Jean frère et compagnie Quand une rubrique renferme 2 noms propres dont l’un est un prénom, l’autre est un nom de famille; on classe par nom de famille. Exemple : Hôtel nabili








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Le classement



A- Définition
Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information recherchée.
Principes de classement
Un bon classement doit être :


  • Simple, global, évolutif (prend en compte tous les sujets traités),

  • Applicable à tous les documents,

  • Valable pour tout le personnel,

  • Supervisé par 1 seule personne (check-in/check-out).



Il y a plusieurs façons de prévoir et d’organiser un bon classement parce que les documents à classer sont, en général, variés et les personnes qui recherchent une information ne portent pas toujours de même données.
On distingue alors :
- les ordres fondamentaux :

• Classement alphabétique

• Classement numérique

• Classement thématique (ou idéologique)
- les ordres dérivés :

• Classement décimal

• Classement chronologique

• Classement géographique

• Classement alphanumérique


  1. Les ordres fondamentaux


Avant d’entamer l’étude des différents ordres ou modes de classement, il est nécessaire de définir les mots suivants :
- Norme : ensemble de règles alphabétiques qui ont été normalisées.
- Rubrique : mot ou groupe de mots constituant l’intitulé du document à classer.

- Mot directeur : façon de présenter une rubrique pour son classement.

- Renvoi : inscription supplémentaire d’une rubrique pour renvoyer au mot directeur retenu, lorsqu’il y a hésitation sur le choix de celui-ci.
A – Principe
Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d’après l’ordre des lettres dans l’alphabet.
Le classement selon cet ordre est souvent délicat pour les dénominations comportant plusieurs mots. En effet, il faut choisir dans chaque dénomination ou chaque rubrique le mot directeur. Puis pour faciliter les recherches, il faut mettre le mot directeur en évidence en indexant la dénomination.
Ainsi, pour déterminer les mots directeurs dans une rubrique complexe, nous allons appliquer les règles définies par la norme l’AFNOR (Association Française de

NORmalisation).
B- Etude de la norme :
1er cas : la rubrique contient des noms propres
• On classe au premier nom propre :
Exemple :

Etablissement TALEB et compagnie

JEAN frère et compagnie


  • Quand une rubrique renferme 2 noms propres dont l’un est un prénom, l’autre est un nom de famille ; on classe par nom de famille.


Exemple :

Hôtel NABILI Farah
• Les particules Le, La, L’, Du, Des, Ibn, Abou, Ben, Ait, Abd… sont considérées comme faisant partie du nom, sauf les particules ‘de et d’ :
Exemple :

Papeterie la Fontaine

LA FONTAINE (papeterie)


  • Les titres d’honneur ne sont considérés comme mot directeur que lorsqu’ils sont employés seuls ou bien reliés à un autre nom par un trait d’union :


Exemple :

Café Moulay MOULAY (café)

Hôpital Moulay-Abdellah MOULAY-ABDELLAH (hôpital)

Mosquée lalla soukayna SOUKAYNA (Mosquée lalla)
• On classe au prénom s’il est seul ou s’il est relié au nom de famille par un trait d’union :
Exemple :

Salon de coiffure Mohammed

Hôtel Pierre-andré


  • Lorsque une rubrique renferme 2 noms de famille, on choisi comme mot directeur le premier nom de famille :


Exemple :

Cabinet chabab et Alaoui CHABAB et Alaoui (Cabinet)
• la lettre S présente une exception avec les mots débutants par SAINT : les noms débutant par saint (ou sainte, saints) sont classés à la fin de la lettre S ; entre eux, on suit les règles normales du classement alphabétique.
Exemple : salah sera classé avant saint-laurent et Saint-Tropez
Café Salah

Etablissement Salim

Restaurant Saint-Laurent

Hôtel Saint-Tropez
2ème cas : la rubrique contient des noms géographiques

Tout nom de localité, région ou pays est considéré comme nom propre, alors mot Directeur.
• On classe au premier nom propre, sans tenir compte des particules :

Exemple :

Les conserveries de Safi

Les minoteries de Casablanca

Café de l’Atlas
les points cardinaux et leurs composés et le mot « centre » sont considérés comme nom propre, s’il n’en existe pas d’autres et s’ils sont employés (seuls) sans complément :

Exemple :

Le garage du centre

La gazette du sud marocain

Société laitière de l’ouest du Maroc
• Les noms débutant par un article simple (le, la, les, un, une…) ou précédé d’un article contracté (du, de, des) se classent d’après le nom caractéristique :

Exemple :

Grand garage de la Koutoubia

Hôtel du Rif

Maroquinerai des Ouled Teima
3ème cas : la rubrique contient des noms publicitaires :
On classe au premier mot du nom utilisé à titre publicitaire à l’exception des articles ou prépositions suivants : au, aux, d’, de, des, du, l’, la, le, les.
On considère comme noms publicitaires :
• Les mots ou ensemble de mots inventés pour les besoins de la publicité :

Exemple :

Grand magasin Bata

Radio casette Philips
Les noms historiques, et légendaires :

Exemple :

Restaurant Don Quichotte

Hôtel des Mérinides

Librairie la Goconde
• Les mots pouvant être isolés dans la rubrique. On ne tient pas compte des articles, ni des propositions (à, de, pour, en, dans, avec, sur, par, sans)
Exemple :

Journal « l’opinion »

Pâtisserie « A la coupe d’or »

Publication « Pour nous »
Les mots étrangers publicitaire :

Exemple :

Café du stade du Foot-Ball

Manufacture de Pull-Over
4ème cas : la rubrique ne contient aucun nom propre (de personne, géographique, publicitaire ou assimilés)
• On classe au premier nom commun sauf « société » ou « compagnie »

Exemple :

Les caves marocaines

Comptoir des importations
• Toutefois, s’il n’y a pas de nom commun autre que société ou compagnie, on classe à l’un de ces noms :

Exemple :

Société industrielle et commerciale

Compagnie aéropostale
• Quand un nom commun est précédé d’un adjectif qualitatif, on classe à l’adjectif qualitatif :

Exemple :

Grand soldeur
• Quand un nom commun est précédé d’un adjectif numéral, on classe à l’adjectif numéral :

Exemple :

Hôtel du Dix-septième siècle

Aux cent mille chaussures
• Si un adjectif est employé comme nom (substantivement), il est alors considéré comme mot directeur de classement :

Exemple :

Les jeunes du village.

La royale imprimerie
5ème cas : la rubrique est formée d’initiale ou sigle :
• On classe toujours d’après la première lettre :

Exemple :

R.A.M

U.N.E.S.C.O
Indexage des rubriques :
On appelle ainsi la manière d’écrire une rubrique afin de faciliter un classement alphabétique.
Pour indexer correctement il faut :
- d’abord écrire le mot directeur (en majuscule)

- puis les mots qui suivent

- enfin entre parenthèses, les mots précédents
Exemple :

Rubriques non indexées Rubriques indexées

Café des Quatre Etoiles QUATRE étoiles (café des)

Hôtel SAFIR SAFIR (hôtel)

La Royale Imprimerie, casa ROYALE imprimerie, casa (la)

C- Avantages et inconvénients :


Avantages

Inconvénients

Simple dans son principe, le classement alphabétique de noms et de mots n’offre pas de difficultés.

Compliqué : lorsqu’il s’agit de classer des dénominations

Rapide lorsqu’il porte sur un nombre restreint de documents

Lent : lorsqu’il porte sur un nombre important de documents dont les mots directeurs de classement peuvent être homonymes ou composés de lettres identiques.

Extensible : il est toujours possible d’insérer de nouvelles dénominations ou un nouveau dossier entre deux dénominations ou deux dossier déjà existants.

Peu sûr : sauf précautions particulières, il est difficile de déceler le déclassement ou l’absence d’un dossier

Limite : dans son développement pas de problème matériels (liste à modifier ou à refaire, dossier à déplacer etc…

Utilisation

Le classement alphabétique s’adapte particulièrement au classement des noms de personnes, des raisons sociales de société, clients, fournisseurs, personne d’une entreprise, abonnés à un service ou à un journal à une assurance, élèves des écoles etc…



A- Principe
L’ordre numérique est basé sur la connaissance universelle de la suite naturelle des nombres entiers. (Si l’alphabet est limité à 26 lettres, la suite naturelle des nombres entiers est illimitée). Les objets, les documents sont classés dans l’ordre des numéros qui leurs sont attribués, au moment de leur création.
Le classement numérique nécessite l’emploie de deux répertoire :


  1. un répertoire alphabétique : pour retrouver le numéro de document

  2. un répertoire numérique : pour affecter à chaque nouveau document un numéro


Exemple :
Répertoire Numérique



Rubriques

1

La grande casablancaise

2

Transport rapide du Nord-Ouest du pays

3

Société du Pull-over

4

Imprimerie Royale de l’Atlas


Répertoire Alphabétique



Rubriques

4

ATALAS (imprimerie Royale de l’)

1

GRANDE casablancaise (la)

2

NORD-OUEST du pays (transport rapide du)

3

PULL-OVER (société)


NB : on appel le numéro donné la cote

La cote d’une pièce est attribuée en fonction de l’arrivée ou réception du dossier
B- Avantages et inconvénients :


Avantages

Inconvénients

Rapide : en ajoute facilement des chiffres que des lettres

Répertoire alphabétique indispensable

Extensible : on peut classer facilement de nouveaux dossiers

Une double recherche est nécessaire : consultation du répertoire alphabétique et la recherche dans le meuble de classement

Discret : les indices numériques ne signifient rien pour les personnes qui ne dispose pas de répertoire alphabétique




Sûr : on s’aperçoit facilement de l’absence ou de déclassement d’un dossier.




Utilisation

Le classement numérique est utilisé principalement pour les dossiers des tiers..


A- principe

Le classement idéologique se fait à l’aide d’un plan de classement, établi à partir des documents à classer. Ceux-ci sont répartis par « sujet » ; chaque sujet est divisé en sous sujets, eux mêmes subdivisés, et ainsi de suite.
L’analyse des sujets et de sous-sujets sera d’autant plus approfondie que la variété des documents à classer est importante. Lorsqu’un document comporte plusieurs « idées », jugées essentielles, il est indispensable d’utiliser des renvois.
Les sous sujets et les subdivisions sont classés soit par ordre alphabétique soit par ordre numérique.
Exemple :

Un magasin ‘arts ménagers’ veut classer la documentation qu’il reçoit régulièrement de fournisseurs éventuels.

Il divisera la documentation reçue en grands groupes ou sujets à savoir :





Cuisinières :

  • cuisinière à bois

  • cuisinière à charbon





Appareils de chauffage


Appareils

Appareils ménagers

Radiateurs :

  • radiateur à gaz

  • radiateur électrique


Aspirateurs :

  • Balai

  • Boule




Cuisinière électrique :

  • 2 feux

  • 3 feux

  • 4 feux




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