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Association d’aide aux insuffisants renaux

Création de bases de données sur BMS

Stage en informatique




Elsa Granqvist

17 Mai au 25 Juin 2010









Table des matières


I/ Présentation de l’association 3

A/ L’association 3

B/ Son activité 4

II/ Architecture informatique 5

A/ Postes utilisateurs 5

B/ Les trois S : serveurs, sauvegarde, sécurité 6

1/ Les serveurs………………………………………………………………………………….…………….6

2/ La sauvegarde………………………………………………………………………………………….….7

3/ La sécurité……………………………………………………………………………………………………8

C/ Le réseau mis en place 9

III/Travaux réalisés durant le stage 10

A/ Création de bases de données 10

1/ Problématique 10

2/Les solutions 10

3/ La réalisation 10

3.1/ Avant le projet ……………………………………………………………………………10

3.2/ Le projet………………………………………………………………………………………11

3.2.1/ Présentation de mon environnement de travail………….11

3.2.2/ La construction du projet…………………………………………….12

3.3/ Après le projet ……………………………………………………………………………14

B/ Autres travaux effectués 15

Conclusion………………………………………………………………………………………………………………….16

Remerciements.............................................................................…..16

I/ Présentation de l’association

A/ L’association


L’AAIR est une association (à but non lucratif) d’aide aux insuffisants rénaux chroniques de la région Midi-Pyrénées. Elle fut créée en 1971 par un groupe de néphrologues dont le Professeur J.M. SUC, le Professeur P. BARTHE, le Professeur J.J. CONTE, le Docteur TON THAT et un groupe de bénévoles.

Mais voici l’organigramme de l’association à ce jour:



Les buts de cette association sont :

  • de mettre en place des unités de soins nécessaires à la dialyse de ses patients,

  • de constituer un prolongement de l’activité des services néphrologues du centre hospitalier de Midi-Pyrénées.



B/ Son activité


L’association comprend environ 30 salariés, 60 infirmières, et 15 à 20 médecins dans plusieurs centres de dialyse répartis dans toute la région Midi-Pyrénées comme nous le montre cette image.



L’AAIR propose un service de dialyse, qui est une technique d’épuration du sang pour les personnes souffrant de dysfonctionnements rénaux. Ces services sont possibles à domicile ou en unité d’autodialyse. Elle traite les personnes ayant des déficiences rénales importantes, souvent en phase terminale. Elle a comme outil principal le dossier médical.

Le dossier médical est à la fois un outil de travail pour le praticien et un moyen d’archivage d’informations personnelles de santé. Ainsi donc c’est un outil central de coordination et de fédéralisation des soins permettant un suivi sur la qualité du traitement. Une politique de sécurité est mise en place pour l’accès à ce dossier.
Afin de mettre en relation tous les utilisateurs nécessitant l’accès à ce dossier patient informatisé, un réseau informatique a été mis en place.

II/ L’architecture informatique

A/ Les postes utilisateurs

Dans les locaux de l’association AAIR, au niveau du service administratif, il y a 7 postes fixes et 2 ordinateurs portables reliés au réseau. Le service technique comprend 6 postes fixes et le service pharmacie 2 postes fixes.

Les postes fixes ont comme système d’exploitation Microsoft XP professionnel.

En ce qui concerne le service soin, étant assez étendu, il y a en moyenne un poste fixe pour chaque centre.
Le dossier patient, qui est la base de tout, a été informatisé grâce au logiciel Sined Medware qui reprend les informations nécessaires (prescriptions médicales et suivi clinique du patient). Ce logiciel est en interface avec le logiciel PharMed, qui gère les différentes activités de la Pharmacie (logistique avec les centres de soin), et avec le logiciel DTCI, qui permet la télétransmission pour la comptabilité (facturation).
L’ensemble de ces logiciels sont publiés dans l’architecture Citrix. Ce dernier est une architecture comprenant différentes applications de l’entreprise qui fonctionnent sur un serveur centralisé. Les utilisateurs naviguent donc grâce à un client Citrix.

Voici un exemple d’une architecture Citrix :



Unité de soins médicalisée ( UDM)

30 Centres de soins sur Midi-Pyrénées







2 Postes salle de consultation

2 Postes Médecin





1 Portable Wifi





3 Postes infirmière salle de soins

1 Poste référent hygiène

2 Postes secrétaire médical


B/ Les trois S : Serveurs, Sauvegarde, Sécurité

1/ Les serveurs

Voici une image montrant l’implantation des différents serveurs se trouvant au sein de l’AAIR :

Voici la description de chacun :

  • Le Servaair est le contrôleur de domaine principal. Il met en place une politique de sécurité d’accès aux applications.

  • Incotel est un serveur de télétransmission pour la facturation des séances de dialyse auprès des différentes caisses d’assurance maladie.

  • Medware est le serveur du dossier Patient informatisé partagé en multi-utilisateurs.

  • Xenapp 1 et 2 sont des serveurs qui gèrent les certificats de licences pour les utilisateurs Citrix. Un équilibre des charges se fait entre ces deux serveurs.

  • Gateway est un serveur qui sécurise les accès au réseau dans les deux sens.

En ce qui concerne l’architecture des serveurs de la pharmacie, elle est composée de :

  • Un serveur d’application

  • Un serveur de données

  • Un serveur d’intégration

2/ Les sauvegardes
La Sauvegarde des serveurs est définie selon un tableau récapitulatif de tâches réalisées en fonction des jours, des heures, du support (disque, système) et de l’outil utilisé.

Voici un exemple de programmation des sauvegardes de l’AAIR :


(Meta1 et Meta2 sont remplacés à ce jour par Xenapp1 et Xenapp2)
La sauvegarde du serveur d’application de la pharmacie est réalisée directement sur ce serveur se trouvant sous Unix. L’opération étant gérée par la crontab, un mail est envoyé par la cron, sur le compte root.

Le script de sauvegarde se trouve sur le serveur de base de donnée sous /backup/do_backup, il contient:





3/ La sécurité
Dans le secteur de la santé, il est primordial, de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations contenues dans les dossiers médicaux des patients.

Il faut donc gérer les accès aux dossiers informatisés. Il y a trois niveaux de sécurité :
Le premier concerne l’architecture client-serveur, où une restriction d’accès aux données est instaurée en fonction des habilitations et une séparation des réseaux est faite entre les différents services soins, administration, technique et pharmacie.
Le deuxième niveau concerne les modalités de connexion et de déconnexion, il est impossible pour les utilisateurs de se connecter à plusieurs sous le même code utilisateur et le même mot de passe.
Le troisième et dernier niveau se base sur la gestion des mots de passe, un code est donné à chaque utilisateur, et il est différent pour chacun. Le mot de passe choisi doit être si possible alphanumérique, d’une longueur de 6 caractères, et pas trop courant. Il est changé périodiquement et il est conservé confidentiellement.
Egalement un anti-virus est installé sur chaque poste utilisateur avec un contrôle d’une mise à jour régulière.
Pour finir les utilisateurs ne peuvent installer un quelconque logiciel afin de conservé l’intégrité des données.

C/ Le réseau mit en place




Dans une architecture serveur d’application, les applications et les données sont déployées de telle sorte que tout est réalisé sur le serveur. Les postes de travail, appelés clients, ont accès de manière automatique et instantanée aux applications sans avoir besoin de télécharger du code exécutable ou de mettre à jour des applications.

Les applications et les données sont enregistrées sur un serveur différent en fonction de l’application métiers. Ses principaux composants sont :

    • Une couche application multi-utilisateur qui donne la possibilité à tous les utilisateurs de se connecter, lancer une ou des applications. Ce système permet l’exécution des applications dans des sessions protégées sur un même serveur.




    • Un protocole de communication (ICA) qui prend en charge la logique de déport de l’interface utilisateur, de telle sorte que seuls les différentiels d’affichage, les frappes au clavier et les clics de souris sont transmis, ce qui a pour principal avantage de réduire le trafic réseau et de limiter la consommation en bande passante.




    • Une Architecture centralisée permet aux administrateurs de réaliser des opérations d’installation et de maintenance à moindre coût et d’optimiser la sécurité en isolant toute application du poste client.

III /Travaux réalisés durant le stage

A/ Création de bases de données


1/ Problématique
Le but du projet était d’informatiser divers documents papiers, ou Excel, du module des ressources humaines en mettant en place des bases de données dont la saisie se fait par l’intermédiaire de formulaires dynamiques. Ces bases de données devaient être accessibles à tous les salariés ou libéraux (droits d’accès non inclus).
J’ai eu diverses contraintes. En ce qui concerne la durée, le projet devait être fini pendant ces six semaines. Une solution gratuite ou pré-existante devait être envisagée. Selon les apps, les utilisateurs de ces dernières étaient différents, donc il fallait également voir si une formation devait être faite.
Problématique :

Comment installer une grosse base de données en réseau tout en uniformisant le traitement du module RH ?

2/ Les solutions

Plusieurs solutions sont possibles :

  • par l’application Excel avec des formulaires dynamiques fait grâce a du Visual Basic

  • par SQLserveur

  • par une base de connaissance adaptée aux établissements de santé, ici BMS


La solution d’Excel n’est pas possible car l’association à la version 2003, et les macros déjà instaurées ne sont pas compatibles avec les nouvelles versions du pack office. Cette solution n’est donc pas pérenne dans le temps.

L’association ayant déjà mis en place certaines bases de données dans la base BMS, la solution de SQLserver était donc à mettre de côté.

Notre choix s’est donc logiquement porté sur la troisième solution.
3/ la réalisation du projet

3.1/ Avant le projet

En premier lieu, j’ai procédé à un rangement de la base documentaire, car j’aurai besoin plus tard des documents afin de créer les différentes bases de données.

Ainsi donc, une hiérarchie documentaire a été mis en place, afin de faciliter la recherche de documents pour l’utilisateur et de rendre le rangement plus clair.

Pour mettre en place cette hiérarchie, certains documents ont été liés avec d’autres documents

Voici le résultat obtenu:


Ceci étant donc fait, il ne restait plus qu’à voir quelles bases de données à développer.
Je me suis donc occupée de ces différentes bases, concernant les ressources humaines :

  • Dossier du salarié

  • Demande de formation

  • Plan de suivi des formations

  • Questionnaire de satisfaction des outils logistiques

  • Evaluation entretien des locaux

  • Intégration du salarié (check list)

  • Evaluation formation

  • Entretien annuel des progrès


3.2/ Le projet

3.2.1/ Présentation de mon environnement de travail

BMS (Blue Medi Santé) est une application utilisée par des entreprises de santé.

Elle permet de stocker tout ce qui est nécessaire au déroulement de l’entreprise. Dans le cadre de l’AAIR, on retrouve des documents pour les infirmières, les médecins, les pharmaciens, et le personnel de l’administration, que ce soit pour l’administration, la sécurité, l’hygiène, etc.…


L’application permet également de pouvoir communiquer des informations, au travers de formulaire, à d’autres utilisateurs.

3.2.2/ La construction du projet

Je suis donc passée par l’interface graphique de BMS pour créer les entités de cette base de données.

Il a donc fallu construire les champs, gérer les droits d’accès, puis diffuser la base de données.
Voici les étapes de la construction de l’apps :

Evaluation des besoins et des attentes des personnes ciblées par l’apps, on se pose ainsi quelques questions :

    • Quelles sont les attentes en matière d’informations ?

    • Comment les informations doivent-elles être traitées ?

    • Quel résultat cherchez-vous ?

    • Pour quel but cette apps sera créée ?

Après ceci on va créer une version test afin de travailler dessus sans altérer l’original on va donc :

    • Mettre en place divers champs, organisés de manière logique et claire, selon l’attente des employés

    • Créer des droits d’accès selon l’apps

Quand l’apps est fini on fait un ensemble de jeux d’essais sur chaque apps

    • afin de mettre en avant

      • les points forts et faibles

      • les manques

      • les modifications à apporter

Après modifications, concertation afin de valider l’apps et de la mettre en service.

On teste les droits d’accès et le bon fonctionnement de l’apps.

On apporte des modifications si nécessaire durant le remplissage.
Pour chaque apps, je me base sur des documents papiers existants tout en les améliorant si nécessaire. L’aide du personnel administratif a été très important pour définir les différents points phares de chaque apps ainsi donc pour « note de frais », « chèque restaurant » je me suis renseignée auprès du service comptabilité, pour « questionnaire de satisfaction » le responsable qualité m’a fournis les renseignements nécessaires, pour le reste des apps l’aide de la secrétaire administrative a été concluante.

Lors de la construction de l’apps proprement dite, on rajoute des champs où l’on doit renseigner :

  • Le type du champ (exemples : Texte, nombre, élément de preuve…)

  • Le libellé du champ

  • Selon le type du champ (liste déroulante ou case à cocher), on doit renseigner la bibliothèque que l’on utilisera.

  • Si le champ est de type texte, on doit renseigner la taille du champ

  • Les droits d’accès sur le champ précisément

  • Le pré-remplissage si besoin

On valide ensuite pour accepter le champ. Ainsi de suite pour obtenir l’apps voulue.

3.3/ Après le projet

Après ceci on règle les droits d’accès de l’apps pour les enregistrements, la saisie, les statistiques, le worflow et les messages. Ainsi fait on peut tester l’apps, en faisant plusieurs saisies. Quand elle est validée, il faut la diffuser. Pour ceci, on créée d’abord un document qualité qui se « sert » de l’apps. On le place au bon endroit de l’architecture documentaire. Puis on diffuse ce document. L’apps est doublement protéger, pour que les utilisateurs aient accès à celle-ci, il faut redonner des droits à partir de l’onglet paramétrage.

B/ Autres travaux effectués


Maintenance de 4 ordinateurs dont 1 portable

  • changement de composants (ram, ventilateur, disque dur, alimentation)

  • mise en place de système d’exploitation (rétragation) donc un en Windows 7 (sinon XP pro)

  • Installation de divers logiciels : OpenOffice, Pack Office, Pharmed

  • Liaison avec le domaine : Installation du certificat Xengate.cer pour accéder au bureau virtuel Citrix aair. Chaque utilisateur en fonction de son statut accède à différentes applications qui sont publiées (dossier médical, GMAO gestion bio médical des dispositifs médicaux, pharmed…)


Mise en place d’une imprimante en réseau et enregistrements d’imprimantes sur PC (avec pilotes).

Participations autres dans l’entreprise :

  • Préparation de médicaments sous la tutelle des préparatrices en pharmacie

  • Soutien pour quelques menues tâches en secrétariat

  • Explications sur le travail des magasiniers ainsi que les différents outils à leur disposition

  • Petit cours de comptabilité ainsi que sur l’utilisation de leur logiciel de comptabilité

  • Visite d’une UDM : explication du processus d’une dialyse, rencontre avec un patient.


Conclusion

Pour conclure, j’ai mené à bien mon projet, tout en apportant des améliorations dans certains documents voir même la base de données documentaires.

Ce stage m’a permis de connaître la vie en entreprise, point important pour la vie future. Il m’a permis de savoir travailler en équipe et de connaître tous les rouages internes de l’entreprise.

Le fait de travailler avec des documents administratif, ceci m’a permis de comprendre certaines de leurs utilisations.

Donc ce stage a été très enrichissant, et m’a permis de comprendre plus la vie professionnelle.

Remerciements

Merci à tous les salariés de l’AAIR du site Flambère où j’ai effectué mon stage :

  • Philippe GAURET, responsable informatique, mon maître de stage, de m’avoir épaulé tout au long de ces 6 semaines ;

  • Sylvie RIVES, secrétaire administrative, de m’avoir accepté dans son bureau et d’avoir répondu à toutes mes questions ;

  • Murielle BOISNEAU, comptable fournisseur, de m’avoir expliqué un peu de comptabilité ;

  • Roland SATGE, responsable qualité, d’avoir accepté mes apps faites malgré sa réticence pour l’informatique ;

  • A tous les membres pour leur bonne humeur au moment des repas.

Merci également à une infirmière de dialyse pour la visite guidée d’une unité de dialyse (UDM) et à Henry, patient dans cette unité, pour avoir répondu à mes questions.


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