Recherche d’entreprise
Les fonctions de recherche de SharePoint Online permettent à vos utilisateurs d'explorer le contenu stocké dans les listes, les bibliothèques de documents et tout autre emplacement d'une collection SharePoint. Les recherches simples sont réalisables depuis n'importe quel emplacement du portail, à l'aide de la zone de recherche située dans le coin supérieur droit de l'écran : il suffit de saisir la requête dans ce champ. Les résultats de la recherche sont classés par pertinence.
La fonction de recherche de SharePoint Online présente les atouts suivants :
Résultats filtrés par autorisation : Les résultats sont filtrés et n'affichent que les contenus auxquels les utilisateurs sont autorisés à accéder.
Étendue configurable : Outre les zones de recherche par défaut telles que Ce site ou Tous les sites, d'autres zones sont configurables.
Les recherches SharePoint Online s'appliquent à une seule collection de site. Il n'est pas possible de rechercher un contenu dans la collection d'un autre site. En plus des fichiers Text, Word et Powerpoint, SharePoint Online permet de rechercher des fichiers sous format ZIP et PDF.
Gestion du contenu
La fonction de gestion du contenu de SharePoint Online s'applique aux documents de l'entreprise et aux contenus Web.
Prise en charge des flux de document
Un flux de document vous permet de collaborer sur des documents et de gérer les tâches d'un projet. Il vous faut pour cela appliquer des processus métier précis aux documents et aux divers éléments d'un site SharePoint Online. En mettant en place un flux de documents, les entreprises adhèrent à des processus métier cohérents qui renforcent leur efficacité organisationnelle.
Les utilisateurs de SharePoint Online accèdent au workflow à trois états pour suivre l'état d'un document ou d'un élément de liste. Il existe trois états : Actif, Prêt pour révision et Terminé.
Panneau Informations sur le document
Ce panneau s'affiche sous le Ruban dans les programmes Microsoft Office 2007. Grâce à lui, la modification des propriétés de documents devient partie intégrante de la création de documents dans Microsoft Office system. Toute information entrée dans ce panneau est enregistrée à la fois dans SharePoint Online et dans le document.
Barre d'action des documents
Lorsqu'un fichier est ouvert dans un programme Microsoft Office 2007, la barre d'action des documents indique quelle stratégie métier ou quel workflow régit ce document, ainsi que l'action à entreprendre. Si le contenu est bloqué, la barre d'action en informe l'utilisateur.
Mise en conformité éditoriales des sites Web et cohérence de la stratégie de marque
Pour appliquer la stratégie de marque et la structure de navigation des sites Web, la fonction de gestion du contenu de SharePoint Online propose le concept de mise en page et de pages maîtres ASP.NET. Les pages maîtres garantissent un agencement cohérent des pages SharePoint : elles définissent l'apparence et le comportement standard que vous souhaitez appliquer à toutes les pages (ou à un groupe de pages). Il est ensuite possible de créer des pages de contenu individuelles (mises en page) d'après cette apparence.
Contrôle de la structure et de la navigation des sites
Dans SharePoint Online, la navigation est générée de façon dynamique à partir de la hiérarchie de la collection. Toutefois, si vous pouvez modifier la structure du site (en déplaçant un sous-site par exemple), ce changement est répercuté dans la navigation. Le nouvel emplacement des éléments dans la navigation reflète le nouvel emplacement du sous-site.
Les utilisateurs ne sont pas limités à la modification de la structure du site. Cette page leur permet de gérer le contenu en manipulant également les listes et les éléments de liste. Ils peuvent par exemple extraire ou archiver (verrouiller ou déverrouiller) des éléments, les publier et les copier dans d'autres emplacements.
L'interface de la page Contenu et structure du site est fondée sur celle de l'Explorateur Windows, de sorte que vos utilisateurs la connaissent déjà. La hiérarchie de la collection de sites s'affiche dans le panneau de navigation sous forme d'arborescence, dans la partie gauche de la page Contenu et structure du site. Dans le volet de droite, les éléments apparaissent sous forme de liste.
Création de contenu
SharePoint Online comprend un éditeur de texte performant qui vous permet de créer des pages Web. En mode d'édition de texte, vous saisissez et modifiez le contenu directement sur la page, à l'aide d'un navigateur. En mode d'édition de la source HTML, vous utilisez le langage HTML standard pour rédiger et modifier le contenu d'une page. L'éditeur de texte offre d'autres fonctionnalités qui permettent d'effectuer les opérations suivantes :
Créer, organiser et formater des liens rapidement.
Activer le vérificateur orthographique sur le contenu.
Gérer et modifier du texte réutilisable, tel que les déclarations de droits d'auteur, dans un emplacement unique.
Éditeur de contenu Web WYSIWYG
Pour compléter l'éditeur de texte, un éditeur de contenu Web WYSIWYG ajoute à l'interface utilisateur de SharePoint Online des commandes et des indicateurs d'état pour la création de pages Web en contexte.
Mises en page
Les mises en page prédéfinies simplifient la création et la publication de contenus. L'administrateur du service définit une structure qui guide les concepteurs dans le processus de publication. Les collaborateurs qui travaillent sur le contenu se concentrent ainsi uniquement sur leur tâche, sans se soucier de la publication ou du déploiement. Ces mises en page flexibles permettent par ailleurs aux concepteurs de combiner des applications ASP.NET, des WebParts et des modèles de création, quelle que soit la configuration utilisée. Ils créent ainsi des sites personnalisés répondant aux besoins de l'entreprise.
Bibliothèques de diapositives
Les utilisateurs stockent dans ces bibliothèques des diapositives individuelles. Il est possible de créer des présentations Office PowerPoint 2007 à partir des diapositives de la bibliothèque. Ces présentations font également référence à la bibliothèque. Toute modification apportée aux diapositives de la bibliothèque est automatiquement répercutée dans les présentations.
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