Résumé : Les documents dynamiques relient la logique d’entreprise et des actions personnalisées au contenu d’un document Microsoft Office Word 2003 ou Microsoft Office Excel 2003.

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Documents dynamiques dans Microsoft Office 2003

Livre blanc

Mai 2003

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Concepts clés et définitions

XML – eXtensible Markup Language. Langage de définition de métadonnées utilisé pour décrire les données dans un format ouvert et structuré.

XML Schema Definition – Fichiers XML valides utilisés pour définir la structure d’autres fichiers XML.

XSLT – eXtensible Style Sheet Transform – Fichiers utilisés pour transformer le format et/ou le contenu de fichiers XML existants.

Vue d’ensemble des documents dynamiques

Les documents Microsoft® Office 2003 peuvent être programmés pour être dynamiques. Les documents dynamiques permettent de saisir automatiquement des données, ce qui facilite le remplissage de formulaires ou l’utilisation de modèles pour les utilisateurs. Ils permettent également d’accéder automatiquement à des données externes et de les insérer de façon appropriée dans un document. Ils savent aussi fournir une aide contextuelle pour guider les utilisateurs lorsqu’ils préparent des documents complexes. Les informations contenues dans un document dynamique peuvent même être partagées entre des systèmes et des applications hétérogènes.

Disponibles dans Microsoft Office Word 2003 et Microsoft Office Excel 2003, les documents dynamiques contiennent une logique de programmation qui définit le mode d’utilisation des documents et contrôle la façon dont les données de ces documents peuvent être manipulées. Les documents dynamiques tirent leur puissance de la prise en charge intégrée du code XML, qui constitue la plate-forme sous-jacente pour leurs actions. Les éléments XML sont inclus dans le document et définissent et exécutent les actions associées. Le code qui contrôle les actions peut être écrit dans un large éventail de langages de programmation, ce qui permet aux développeurs de concevoir une solution viable pour n’importe quel processus d’entreprise.

Ce livre blanc présente l’utilisation et les avantages des documents dynamiques et décrit leur architecture ainsi que leur mise en œuvre.

Utilisation et avantages des documents dynamiques

Les documents dynamiques associent des actions ou des contrôles à des sections spécifiées d’un document (délimitées par des balises XML). Dans ces sections, le document dynamique, via le volet Office Actions de document, affiche des informations sous la forme de graphiques, de texte d’aide, de fragments de document ou de contrôles basés sur des actions, notamment des zones de texte, des cases d’option, des boutons de commande et même des contrôles ActiveX personnalisés.

Dans l’exemple de document dynamique ci-après, un vendeur doit rédiger une présentation de vente à l’avance en vue d’un entretien avec un client (un médecin). Cette présentation se compose d’une lettre courte, de feuilles de données sur les produits et d’un formulaire pour indiquer au médecin le nombre d’échantillons de produits commandés lors de sa dernière visite. Pour finir, le document dynamique contient un formulaire pour saisir l’adresse et le numéro de licence du médecin si ce dernier souhaite commander davantage de produits.

Traditionnellement, pour créer ce document, le vendeur devrait rechercher des informations sur le client dans sa liste de contacts ou dans celle de l’entreprise. En outre, il lui faudrait établir des références croisées de la spécialité de son client avec les produits disponibles, de façon à inclure les informations les plus pertinentes. L’exemple de solution de document dynamique facilite ce processus. Il invite le vendeur à répondre à quelques questions, exécute des recherches dans la base de données, applique la logique d’entreprise, puis traite les résultats en fonction de règles prédéfinies et d’une logique d’entreprise intégrée.

Lorsque le vendeur ouvre ce document dynamique dans Word 2003, il est invité à sélectionner le texte « Nom du docteur ». Lors de cette opération, le curseur se trouve entre une paire de balises XML (nommées « drname » dans ce cas) ; en fonction de cela, le développeur a conçu un document dynamique pour afficher une zone de texte, comme l’illustre la Figure 1.



Figure 1 : Volet Office Actions de document.

Lorsque l’utilisateur entre le nom du médecin, le document dynamique effectue les opérations suivantes : tout d’abord, il recherche les instances dans le document de l’élément XML « drname », puis insère le nom du médecin. Les développeurs de documents dynamiques ont conçu ce document pour utiliser le nom du médecin en tant que chaîne de requête dans des systèmes principaux. Les résultats de ces requêtes sont ensuite insérés à l’emplacement approprié en fonction des éléments XML. Les développeurs disposent de plusieurs solutions pour collecter ces données. Par exemple, ils peuvent se connecter à un service Web en envoyant un message SOAP via un POST HTTP, ou tirer parti de la prise en charge XML d’une base de données relationnelle, telle que SQL Server 2000. Ils peuvent également établir une connexion ADO, ODBC ou OLEDB plus traditionnelle.

Là encore, le vendeur fournit uniquement des informations clés et le code personnalisé du document dynamique gère la collecte des données dans les différentes sources (les informations sur le contact et le numéro de licence dans la base de données de gestion de la relation client, les feuilles de données sur les produits dans un autre emplacement, les informations sur l’assurance dans une autre base de données, etc.). À l’autre bout du processus, le document dynamique se comporte comme un formulaire d’envoi ; il capture les informations sur les commandes et les transmet à l’emplacement approprié, ce qui ferme la boucle des données.

Parmi les avantages offerts par les documents dynamiques, citons :

• 
  Circulation des données au sein d’une entreprise – Les informations contenues dans des documents Microsoft Office ne seront plus jamais des données « noyées », ne pouvant pas être recherchées ou traitées en externe. Les documents dynamiques facilitent l’intégration, dans la banque de données de l’entreprise, d’informations contenues dans un document Microsoft Office 2003. Les développeurs peuvent définir la façon dont les données sont rendues disponibles, en incorporant la logique d’entreprise et le modèle de sécurité de l’entreprise au fonctionnement du document dynamique.
  
  Dans les versions antérieures de Word, il n’était pas toujours possible de séparer les données du texte. Word 2003 tire parti du contenu XML bien structuré et permet d’accéder aux données des documents Word à partir d’autres applications et systèmes.
  
• 
  Aide à la réalisation de documents structurés – Les documents dynamiques conviennent plus particulièrement pour les documents structurés, notamment les documents créés à partir de modèles, et tout type de documentation notamment spécifications, évaluations des collaborateurs, aide, livres blancs, etc.
  
  Les documents dynamiques peuvent être conçus pour remplir automatiquement une partie du document en fonction de l’entrée de l’utilisateur ou de son comportement (façon dont la première partie du formulaire a été remplie).
  
• 
  Prise en charge de leur distribution et de leurs mises à jour – Grâce à une méthode de distribution centralisée efficace, l’administrateur n’a pas besoin d’intervenir en personne sur chaque ordinateur pour assurer une installation appropriée. Une fois le document d’origine ou le modèle ouvert sur un ordinateur client, le document dynamique peut être déployé et mis à jour directement à partir du serveur sans aucune intervention de l’administrateur. Bien sûr, étant donné que les documents dynamiques sont signés, les administrateurs disposent des droits de contrôle sur la distribution des mises à jour.
  

Architecture des documents dynamiques

Les documents dynamiques permettent aux développeurs d’affecter des actions spécifiées aux éléments XML dans un document existant ou dans un nouveau document. Le code XML dans le document mappé correspond à un schéma XML sous-jacent. Une fois le document préparé, les développeurs peuvent utiliser l’API Smart Document, intégrée au SDK Microsoft Office 2003, pour affecter les actions qui seront le moteur de la solution.

Les développeurs disposent d’une grande souplesse lorsqu’ils utilisent des documents dynamiques. Ils peuvent manipuler le document directement ou interagir avec les processus côté serveur, notamment extraire des données ou les acheminer vers une autre destination pour permettre leur utilisation par un système principal. Les développeurs disposent également d’une grande flexibilité dans leur méthode de développement : ils peuvent opter pour Visual Basic 6.0, Visual Basic .NET, C# ou C++.

Une fois la DLL d’un document dynamique compilée, le développeur peut créer un fichier manifeste qui indique l’emplacement des éléments suivants :

• 
  une DLL contenant le code Automation moteur de la solution ;
  
• 
  un schéma XML qui correspond aux éléments mappés dans le document ;
  
• 
  le manifeste XML, qui aide à masquer la complexité aux utilisateurs de l’information.
  

Le fichier manifeste fait office d’emplacement central qui contient les informations sur les éléments du document dynamique. Pour installer un document dynamique dans un modèle de document, il suffit de faire pointer le document vers le fichier manifeste. Notez que, dans la figure 2, l’URL de la solution correspond au chemin d’accès au fichier manifeste, et indique le nom de la solution, le chemin d’accès à la DLL, etc. Ce document dynamique est maintenant prêt à l’emploi.



Figure 2 : Ajout d’un fichier manifeste.

Une fois le fichier manifeste ajouté, le document stocke le chemin d’accès à ce fichier localement, dans ses métadonnées. Ainsi, si le document est chargé sur un ordinateur sur lequel la solution n’est pas installée, l’utilisateur est invité à procéder à une mise à jour à partir d’un emplacement de serveur approuvé. Cela garantit que la solution complète est disponible et fonctionnelle et que les nouveaux fichiers ou ceux mis à jour sont chargés le cas échéant. Ce processus transparent simplifie l’installation et la mise à jour sur des réseaux étendus pour les développeurs.

Considérations liées aux documents dynamiques

La section ci-après contient des informations sur les meilleures pratiques relatives au développement et à l’implémentation de solutions de documents dynamiques.

Dépendances

La solution complète de document dynamique (fichier manifeste, schéma et DLL) doit être hébergée sur un serveur accessible par tous les utilisateurs du document dynamique afin de faciliter le déploiement et la maintenance. Par ailleurs, le schéma XML doit être défini avec soin lors du développement car il définit les éléments et les attributs du document sur lesquels la logique du document dynamique repose.

Interopérabilité

Les documents dynamiques étant une fonctionnalité entièrement nouvelle de Microsoft Office 2003, ils ne sont pas disponibles dans les versions antérieures de Microsoft Office. Cependant, cela n’empêche pas d’afficher dans les versions précédentes de Word un document créé dans Microsoft Office 2003 avec une solution de document dynamique. La mise en forme générale est conservée.

Sécurité

Les documents dynamiques tirent parti de la richesse des fonctionnalités de sécurité de Microsoft Office 2003. Ils doivent être signés par une autorité préalablement approuvée avant de pouvoir être chargés et installés sur l’ordinateur d’un utilisateur. À l’invite, l’utilisateur peut ensuite choisir de refuser d’installer le document dynamique.

Conclusion

Les documents dynamiques tirent parti de la rationalité qu’apporte le langage XML aux documents Microsoft Office 2003 pour procurer un accès transparent et bidirectionnel aux banques de données de l’entreprise. Ils permettent aux entreprises d’exploiter pleinement la puissance du langage XML. Même si les solutions de documents dynamiques nécessitent du développement, les délais de réalisation peuvent être courts et déboucher sur une amélioration substantielle de la productivité.

Foire aux questions

Qu’est-ce qui différencie les documents dynamiques et les balises actives ?

Les documents dynamiques sont basés sur l’API Smart Tag, mais concernent plus la structure du document que la structure du contenu. Par exemple, le module de reconnaissance des balises actives examine le contenu du document à la recherche d’informations sur lesquelles les balises actives peuvent être mappées. Les actions des documents dynamiques sont affectées aux éléments du schéma lors de l’exécution et doivent correspondre aux éléments qui sont déjà mappés au document.

Un schéma XML est-il nécessaire pour utiliser les documents dynamiques ?

Oui. Les actions des documents dynamiques sont mappées sur des éléments du schéma dans un document Word 2003 ou Excel 2003.

Qu’est-ce qui différencie les fonctionnalités de recherche et de référence de Microsoft Office 2003 et les documents dynamiques ?

Le service de recherche et de référence est une nouvelle fonctionnalité de Microsoft Office 2003 qui permet aux utilisateurs d’effectuer des recherches dans plusieurs banques de données simultanément. En outre, les développeurs peuvent créer leurs propres services de recherche qui pourront être interrogés par les utilisateurs. Les résultats de ces recherches peuvent contenir des balises actives qui exécutent des actions dans un document.

N’était-il pas déjà possible de réaliser ces opérations dans VBA avant Office 2003 et le langage XML ?

Oui et non. Dans son ensemble, la fonctionnalité de document dynamique a considérablement simplifié le développement des solutions pour la plate-forme Office. Les documents dynamiques facilitent également l’exploitation des informations et leur accès à partir de sources disparates (bases de données, autres documents Microsoft Office 2003, etc.).

Informations complémentaires

Pour obtenir des informations complémentaires, visitez les sites Web suivants :

Microsoft Office

http://www.microsoft.com/france/office

XML Schema Primer
http://www.w3.org/TR/xmlschema-0/