Calendriers/agendas
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| ACTILOG – Territoire Charentes-Poitou ACTILOG (sharepoint) est une série de logiciels pour applications web et portails qui a été développée par Microsoft. Les fonctionnalités principales sont la gestion de contenu, les moteurs de recherche, la gestion électronique de documents, les forums, les formulaires, les calendriers/agendas, la gestion des réunions, les photothèques et des statistiques décisionnelles. « Administré par la Filière Relations Internes Externes » Interlocuteurs : Responsable Relations Internes Externes et Technicienne de Communication La Filière Relations Internes Externes a pour mission de : Rappeler si nécessaire les principes fondamentaux de l’outil ACTILOG, Recenser des besoins par filière pour la construction des pages, Aider à la conception de l’architecture de chaque page (arborescence, liens utiles, raccourcis,…), Mettre en œuvre et répondre aux demandes d’évolutions, Intervenir en réunions de filières, Aider les utilisateurs au quotidien. Avantages :
Dans la continuité des applicatifs Microsoft, la messagerie OUTLOOK sera, dans le courant du premier trimestre 2012, en lien avec ACTILOG de part notamment la gestion des agendas où il y aura une saisie unique. Pour l’instant, les absences doivent être renseignées sur ACTILOG. I - Les débuts d’ACTILOG sur le Territoire : ACTILOG a été mis place officiellement sur le Territoire en août 2010, s’en est suivi plusieurs étapes :
Initialement, cette page ne faisait pas partie du plan de site initié par le National. Elle a été mise en œuvre par la Filière RIE du Territoire suite aux besoins formulés par l’Agent Administratif. Page qui par la suite a été présentée par le Responsable Relations Internes Externes au cours d’une réunion de Filière Nationale. Après débats, cette initiative a été adoptée au niveau national afin que les Territoires puissent en bénéficier (partage inter territoires). Chaque instance bénéficie d’une page qui lui est propre où sont archivés l’ensemble des convocations, relevés de propositions, documents de travail et annexes. La page « Instances Territoriales » quant à elle permet de suivre l’ensemble des instances de part un formulaire avec un affichage par défaut en mode calendrier. De plus, 3 bibliothèques de documents ont été crées telles que le calendrier annuel, le traitement des frais relatifs aux déplacements des élus et les documents de travail. Ces pages peuvent être consultées par l’ensemble des Agents mais aussi par les Présidents de CMCAS et l’Animateur de la Coordination Territoriale. Avantages :
II - Formations des Agents : « Formation animée par un prestataire extérieur, Stéphane GUIBERT »
III – Etat des lieux réalisation page de chaque Filière :
La page d’accueil est composée de 5 formulaires : annuaires des personnes/sites/Hôtels, gestion des salles et gestion des véhicules et de 3 bibliothèques de documents classées par thème : tutoriaux GAEL, documents types du Territoire et de l’annuaire des professionnels sous format excel.
Formulaire « Demandes d’évolutions ACTILOG »
La page est constituée de 3 formulaires : suivi des décisions Elus et Direction, suivi décisions filières et gestion des astreintes et de 9 bibliothèques de documents : tableaux de bord, CMCAS (calendriers et contrats engagement), dossiers en instance, bilans annuels, formation, Ressources Humaines, communication CODIR, relevés de décisions et plannings. N.B. : Le planning des astreintes (professionnels et élus) est en raccourci dans la page de la Filière Séjours Activités. Page accessible uniquement par les membres du Collectif de Direction et l’Assistante
La page Proximité est constituée de
Les formulaires « Ticket Accueil Bénéficiaire » et « Ticket Bénéficiaire ASS », renseignés par les Techniciens Accueil Conseil et les Techniciennes Actions Sanitaires et Sociales, ont permis d’avoir un suivi sur chaque demande formulée par les bénéficiaires et de faire des analyses précises par antenne (seront remplacés prochainement par l’outil TIC et TAC). Préalablement à la mise en application de la page, une présentation a été réalisée en réunion de Filière par la Responsable Proximité et l’Assistant Accueil Conseil où les Techniciens ont pu faire part de leurs remarques. Cette intervention a permis de fédérer la mise en place de cette page.
La page est constituée de 3 bibliothèques : tableaux de bord, correspondances et documents confidentiels. Page accessible uniquement au Directeur de Territoire et l’Assistante
Cette page, à destination des Secrétaires Assistantes, a été présentée en réunion de Filière RIE (août 2011). Après validation, les autres pages ont été réalisées en concertation avec chaque Secrétaire Assistante (page personnalisée). Chaque page est constituée de 2 formulaires et de 5 à 7 bibliothèques de documents où communément on peut y retrouver les éléments suivants :
La page est constituée de 4 bibliothèques de documents classées par thème : convocations, plan d’action, documents confidentiels, documents partagés et d’un forum de discussions. Accessibles par l’ensemble des Agents 6. Maintenance :
La Filière Maintenance a été l’une des premières filières à renseigner ses agendas. Présentation de la page par la Technicienne de Communication en réunion de filière. La page est constituée de 21 bibliothèques de documents classées par thème tels que les véhicules du Territoire, contrats de maintenance, prêt de matériel,… , d’un forum de discussions et d’une photothèque.
Intervention de la Technicienne de Communication en réunion de filière pour présenter le projet de page réalisé. Par la suite, diverses évolutions ont été apportées afin de répondre aux besoins de chacun. La page est constituée uniquement de 12 bibliothèques de documents classées par thème : CEE, Permanents, Saisonniers, CDD, GECS, Formation, Réglementation et réunions de filière RH.
La page est constituée d’un formulaire « Annuaire des Prestataires » et de 41 bibliothèques de documents en fonction de 3 principaux thèmes : Accueil Collectif de Mineurs, Centre de Tourisme et Activités Décentralisées. Ainsi qu’une photothèque intitulée « images de vie ». Préalablement à la mise en application, cette page a été présentée en réunion de filière par les Assistants Séjours Activités afin de recueillir l’avis de l’ensemble des Techniciens Séjours Activités.
La page est constituée de 11 bibliothèques de documents classées par thème : plans de prévention, documents uniques, exercices d’évacuation incendie, comptes rendus visites techniques, accidents de travail et réglementation.
La page est constituée d’un formulaire « Gestion courriers » et de 23 bibliothèques de documents classées par thème : Communication Externe, Communication Interne, Tableaux de bord, Groupe Projet, Fournitures administratives LYRECO, Imprimés, publications récurrentes, astreintes ACM, Notes et procédures.
La page est constituée d’un formulaire relatif au suivi des embauches du personnel CDD et de 7 bibliothèques de documents classées par thème : Tableaux de présence, conventions restauration, tarifs restauration méridienne et de loisirs, tableaux de bord, comptes rendus de visites, analyses laboratoire et recettes. Ainsi qu’une photothèque réservée notamment aux repas à thème.
Quant à la page de la filière Gestion sera réalisée en début d’année 2012. |
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