’en théorie. Sur ce sujet Le Moigne déclare que « Tout au plus, peut-on par passage aux états limites, considérer de petites plages … au sein desquelles les simplifications de la fermeture permettraient d’amorcer une modélisation ».

Un système est donc ouvert, il y a toujours un échange minimal avec l’environnement qui le fait évoluer. La systémique prend cette donnée en compte, c’est à dire qu’elle intègre la durée, le temps. Elle permet une représentation du devenir du système, contrairement à la démarche analytique qui découpe et donc qui fige.

Plus un système est ouvert sur son environnement, plus son adaptation aux changements sera facile. Toutefois un système doit conserver un certain degré de fermeture « sinon il se dissoudrait en quelque sorte dans son environnement ».

      1. Régulation des systèmes

Un système peut se réguler de façon :

  • passive, en atténuant les perturbations de l’environnement à sa frontière.

  • active en compensant les perturbations de l’environnement en interne.

Cette régulation active peut être :

  • positive : les informations en retour vont dans le même sens que les entrées, les effets sont cumulatifs. Il y a accroissement des divergences, amplification de tout écart de façon exponentielle. Le plus entraîne le plus, l’expansion est infinie, c’est l’explosion. Le moins entraîne le moins, tout se réduit sans limite. Dans les 2 cas, le système se détruit.

  • négative : les données agissent en sens inverse des entrées. Il y a régulation, ce qui se traduit par des oscillations autour d’une position d’équilibre. Le système est donc stabilisé. Il manifeste un comportement qui semble finalisé, tendre vers un but. Un tel système possède une stabilité dynamique, sa boucle de rétroaction est qualifiée de positive. Le système est dit homéostatique car il maintient sa structure et ses fonctions par un contrôle de son équilibre en dépit des agressions externes. L’homéostasie est une condition de stabilité et donc de survie des systèmes complexes.

Toutefois, le système doit pouvoir évoluer, lorsque les contraintes provenant de l’extérieur ne sont plus acceptables et que le système de régulation ne peut plus faire face aux nouvelles informations. La rétroaction est donc la capacité de réguler ou d’amplifier l’action dès qu’un écart est constaté entre le résultat attendu et celui qui est relevé.

Avec les boucles de rétroaction, on passe d’une logique linéaire (une cause produit un effet) à une logique circulaire (l’effet produit agit sur la cause). Le temps entre alors en jeu car l’état du système est lié à l’instant pris en compte.

      1. La modélisation des systèmes

Le modèle est contingent à l’observateur qui a construit une représentation d’un système avec une finalité. C’estl’observateur qui pose les limites de l’objet à étudier en fonction deses objectifs, des problèmes à résoudre. « L’intervention de l’observateur se percevant comme un système va exprimer l’intentionnalité de la connaissance » (Le Moigne, 1994 p85). Ceci revient à dire que le modèle de l’objet étudié est fonction des représentations, des finalités du chercheur.

Tout système est inclus dans un autre système, en poser la limite ne sert qu’à faciliter la compréhension du problème posé.

La conception du modèle n’est donc pas neutre, elle résulte de choix et, par conséquent, certains aspects peuvent être totalement inexplorés. Un système n’est finalement qu’une construction intellectuelle qui n’a d’autre réalité que celle que lui accorde l’observateur.
« La simplification fabrique le simplifié et croit trouver le simple ».

La finalité du modèle n’est pas de réduire mais defaciliter les prises de décision par une connaissance ciblée du système, il s’agit d’aider à rationaliser, autant que faire se peut, les prises de décision. Le modèle doit être ajusté si les faits prédits par le modèle n’expliquent pas totalement le système analysé. Si certains éléments ont été éliminés du champ del’étude lors de la conception du modèle, ces simplifications peuvent être contredites par les données recueillies. Construire un modèle est donc une démarche itérativeentre réalité et modèle afin d’en vérifier la pertinence et au besoin de rajouter et/ou d’éliminer certains facteurs.

TP : Montrer qu’une entreprise est un système.

    1. Eléments de méthodologie systémique




      1. Origines et principes de la systémique. 


Plus qu'une discipline au sens habituel du terme, la systémique peut être vue comme un courant de pensée de portée très générale :

- l'origine peut en être située dans la cybernétique, fondée par N. Wiener au sortir de la 2ème guerre mondiale. La cybernétique est l’Ensemble des théories et des études sur les systèmes considérés sous l’angle de la commande et de la communication. (La cybernétique trouve des applications dans l’industrie, en biologie, dans le domaine des arts. L’informatique est une application de la cybernétique.)

- une contribution importante de K. Boulding (1956) propose une classification des systèmes en 9 niveaux de complexification croissante :

1-passif,

2- actif,

3- régulé,

4- informé,

5- décisionnel,

6- doté de mémoire,

7-se coordonnant,

8- imaginatif,

9- auto-finalisé.
On voit la très grande généralité qui fait de la systémique un courant transdisciplinaire, de la physique à la biologie en passant bien sûr par l'information et la communication.
- Citons encore le livre fondateur de J.-L. Le Moigne : La Théorie du Système Général. Théorie de la modélisation(PUF, 1977 1ère ed.), J. Mélèse : Approche systémique des organisations, 1979, H. Simon : Sciences des systèmes, sciences de l'artificiel, trad. française 1991, E. Morin sur la notion de complexité (La méthode, 4 tomes 1977-1986).


      1. Encore :Définitions d'un système 



Une définition courante mais excessivement vague est celle d'un ensemble d'éléments en inter-relation les uns avec les autres.

Cette définition met l'accent sur le fait qu'un système est une structure. J.-L. Le Moigne propose une définition en plusieurs facettes et plus complète :

Un système est :
QUELQUE CHOSE : n'importe quoi, identifiable ;

DANS autre chose : un environnement ;

POUR quelque chose : une finalité ou projet ou objectif ;

QUI FAIT quelque chose : activité, fonctionnement ;

PAR quelque chose : une structure, une forme stable ;

QUI se transforme : évolution dans le temps

hist11

Et toujours selon J.-L. Le Moigne, un système se construitpar triangulation :

histo11a

entre ce que
l'objet FAIT : pôle fonctionnel,

l'objet EST : pôle ontologique,

l'objet DEVIENT : pôle génétique.


      1. Système d'information d'entreprise 


La décomposition d'une Entreprise en sous-systèmes permet de situer son système d'information de la manière suivante :

hist12

Cette présentation du système d'information peut être discutée :

- il est défini par différence, "coincé" entre 2 autres sous-systèmes, pilotage et opérant. Or, il existe des systèmes d'information de pilotage (aide à la décision) ainsi que des systèmes d'information de l'opérant.

- il ne rend pas compte de l'aspect représentation, pourtant essentiel dans la notion d'information, ce qui expliquerait que différentes vues puissent cohabiter.

    1. Conclusion

L’approche analytique se centre sur les éléments qui composent l’objet de l’étude, alors que la systémique propose une vision plus globale qui prend en compte l’environnement de l’objet, les interactions qu’elles soient internes et/ou avec son environnement.

L’une est complémentaire de l’autre et utiliser l’une ne veut pas dire abandonner l’autre.

La systémique a pour finalité d’aider à déchiffrer, à comprendre, à agir sur un système complexe. Ce n’est pas une théorie, mais une méthodologie transdisciplinaire visant à donner une représentation opérationnelle d’un système.

La systémique considère l’objet à étudier dans sa globalité, sa complexité, elle prend en compte les relations, les interactions entre les éléments qui le compose. La vision dépasse la vision statique et devient dynamique. C’est un changement d’état d’esprit qui adapte notre mode de pensée à notre environnement.

Ces systèmes, puisqu’ils sont ouverts, ont la possibilité de s’adapter, d’évoluer vers des structures plus complexes. Une organisation doit donc « devenir en fonctionnant et fonctionner en devenant, en maintenant son identité ».

  1. DSI dans les organisations

En un demi-siècle, l’approche de l’organisation a été profondément modifiée par la visionprocessus. Celle-ci a d’abord touché la production industrielle avec la théorie du juste à temps et s’est ensuite étendue à toutes les activités avec les principes de la qualité totale. La gestion par les activités sous l’angle financier et le mouvement de la reconfiguration des processus sous l’angle organisationnel ont incité à des remises en question fondamentales des processus, tandis que la théorie de l’entreprise en réseau centre la gestion sur les processus inter-organisationnels.

    1. Apport de la DSI (vision processus) à la performance de l’entreprise

      1. L’objectif de l’organisation du travail

Tout travail collectif pose la question de l’identification des activités conduisant au résultat, de leur répartition et de leur coordination. Longtemps, la préoccupation centrale a été d’ordre technique, c’est-à-dire de savoir comment diviser le travail pour atteindre l’objectif visé. Dès l’antiquité, les grandes constructions témoignent d’une maîtrise certaine de l’organisation des travaux.

À partir du XXe siècle, l’utilisation des moyens n’est plus jugée simplement sur son efficacité (la production du résultat), mais également sur son efficience (le rapport résultat/moyens). La recherche de performance va occuper une place croissante, avec des approches variées.

Ainsi, les auteurs des premières théories managériales ont cherché à optimiser la division du travail par une définition précise des tâches à exécuter. Inversement, le management par objectifs a préconisé de piloter l’entreprise en laissant une large autonomie aux différentes entités structurelles à différents niveaux. L’approche processus a déplacé le centre des préoccupations de la statique vers la dynamique de la structure. Une des expressions les plus anciennes est le système du juste à temps (JAT), focalisé sur la réduction des stocks pour augmenter la performance économique de l’entreprise.

      1. Les processus dans l’organisation de la production : le JAT

L’idée initiale du JAT a été formulée vers 1935 par K. Toyoda, patron de Toyota qui était alors une petite entreprise avec peu de moyens. Pour réduire le fonds de roulement, a-t-il exprimé, il faudrait d’une part acheter matières et pièces au moment où l’on en a besoin, d’autre part vendre immédiatement aux concessionnaires les véhicules produits sans les stocker.

Cette ouverture rencontre un autre courant théorique qui a contribué à une vision processus pour l’ensemble de l’entreprise : la qualité totale. Ce mouvement s’est développé à partir d’une recherche de qualité constante dans la production en série et a étendu son champ à toutes les activités, organisées en processus.

      1. Les processus dans le management de l’entreprise : la qualité totale

Dans les années 1920, les variations de qualité dans les pièces produites en série posaient un problème majeur aux Bell TelephoneLaboratories. L’application de techniques statistiques, sous la direction de W. Shewhart, allait être d’un apport décisif pour cerner les sources de non qualité. Des mesures régulières ont été effectuées, portant non seulement sur les caractéristiques des produits finis en bout de chaîne, mais également sur les dysfonctionnements du processus de production. L’analyse de ces mesures a permis d’améliorer la production (réglages optimaux pour les machines), l’inspection finale (optimisation de la taille des échantillons de produits à contrôler) et même les spécifications (intervalles de tolérance pour les matériaux utilisés). Cependant, les deux ensembles théoriques que représentent le JAT et la qualité totale, n’ont pas fondamentalement remis en question la nature et la pertinence des activités. C’est ce que va faire, d’abord la théorie de la gestion par les activités sous l’angle financier, puis celle de la reconfiguration des processus sous l’angle organisationnel.

      1. La vision financière des processus : la gestion par les activités

La gestion par les activités a bousculé le domaine du contrôle de gestion. Celui-ci a été théorisé au milieu des années 1960 comme une contrepartie nécessaire à la délégation de responsabilité. C’était un moyen pour les dirigeants de s’assurer que les cadres à différents niveaux utilisaient au mieux les ressources pour atteindre les objectifs assignés : le suivi des objectifs et des moyens a donc été pensé à partir du découpage hiérarchique et vertical de l’organisation. La théorie de la gestion par les activités propose donc d’introduire une vision financière transversale sur les activités de l’entreprise. Son objectif est d’offrir aux dirigeants une vision claire de la création de valeur dans l’entreprise, à travers la mesure de la performance des activités et leurs consommations de ressources.

La gestion par les activités conduit à repérer les grands processus de l’entreprise et la succession d’activités dont on va suivre les coûts : les processus utilisent des activités, et les activités consomment des ressources. L’analyse des processus est centrée sur l’évaluation et l’amélioration de la performance totale, et non plus sur celles des différents métiers : elle doit notamment permettre d’identifier les activités à valeur ajoutée – celles qui augmentent l’intérêt du client pour le produit ou le service – de celles qui ne sont pas ou peu créatrices de valeur et qui sont liées au mode d’organisation. Elle conduit également à distinguer, parmi les activités à valeur ajoutée, celles qui sont au cœur du métier de l’entreprise et celles qui peuvent être sous-traitées.

La gestion par les activités a donc contribué à développer, principalement sous l’angle financier, une approche processus de l’entreprise, qui va être amplifiée du point de vue organisationnel par le courant de la reconfiguration des processus. La remise en question des activités.

      1. La reconfiguration des processus

Au début des années 1990, la théorie de la reconfiguration invite à réorganiser le fonctionnement de l’entreprise autour d’activités réparties dans des processus dont le résultat présente une valeur pour les clients. L’objectif est d’améliorer la performance d’une part en augmentant la qualité de service aux clients (qualité des produits/services, délais, services complémentaires), d’autre part en réduisant les coûts. Le découpage structurel en entités spécialisées disposant d’une certaine latitude d’organisation est considéré comme un obstacle à l’amélioration du fonctionnement.

      1. La théorie de l’entreprise en réseau

La théorie de l’entreprise étendue s’est construite à partir des nouvelles formesd’organisation, liées aux technologies de l’information et à la globalisation de l’économie.

À partir des années 1980, la définition des frontières de l’entreprise s’est assouplie. En effet, la mise en œuvre de réseaux informatiques, l’EDI (échange de données informatisées) ou les technologies Internet ont permis à des Organisations partenaires de synchroniser et d’articuler certaines de leurs activités. La mise en place de systèmes de juste à temps externes, entre clients et fournisseurs industriels, a initié cet élargissement de l’organisation des processus. La globalisation de l’économie a élargi la dimension de cette nouvelle forme d’organisation, qui est à l’image d’un réseau « constitué de systèmes de composants (entreprises, unités d’organisation, équipes) agissant les uns sur les autres, à travers une multitude de systèmes de connexions puissants (prix, procédures, systèmes informatiques, systèmes de communication, langages, négociations politiques) ».

L’entreprise – réseau se caractérise par une grande diversité de formes, selon la répartition du pouvoir (en un ou plusieurs centres) et selon l’engagement des partenaires dans les processus opérationnels.

Les technologies de l’information et de la communication, jouent un rôle essentiel en établissant une chaîne d’activités coordonnées entre partenaires. Le concept de Supply ChainManagement, gestion intégrée de la chaîne logistique, est une déclinaison particulière de l’entreprise étendue : la visualisation de l’ensemble des flux de produits et d’informations, permet de repérer les processus à définir entre les acteurs clés, intégrant opérations et mécanismes de contrôle et de feed-back.

Cette théorie, qui remet en question les frontières traditionnelles de l’entreprise, centre leur gestion sur les processus.

    1. Processus et SI

La plupart des méthodes d’analyse proposent des concepts pour modéliser un système d’information à travers ses processus, mais selon différentes perspectives :

  • la perspective orientée activité a proposé les concepts d’activité, de lien, d’aiguillage, de ressource, d’entrée et de sortie ;

  • la perspective orientée flux apporte les concepts d’acteur et de flux ;

  • la perspective orientée état s’appuie sur les concepts d’état, de transition, de condition, d’événement et de synchronisation.

La distinction entre système d’information et système informatique est nécessaire si l’on veut répartir les responsabilités de leur évolution au sein de l’entreprise.De plus, le système d’information, particulièrement dans une perspective d’urbanisation, présente deux aspects :

  • d’un côté celui de ses processus et acteurs,

  • de l’autre celui de ses fonctions logiques et entités informationnelles.

C’est l’identification des processus qui oriente la construction d’une architecture de système d’information en trois facettes interdépendantes : l’architecture métier, l’architecture fonctionnelle et l’architecture informatique.

      1. Définition et utilisation d’un système d’information

La définition d’un système d’information varie selon les auteurs, de même que son appellation. Certains parlent de « système d’information pour le management ou système d’information de gestion », d’autres de « système d’information organisationnel », d’autres encore de « système de traitement de l’information ».

Il existe cependant depuis le début des années 1970 des définitions qui ont fait référence. Elles ont évolué en fonction de la diffusion croissante de l’informatique dans les activités de l’Organisation. Ainsi, certains auteurs ont focalisé sur le rôle de l’information dans la décision.

Les plus célèbres sont R. Mason et I. Mitroff qui ont considéré qu’« un système d’information comprend au moins une personne (avec son profil psychologique) dans un contexte organisationnel, confrontée à un problème pour la résolution duquel (c’est-à-dire le choix d’une action) elle a besoin d’éléments qui lui sont fournis à travers un certain mode de présentation ». Dans cette perspective, le système d’information s’inscrit dans un processus de décision sous-jacent et apporte une aide au décideur.

Les définitions vont progressivement s’élargir, traduisant le fait qu’un système d’information a dépassé le stade d’outil pour devenir l’élément structurant d’une organisation. Ainsi, quand R. Reix le définit comme « un ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel, personnel, données, procédures permettant d’acquérir, traiter, stocker, communiquer des informations (sous forme de données, textes, images, sons, etc.) dans les organisations », on voit apparaître une notion essentielle, la procédure. Celle-ci décrit comment, quand et où le personnel est supposé utiliser matériel, logiciels et données pour que l’Organisation soit informée.

      1. Système de travail et système d’information

S. Alter fut parmi les premiers à mettre l’accent sur les liens entre processus et système d’information. Il est parti de la notion de « processus métier » comme un ensemble coordonné d’activités visant à produire un résultat pour des clients internes ou externes. Le processus métier est exécuté par des acteurs humains ou automates, utilisant des ressources. S. Alter appelle « système de travail », l’ensemble {processus, acteurs, ressources} dont la finalité est de produire un résultat visé. Dans certains cas, les activités des processus sont uniquement du traitement de l’information : saisie, stockage, transmission, recherche, manipulation, restitution. Le système de travail est alors appelé système d’information.

Un système d’information est donc un ensemble de processus, acteurs et ressources, que l’on observe ou définit sous l’angle des informations produites et manipulées. Il peut alimenter en informations d’autres systèmes de travail.

      1. Système d’information et système informatique

Un système d’information peut être défini comme « la partie du réel constituée d’informations organisées et d’acteurs qui agissent sur ces informations ou à partir de ces informations, selon des processus visant une finalité de gestion et utilisant les technologies de l’information ».

Dans un projet, le maître d’ouvrage est responsable de la définition et la mise en œuvre du système d’information.

• La finalité de gestion oriente la définition du système d’information, c’est son objectif de production.

• Les informations organisées sont celles que l’entreprise choisit de gérer, en général prédéfinies et structurées.

• Un acteur est un être humain ou une machine, qui crée, manipule, transforme les informations ou qui est sollicité par la présence ou la valeur de certaines informations.

• Le processus est un plan d’ensemble indiquant comment les acteurs collaborent au moyen des informations gérées pour accomplir l’objectif de production.



Un système informatique est « un ensemble organisé d’objets techniques – matériels, logiciels, applicatifs – qui représente l’infrastructure d’un système d’information ».

Dans un projet, le maître d’œuvre est responsable de la conception et la construction du système informatique.

Nous allons préciser l’utilisation du terme processus à deux niveaux :

  • D’abord à un niveau détaillé, celui des méthodes d’analyse guidant la reconfiguration des processus et leur informatisation, où l’on travaille en profondeur sur les processus.

  • Ensuite à un niveau plus global, qui est celui de l’architecture des systèmes d’information.



    1. Objectif des méthodes d’analyse

Les premières méthodes datent de la fin des années 1960, lorsque les grandes entreprises ont commencé à rencontrer des problèmes de qualité et de productivité dans le développement de leurs applications informatiques. Entre utilisateurs et informaticiens, la communication était souvent entachée d’ambiguïtés et d’incompréhensions.

Pour augmenter la rigueur du travail des informaticiens et améliorer le dialogue avec les utilisateurs dans l’expression de leurs besoins, des méthodes ont été proposées (Corig, Minos, Idef, JSD...). Elles offraient un guide pour l’analyse et une aide à la représentation du futur système d’information.

Ces méthodes ont évolué avec les années, d’une part pour prendre en compte l’évolution des technologies, notamment les bases de données et le transactionnel, d’autre part pour intégrer les retours d’expérience et les limites rencontrées. Elles se sont souvent enrichies par fertilisation croisée et emprunts mutuels de concepts.

Sans entrer dans le détail des méthodes particulières, nous allons ici présenter les catégories de modèles de processus. Auparavant, nous allons préciser les termes de métamodèle, modèle, diagramme et méthode.

      1. Métamodèle, modèle, diagramme et méthode

Un métamodèle est un ensemble de concepts, de notations et de relations entre les concepts permettant de construire une image abstraite de la réalité. Le concept est une représentation mentale abstraite d’un type d’élément de la réalité que l’on veut figurer. Il est généralement assorti d’une définition et il est visualisé par un symbole graphique qui est sa notation.

Au niveau 1, le métamodèle comprend trois concepts (Activité, Acteur et Lien), avec chacun leur notation graphique. Dans les relations entre concepts, on précise que le concept Lien permet de relier Activité et Acteur. (voir lien entre Acteur et Cas d’utilisation)

On distingue la définition des composants d’un métamodèle de leur application concrète à la représentation d’une partie du réel (existant ou futur).

Ce deuxième niveau de représentation est appelé un modèle, qui est une instance du métamodèle. Le métamodèle est la base de l’élaboration des modèles. Un métamodèle peut donc donner lieu à une infinité de modèles. Un modèle est également un ensemble de concepts, applicables à une réalité particulière, qui s’appuient sur les concepts du métamodèle.

Ainsi, au niveau 2, Commander Article est un concept qui instancie le concept d’Activité.

La représentation graphique des éléments d’un modèle est souvent appelée un diagramme.

Exemple :

Niveau 1 : Métamodèle

  • Concepts : Acteur, association, cas d’utilisation ;

  • Notations : dessins

  • Relations entre concepts : le montrer.

Niveau 2 : Modèle

Acteur relié au cas d’utilisation dessin

Un modèle, même s’il est une concrétisation du métamodèle, reste une abstraction par rapport à la réalité à représenter. On peut donc instancier ce modèle pour en faire une utilisation concrète, dans le cadre d’un système d’information par exemple. Un modèle peut donc donner lieu à une infinité d’instances.

Niveau 3 : Diagramme

Dessin

A ce niveau 3, Commander Voiture est une instance du concept Commander Article. On parle souvent de diagramme d’occurrences ou diagramme d’instances (diagramme d’objet) pour faire référence à un diagramme élaboré à ce niveau.

Du point de vue de leur apport conceptuel, on peut ainsi distinguer trois représentations génériques, dont les concepts constituent des éléments de base pour tous les modèles aujourd’hui.

  • Les représentations orientées activité

Une représentation orientée activité vise à fournir une image abstraite d’un séquencement logique d’activités : les diagrammes dynamiques : MCT, MOT, Diagramme d’activité par exemple.

Le modèle le plus simple comporte les deux concepts suivants : Activité et Lien.

  • Les représentations orientées flux

Une représentation orientée flux vise à fournir une description synthétique et abstraite de la circulation orientée d’éléments, en général des informations. On s’intéresse principalement au mouvement, sans considération d’activités accomplies entre deux échanges : graphe de flux, diagramme d’interaction.

Les concepts de base sont l’Acteur et le Flux.

  • Les représentations orientées état

Une représentation orientée état vise à fournir une image des conditions de déclenchement des activités. Dans une représentation orientée activité, on suppose un enchaînement automatique des activités selon leur séquence.

Les concepts centraux sont l’état, la Transition et la Condition : diagramme d’état par exemple.

Les méthodes d’analyse de système d’information ont utilisé de deux façons la représentation orientée état. Certains auteurs ont enrichi un modèle orienté activité en introduisant les concepts d’événement et de condition comme déclencheurs d’une activité. On peut alors trouver :

  • la notion d’événement, fait extérieur au processus, qui a un effet sur son déroulement ;

  • la notion de synchronisation, règle indiquant les conditions de simultanéité ou d’exclusion d’événements multiples ;

  • la notion de condition de garde, condition devant être satisfaite pour que la réalisation de l’événement déclenche effectivement l’activité.



      1. La notion de langage de modélisation

Aujourd’hui, la plupart des méthodes d’analyse de système d’information incluent deux aspects dans la représentation : l’aspect statique ou structurel qui décrit la structure des informations (représentée par exemple à l’aide du formalisme entité-association), et l’aspect dynamique ou comportemental qui décrit les activités. Les deux aspects tendent à être couplés par le biais de modèles qui comportent des éléments relevant des deux aspects. Ainsi, sur un modèle qui décrit le comportement, on pourra faire référence à des entités décrites dans un modèle structurel. À l’inverse si les activités figurent sur les entités, on complète par un modèle permettant de représenter un enchaînement global.

Un langage de modélisation est système de signes et de règles permettant d’exprimer une pensée et de communiquer. Chaque signe comporte un symbole et une signification, en soi et par rapport aux autres signes. Les signes sont regroupés en un ou plusieurs modèles.

    1. Gouvernance du système d’information

      1. Architecture et maîtrise du système d’information

Le degré de maîtrise des systèmes d’information n’est pas le même dans toutes les Organisations. Certains auteurs ont proposé un modèle d’évolution par étapes, le passage d’un niveau de maturité à l’autre s’effectuant en général lorsque l’Organisation est en situation de crise, car les limites d’un niveau de maturité sont atteintes.

Ainsi, l’informatisation d’une Organisation s’est fait d’abord au coup par coup, de façon parfois anarchique, sans vision d’ensemble. Progressivement, la pratique de planification s’est développée. Elle conduit à une représentation abstraite (compréhension) des différentes parties du système d’information, appelée architecture de système d’information, qui permet prendre des décisions globales et s’assurer de la pertinence de l’assemblage, notamment la cohérence et l’efficience technique.

Ensuite, une autre exigence apparaît : celle de soumettre les évolutions du système d’information aux priorités stratégiques de l’entreprise, au-delà des contraintes techniques qui déterminent une partie des investissements. Pour pouvoir répartir les décisions, on a alors distingué dans l’architecture du système d’information global de l’Organisation trois structures complémentaires : l’architecture métier, l’architecture fonctionnelle et l’architecture applicative.

Nous allons voir comment ces notions ont été utilisées dans la gouvernance du système d’information, d’abord dans une perspective de planification, puis plus fondamentalement dans une perspective de structuration par niveaux.

      1. Planification des systèmes d’information

La planification des systèmes d’information consiste à mener une réflexion globale pour orienter et structurer l’informatisation d’une Organisation. Historiquement, elle s’est développée sous la pression de difficultés croissantes dans la maîtrise des applications, avec trois objectifs :

  • éviter les incohérences entre des systèmes développés de façon indépendante ;

  • partager des ressources en construisant des bases de données communes ;

  • arbitrer entre des investissements concurrents.

Il existe peu de méthodes de planification. L’une des plus structurées a proposé de travailler sur les choix d’informatisation à partir d’une représentation globale de l’entreprise basée sur les processus. Il s’agit de lister tous les processus de gestion et de faire apparaître les ensembles d’information qui sont créés ou utilisés par chaque processus. Une matrice processus/informations montre l’interdépendance entre processus et permet de regrouper dans un « domaine » des processus qui ont une finalité semblable et utilisent des données fortement liées entre elles. Une information n’est créée que dans un domaine, mais peut être utilisée par d’autres, ce qui traduit des liens entre domaines. La représentation du système d’information sous forme de domaines avec les liens entre eux correspond à une architecture du système d’information de l’Organisation.

Voir l’exemple de la gestion des commandes et le développer.

De grandes opérations de planification ont été menées, conduisant à des schémas directeurs de développement des systèmes d’information. Les objectifs de cohérence et de partage d’information ont globalement été atteints, puisqu’à chaque domaine a été associé une application informatique ou un ensemble d’applications fortement couplées.

Cependant, dans la pratique, l’identification des processus a souvent été soumise au découpage structurel de l’Organisation. Les processus étant limités à un département ou un service, le découpage en domaines et en grandes applications intégrées a été un facteur de rigidité dans l’organisation du travail.

La définition d’une stratégie doit donc être traduite dans les choix d’organisation et d’informatisation.

      1. Urbanisation

Dans cette perspective d’alignement stratégique, la mission première du système d’information est d’aider l’entreprise à atteindre ses objectifs. Il doit avant tout s’aligner sur les orientations stratégiques et ne pas être dominé par des contraintes techniques.

Cependant, pour que le système informatique puisse évoluer de façon réactive, efficiente et efficace, il faut le construire comme un assemblage de composants faiblement couplés : c’est le principe d’urbanisme. De même que les urbanistes s’attachent à faire évoluer une ville par quartiers et secteurs, les informaticiens doivent construire le système informatique de façon modulaire pour pouvoir modifier chaque composant de façon quasi indépendante.

Par ailleurs, les utilisateurs sont appelés à devenir acteurs de leur système d’information et des services qu’il apporte. Le principe qui s’imposa progressivement fut de partager les options d’évolution du système d’information entre un maître d’ouvrage – responsable des choix concernant les processus, les informations et l’organisation – et un maître d’œuvre – responsable des choix informatiques.

Cela a conduit à affiner la notion d’architecture de système d’information. Ainsi, on peut distinguer trois vues : une vue métier, une vue fonctionnelle et une vue système informatique :

  • La vue métier est celle des activités de l’entreprise, c’est-à-dire ses processus. Une telle représentation est appelée « architecture métier » ou une cartographie des processus. Elle permet de faire apparaître les liens entre processus et de dresser une matrice mettant en évidence leur contribution aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Cette vue doit piloter les autres vues.

  • La seconde vue est celle des fonctions du système d’information. Son élaboration relève d’une collaboration entre maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre informatique. Le résultat s’appelle « architecture fonctionnelle » et fait apparaître fonctions et informations du système d’information.

  • La troisième vue est celle du système informatique, c’est-à-dire des applications et des infrastructures techniques. Sa représentation s’appelle « architecture applicative ». Elle fait apparaître les composants informatiques, ainsi que leurs échanges.

L’activité de structuration est souvent appelée urbanisation des systèmes d’information. Le point le plus difficile est d’« urbaniser » le système informatique.

III. MISE EN ŒUVRE DE L’ANALYSE SYSTEMIQUE
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