1/ Délais de conservation des documents commerciaux








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MARS 2006

COMBIEN DE TEMPS CONSERVER SES PAPIERS

Chaque jour les archives envahissent un peu plus nos agences, mais notre espace n’est pas toujours extensible…

Avec l’arrivée des beaux jours le CEDIV vous propose de faire un petit rangement de printemps !


Sommaire :
1/ Délais de conservation des documents commerciaux.

Rédacteur pour le cediv : Xavier de Berail – Avocat au barreau de Paris
2/ et les documents personnels.

2.1/ Court terme

2.2/ Moyen terme

2.3/ Long terme


1/ Délais de conservation des documents commerciaux
Les documents, émis ou reçus par une entreprise dans l’exercice de son activité, doivent être conservés pendant des durées déterminées, essentiellement à des fins probatoires (c’est-à-dire à titre de preuves).


Documents à conserver

Délais de conservation

Textes applicables

Contrats conclus entre commerçants et entre commerçants et non commerçant.

10 ans Article L. 110-4 du Code de commerce.

Contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers

30 ans Article 2262 du Code civil.

Correspondance commerciale (bons de commandes, bons de livraison, etc.).

10 ans, à compter de la clôture de l’exercice comptable

Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce.

Documents bancaires (relevés bancaires, talons de chèque, etc.)

10 ans Article L. 110-4 du Code de commerce.

Factures clients et/ou Fournisseurs

10 ans, à compter de la clôture de l’exercice comptable.

Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce

Livres et registres comptables

10 ans à compter de la clôture du livre ou du registre

Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce.

Pièces justificatives (bons de commande, bons de livraison ou de réception, factures, etc.)

10 ans, à compter de la clôture de l’exercice comptable

Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce.

Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe).

10 ans, à compter de la clôture

de l’exercice considéré

Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce

Convocations, feuilles de présence et pouvoirs.

3 ans Article L. 235-9 du Code de commerce

Ordres et registres de mouvements de titres

30 ans Article 2262 du Code civil

Rapports du gérant ou du conseil d’administration

3 ans Article L. 235-9 du Code de commerce

Rapports des commissaires aux comptes

3 ans, Article L. 235-9 du Code de commerce.

Registre des procès-verbaux d’assemblées et/ou de conseil d’administration.

30 ans, à compter du dernier procès-verbal enregistré

Article 2262 du Code civil.

Statuts, annexes et pièces modificatives.

30 ans à compter de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés

Article 2262 du Code civil

Rédacteur pour le CEDIV : Xavier de Berail – Avocat au barreau de Paris

2/ Délais de conservation des documents personnels

Entre relevés bancaires, bulletins de paie, factures, contrats d'assurance ou déclarations de revenus…vos placards sont bien remplis ! Que conserver ?

Tous les documents administratifs ou commerciaux amassés au fil des ans peuvent être utiles un jour ou l'autre. Pour prouver notre bonne foi, démontrer qu'une facture a bien été réglée ou réclamer un dû. Passé un certain délai, aucune des parties ne peut effectuer de réclamation : c'est ce qu'on appelle la prescription (voir encadré).

Problème : elle varie en fonction du bien ou du service acheté, ou de l'administration concernée. En dehors de la prescription légale de trente ans, applicable quand rien d'autre n'est prévu, des délais plus courts, de six mois à dix ans, sont fixés pour de nombreux cas particuliers. De quoi définir la durée durant laquelle il est obligatoire ou conseillé de conserver factures ou justificatifs.

Court terme

De six mois à un an.

 Six mois pour les notes d'hôtels et de restaurants et les justificatifs de paiement, en cas de réclamation du professionnel. Même chose pour les notes d'honoraires d'enseignants des cours particuliers payés au mois.

 Un an au moins pour les factures de téléphone, délai pendant lequel vous pouvez contester un montant. Mais toute la durée de l'abonnement pour le contrat.

 Un an pour les factures de déménagement, de transporteur et de ramoneur.

 Un an pour les notes de frais et notes d'honoraires des huissiers.

De deux à trois ans.

 Deux ans pour les notes d'honoraires et preuves de paiement des médecins, chirurgiens, dentistes, sages-femmes et pharmaciens.

 Deux ans au moins pour les factures d'achats courants et les preuves de paiement, délai pendant lequel le vendeur peut vous poursuivre si vous avez omis de régler la note. En pratique, il est prudent de les conserver le temps de possession de l'objet.

 Deux ans après la dernière échéance de remboursement pour les documents relatifs à un prêt à la consommation, délai pendant lequel les litiges peuvent être portés devant le tribunal d'instance.

 Deux ans pour les factures d'eau, délai pendant lequel vous pouvez les contester, ainsi que la compagnie, en cas d'erreur.

 Deux ans pour les quittances d'assurance, avis d'échéance, preuves de règlement, courriers échangés avec l'assureur ou lettres de résiliation. Au-delà, aucune réclamation n'est possible.

 Deux ans pour les remboursements de la Sécurité sociale et des mutuelles complémentaires, délai pendant lequel vous pouvez contester une erreur dans un décompte.

 Deux ans pour les documents relatifs à l'achat d'un véhicule, délai pendant lequel le vendeur professionnel peut réclamer le paiement de la facture. Ou trente ans pour les ventes de voitures d'occasion entre particuliers.

 Trois ans pour les avis d'échéance et justificatifs de paiement de la redevance audiovisuelle, après la date de mise en recouvrement.

 Trois ans pour les justificatifs de paiement des cotisations de Sécurité sociale et cotisations retraite des artisans et commerçants. .
Moyen terme

De quatre à cinq ans.

 Quatre ans pour les avis d'imposition sur le revenu et sur la fortune, les mises en recouvrement et preuves de règlement. L'Administration peut, en effet, contester le paiement dans les trois ans suivant l'année au titre de laquelle l'impôt est dû. Attention, en cas d'erreur sur la catégorie de revenus, d'omissions ou d'insuffisance dans la déclaration, le délai peut atteindre dix ans, durée pendant laquelle l'administration peut utiliser son droit de reprise. C'est le cas pour les droits d'enregistrement (donation ou succession, impôt de solidarité sur la fortune…).

 Quatre ans, délai pendant lequel le fisc peut procéder à un redressement, pour les justificatifs de frais de déplacements professionnels faisant l'objet d'une déduction fiscale, si vous avez choisi la déclaration aux frais réels.

 Quatre ans pour les documents certifiant une dette de l'Etat, d'un département ou d'une commune, comme une indemnité d'expropriation : passé ce délai, l'administration peut refuser de payer.

 Cinq ans au moins pour les documents en rapport avec une location (bail, quittances de loyers, facture des travaux…), délai pendant lequel le propriétaire peut réclamer les sommes dues et le locataire contester un paiement de charges, par exemple.

 Cinq ans pour les factures de gaz et d'électricité, délai pendant lequel EDF/GDF peuvent vous réclamer un oubli de facturation ou un complément de consommation.

 Cinq ans pour les quittances de primes d'assurance vie ou décès si vous bénéficiez d'un crédit d'impôt.

 Cinq ans pour les justificatifs de paiement des salaires (des employés de maison, par exemple), pensions alimentaires, arrérages de rentes viagères et allocations chômage.
Long terme

De dix à trente ans.

 Dix ans pour les relevés de charges de copropriété et procès-verbaux d'assemblée générale si vous êtes propriétaire.

 Dix ans après le règlement de la dernière mensualité pour les contrats de prêt immobilier ou destiné à financer une activité professionnelle, avec les échéanciers et justificatifs de paiement.

 Dix ans au moins pour les relevés de comptes et talons de chéquiers. Ces documents peuvent, par exemple, constituer une preuve en cas de litige avec un tiers réclamant une somme déjà payée. Ce délai passe à trente ans pour des opérations entre particuliers, par exemple pour prouver un prêt d'argent. A noter : il ne faut pas conserver un chèque sans l'encaisser plus d'un an et huit jours. Au-delà de ce délai, la banque n'est plus tenue de le payer.

 Dix ans après résiliation pour les contrats d'assurance couvrant votre responsabilité civile, laquelle peut être recherchée pendant cette durée, comme pour les preuves du versement d'indemnités reçues de l'assureur si vous avez subi un sinistre. Si des séquelles sont à craindre, gardez ces documents à vie.

 Dix ans pour les documents relatifs à un voyage organisé par une agence, de façon à pouvoir demander réparation d'un préjudice ou, à l'inverse, prouver sa bonne foi.

 Dix ans pour les factures d'entrepreneurs, architectes, maçons… correspondant à des travaux de gros œuvres ou réparations importantes pour lesquels vous bénéficiez de la garantie décennale (ravalement, réfection d'une toiture…). Ce délai passe à trente ans pour les contrats passés avec les architectes ou les géomètres, dans le cadre d'une contestation d'honoraires.

 Dix ans pour les notes d'honoraires d'un notaire, mais trente ans pour celles d'un avocat.

 Dix ans pour les factures de sociétés de services, ayant un statut d'entreprise commerciale immatriculée au registre du commerce, mais trente ans pour les factures d'artisans inscrits au registre des métiers : c'est la durée pendant laquelle on pourra vous réclamer un paiement.

 Trente ans pour les contrats que vous avez passé avec un constructeur de maison, avec un architecte ou un entrepreneur.

 Trente ans pour les reconnaissances de dette et les contrats de prêt entre particuliers.

 Trente ans pour les factures de réparations automobiles à compter du jour où vous vendez votre véhicule, les acquéreurs successifs pouvant rechercher votre responsabilité pour vice caché durant cette période.
Indéfiniment.


Certains documents apportent la preuve de votre situation, familiale ou professionnelle, à un moment donné. Il ne faut donc jamais se séparer du livret de famille et du livret militaire, du contrat de mariage, du jugement de divorce, du jugement d'adoption, des titres de propriété et permis de construire, des actes de vente, des actes de donation et succession, des actes de notoriété, certificat d'hérédité ou attestation de propriété, des avis d'impôts locaux, des diplômes, des certificats et contrats de travail, des bulletins de paie et d'allocations chômage, des documents relatifs à un accident du travail, des relevés de points de retraite. A garder aussi, les garanties et factures des objets que vous possédez (voir encadré). Enfin, conserver à vie les contrats d'assurance décès et d'assurance vie afin que les bénéficiaires en retrouvent la trace.

Le temps crée des situations de droit
La prescription, c'est un peu l'effet du temps sur le droit. Aussi étrange que cela puisse paraître, l'écoulement du temps conforte les situations de fait pour en faire des situations de droit.

Il existe deux types de prescription : la prescription " acquisitive " et la prescription " extinctive ". Comme son nom l'indique, la prescription acquisitive permet d'acquérir un droit. C'est, par exemple, la prescription trentenaire de celui qui occupe une maison qui ne lui appartient pas. Si le propriétaire ne réagit pas, la personne occupant la maison au vu et au su de tous, en deviendra propriétaire après trente ans… A l'inverse, la prescription extinctive aussi appelée " libératoire " libère le débiteur de sa dette. Cette prescription vous autorise à jeter des documents, passé un certain délai. Grâce à l'effet du temps, les créanciers ne pourront plus vous réclamer un éventuel paiement. Cette prescription se justifie d'abord par la négligence du créancier : s'il n'a pas réclamé son dû au bout d'un certain temps, on peut considérer qu'il s'en désintéresse ou que la dette lui a déjà été payée. Puis par le souci de ne pas troubler l'ordre public : le temps a entériné une situation de fait, que l'on ne peut pas remettre en question indéfiniment.

Les bons de garantie
Gardez précieusement les bons de garantie tant que vous possédez les objets achetés. Ces bons vous seront réclamés pour faire réparer les appareils concernés ou éventuellement les changer. Ils serviront également de preuves d'achat vis-à-vis de l'assureur en cas de cambriolage. De plus en plus souvent, les factures remplacent les bons de garantie. Elles sont à conserver de la même manière. Si vous vendez un appareil, faites une photocopie et remettez l'original de la facture à votre acheteur.


Centre d'Etudes Des Indépendants du Voyage – CEDIV – Chez Ellipse Voyage – BP 23 211 – 34 518 BEZIERS CEDEX

Association loi 1901 n° 0155883 – contact@cediv.asso.fr – http://www.cediv.asso.fr – Tél. 04 67 35 89 80 – fax. 04 67 35 24 71

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