Gestion électronique des documents … Acquisition de documents papier Critères et procédés de classement Stockage








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TD 2 : BAC – Entraînez-vous à l’étude
La dématérialisation des factures (p. 48)

Objectif


S’entraîner à un travail d’étude dans l’optique de l’épreuve pratique.

Réponses aux questions

1. Pour mener cette étude, vous choisissez trois ou quatre documents que vous aurez sélectionnés dans les sources proposées ci-dessous ou dans d’autres sources.
2. Vous rédigez une synthèse structurée d’une page environ.

Avec les références qui sont données, les élèves disposent de toutes les informations utiles pour mener à bien ce travail de synthèse.

Complément pour le professeur


La frappe sous Google de l’expression « dématérialisation des factures » renvoie à de très nombreux liens, c’est pourquoi nous avons sélectionné ceux qui nous paraissent les plus pertinents au moment bien sûr où ce chapitre a été rédigé.

D’autres liens peuvent être consultés utilement, comme par exemple :

http://www.ladservices.fr/docupost_factures.htm où une présentation en format pdf du logiciel docupost-factures peut être téléchargé.

http://www.readsoft.fr/target/products/invoices/dematerialisation-facture.htm de la société READSOFT qui contient plusieurs liens vers des expériences de dématérialisation de factures.

http://www.vnunet.fr/actualite/tpepme_-_business/entreprises/20060321005 où un article court et synthétique intitulé « La dématérialisation des factures : un déploiement qui reste encore trop long » du 21 mars 2006 où le PDG Cyrille Sautereau de la société Descom présente les caractéristiques du marché de la dématérialisation des opérations de facturation dans le secteur privé.

TD 3 : L’apport de la LAD
pour les 3 Suisses (p. 49)

Objectif


Mesurer le travail de description d’un document.

Réponses aux questions

1. Donnez la signification des mots soulignés.

Informatique centrale main frame

C’est un terme ancien (années 1960) qui désignait l’ordinateur central autour duquel étaient connectés des terminaux qui étaient de simples « clavier - écrans » dénués de toute autonomie (pas de processeur, quasiment pas de mémoire centrale). Aujourd’hui ce terme désigne encore de très gros serveurs dans des architectures complexes. Bref ce terme évoque une informatique de haut de gamme avec des serveurs d’une très grande capacité de stockage et de calcul.

http://www.granddictionnaire.com/btml/fra/r_motclef/index1024_1.asp

Tapez « main frame » dans la zone d’interrogation.

Monétique

Formé à partie des mots de monnaie et d’informatique, ce terme désigne l’ensemble des techniques informatiques mises en œuvre pour assurer la circulation monétaire (aussi bien les billets que la monnaie scripturale) : les DAB (distributeurs automatique de billets), les guichets automatiques bancaires, les terminaux point de vente, monéo etc.)

http://w3.oqlf.gouv.qc.ca/terminologie/fiches/8368694.htm

monétique n. f.

Ergonomie 

L’ergonomie des applications informatiques a pour objet l’optimisation de l’interface entre l’utilisateur et l’ordinateur. Le choix des contrôles de saisie (les menus déroulants, zones de texte à saisir, listes déroulantes, cases à cocher, boutons radios, boutons de commande, onglets, etc.), leur organisation spatiale à l’écran, le nombre de fenêtres simultanées, la navigation entre les fenêtres, le choix des couleurs etc., tout cela ne doit pas être laissé au hasard et certains principes ont été édictés pour améliorer le confort des utilisateurs.

http://www.granddictionnaire.com/btml/fra/r_motclef/index1024_1.asp

Tapez « ergonomie » dans la zone d’interrogation.

Et aussi : http://www.commentcamarche.net/web/ergonomie.php3

Terminal passif

Déjà évoqué dans la définition de main frame. C’est une station de travail qui ne peut pas fonctionner de façon autonome. Elle doit être connectée à un serveur, elle est dépourvue de processeur.

http://w3.oqlf.gouv.qc.ca/terminologie/fiches/2075788.htm

Ad hoc

C'est une locution latine qui signifie adéquat, adapté. Ici, cela signifie donc que la direction du personnel a proposé des formations adaptées aux problèmes rencontrés par le personnel dans le passage d'une « ancienne » informatique aux technologies d'aujourd'hui.

http://fr.wikipedia.org/wiki/Ad_hoc
2. Quel a été l’apport de la LAD pour les 3 Suisses ?

- « 20 % de gains de productivité » dans un premier temps.

- « Un impact sur la créativité marketing » : la possibilité de réaliser des modèles de bons de commande de plus en plus personnalisés.

- Une meilleure formation du personnel aux nouvelles technologies.
3. Quels sont les descripteurs de ce texte ?

L’auteur : Xavier Baseul

Date de publication : 12 avril 2002

Journal : 01 Informatique

Titre : « LAD : Les 3 Suisses traiteront 9 millions d'images numériques en 2002 »

Adresse du site :

http://www.itesoft.fr/site/itesoft_fr/indexFrameset.php?loadThis=press/review/review.php?ID=48
4. Quels mots clés choisiriez-vous pour ce texte ? En choisiriez-vous qui ne sont pas présents dans le texte ? Certains sont-ils synonymes ?

Choisis dans le texte

- LAD, Lecture automatique de documents, vente par correspondance, monétique

D’autres mots voisins peuvent être choisis pour rapprocher ce document d’autres documents qui parleraient de la même chose sans utiliser les mêmes mots.

Choisis en dehors du texte

- Numérisation, VPC, gestion des commandes, dématérialisation, numérisation.

Certains sont synonymes

- LAD et Lecture automatique de documents.

- VPC et vente par correspondance.

- Dématérialisation et numérisation.

Dans le cadre d’une GED, il serait souhaitable de mettre au point un ensemble de mots clés préétablis qui limiteraient le nombre de synonymes et rendrait la recherche ainsi plus efficace.

TD 4 : Rechercher des documents
sur son poste de travail (p. 50)

Objectif


Identifier les apports de l’indexation des documents.

Réponses aux questions

1. Quelle fonctionnalité intéressante offre ce logiciel ?

Il permet de retrouver rapidement, sur son ordinateur, tous les documents qui répondent à un critère de recherche. Un clic sur le nom de l’un des fichiers qui contient l’information recherchée permet de visualiser, dans la même fenêtre, le contenu du fichier avec le(s) mot(s) de la recherche qui sont surlignés. En outre chaque fichier trouvé est accompagné du chemin complet de son emplacement sur le disque : on peut ainsi retrouver l’original et l’afficher et/ou le modifier avec le logiciel qui l’a crée.
2. Quels sont les critères de recherche ?

Comme dans tout moteur de recherche, un ou plusieurs mots, mais en plus on peut « affiner » sa recherche en indiquant :

- le type de fichier (les trois lettres de son extension) ;

- la taille (fourchette de valeurs en Ko et/ou Mo) ;

- la date à partir de laquelle les fichiers ont été enregistrés ;

- l’emplacement (un disque, un répertoire…).
3. En quoi consiste l’indexation dont il est fait mention dans le message de bas d’écran : « L’indexation redémarrera après 5 secondes d’inactivité de votre ordinateur » ?

Si la recherche est si rapide, c’est que les fichiers sont systématiquement indexés. L’index est une base de données qui est structurée de telle façon qu’elle permet de retrouver, en lançant la requête qui correspond aux critères de recherche, l’emplacement des fichiers correspondants. La première fois, cette opération est longue. Par la suite elle est plus rapide car il suffit que le logiciel mette à jour les tables de son index chaque fois qu’un document est enregistré, modifié ou supprimé.

Pour ne pas ralentir l’ordinateur pendant qu’il est utilisé, le logiciel indexe dès que celui-ci est inactif pendant 5 secondes. Cette durée peut être paramétrée.

TD5 : Évaluez les acquis du chapitre (p. 51)

Objectif


S’approprier les connaissances du cours.

Réponses aux questions

1. Rappelez les fonctions de la gestion des documents.

La gestion des documents a pour fonction de favoriser le stockage, l’archivage, la recherche, la consultation et la diffusion de l’information.
2. Par quel moyen dématérialise-t-on un support papier ? 

L’acquisition du document est réalisée par un scanner ou numériseur dont les caractéristiques sont :

- la résolution : nombre définissant la densité des points constituant une image. Généralement, ce nombre est donné en « dots per inch » (dpi), c'est-à-dire en points par pouce ;

- la vitesse : elle est exprimée le plus souvent en nombre de pages par minute ou nombre d'images par minute, notamment dans le cas des scanners recto-verso. Les applications de GEIDE privilégient le plus souvent la vitesse ;

- le type d'acquisition : monochrome, niveaux de gris ou couleur ;

- le format de documents et type d'introduction des documents : A5, A4, A3,...A0 et introduction automatique et feuille à feuille ou à plat, page par page.
3. Quel est l’intérêt de cette dématérialisation pour la gestion des documents. ?

« Gagner du temps et de la place » comme le rappelle le document. Mais aussi rendre les possibilités de recherche considérablement amplifiées grâce à l’indexation des documents et un moteur de recherche.
4. Pourquoi les nouvelles technologies n’aboutissent-elles pas au « zéro papier » ?

Parce que une lecture attentive d’un document, surtout s’il est long et complexe, nécessite encore le support papier qui offre un confort de lecture irremplaçable. Ce support est léger, facilement transportable et il peut être consulté dans n’importe quelle circonstances (assis dans un fauteuil, dans un train, dans son lit …) et ne nécessite aucun matériel supplémentaire pour pouvoir être consulté. Il favorise une vison synoptique et permet des annotations (sur lignage, remarques etc.).

Peut être que les nouvelles générations seront plus familières à la lecture sur écran (elles sont « tombées dedans » dès leur plus jeune âge …) et éprouveront moins le besoin d’imprimer pour lire.

Peut être aussi que la qualité des écrans des ordinateurs portables s’améliorera encore pour rendre la lecture de moins en moins fatigante.

Quelques sites



Des liens pédagogiques

http://www.polen-mende.com/9-presentation-generale-polen.html

http://www.crcom.ac-versailles.fr/article.php3?id_article=140

http://www.ac-versailles.fr/cerpeg/tice/edi.htm

http://www3.sympatico.ca/acpotvin/gestion/
Des liens institutionnels

http://www.aproged.org/

http://www.collectionscanada.ca/gestion-information/0625/0625020308_f.html

http://www.dsi-info.ca/chroniques/chroniques-recherche-web.html

http://www.erudist.fr/

http://w3.oqlf.gouv.qc.ca/banque/index.asp

http://www.diplomatie.gouv.fr/archives/service/historique/courantes/strip5.html#top
Des journaux

http://www.archimag.com/geide/index.html

http://solutions.journaldunet.com/dossiers/webcontent/sommaire.shtml
Des liens commerciaux vers des fournisseurs de solutions GED

http://www.autoindexit.com/datafr/espottingged.asp

http://www.companeo.com/selection.php

http://www.ged-webfolio.com/wffonc00.asp

http://www.scanfile.fr/concept.php

http://office.microsoft.com/fr-fr/assistance/HP052416341036.aspx

http://www.streamdesign.fr/

http://www.arniqua.ch/informatique/info_docudoc.asp

http://www.interdoc.com/site/alliance/documentum_gestion-documents.htm

http://www.2jbconcepts.fr/WD90AWP/WD90AWP.EXE/CONNECT/2JBCONCEPTS9


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