Synopsis de l’Appel d’Offres








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A USAID contractor



AVANSE

Un projet financé par USAID

APPEL D’OFFRES

RFP-AVANSE-GS-IR1-2016-03

TRAVAUX DE RÉHABILITATION DU SYSTÈME D’IRRIGATION À DUBRÉ

Date d'émission : 31 Mars 2016
Synopsis de l’Appel d’Offres


Référence

RFP-AVANSE-GS-IR1-2016-03

Date d'émission

31 Mars 2016

Titre

Travaux de Réhabilitation du système d’irrigation à Dubré.

Résumé succinct

Appel d’offres pour sélectionner une firme pour les travaux de réhabilitation du système d’irrigation à Dubré (commune de Milot, Département du Nord).

Bureau de soumission

Adresse physique

Service des Sous-Contrats

AVANSE

2, Rue Gérard Babiole, Haut du Cap, Cap Haïtien

Les applications soumises par email ne seront pas considérées

Date limite de réception des questions

11 Avril 2016

Date limite de réception des offres.

20 Avril 2016

Contact

Service des Sous-Contrats

Email : avanse_subcontracts@dai.com


Type de contrat prévu

Le type de contrat prévu sera un sous-contrat à prix fixe pour la réalisation des études techniques et financières. Mais ça pourra être modifié en fonction de la meilleure proposition soumise.


Base d’attribution du Contrat

L’attribution ​​sera faite sur la base de la meilleure proposition qualité/prix. Le contrat ​​sera attribué au soumissionnaire dont l'offre finale représente la meilleure valeur combinée des facteurs techniques (qualité) et de coûts (prix).




  1. Introduction et But

AVANSE est un projet agricole financé par l’Agence Américaine de Développement International (USAID). Le but du projet est de fournir une assistance aux agriculteurs et aux agricultrices afin de stimuler le développement durable de l’agriculture dans le Nord d’Haïti pour aboutir à une augmentation des revenus pour les ménages agricoles dans la région.

Ce projet vise spécifiquement les agriculteurs/trices vivant dans le Corridor du Nord qui couvre une partie des Départements du Nord et du Nord-est. Le projet intervient sur trois chaînes de valeur (filières) qui sont  le riz, la banane, et le cacao. Afin d’atteindre le but du projet, les activités suivantes ont été établies pour le projet :

  • Introduire de nouvelles technologies pour améliorer le rendement agricole des filières.

  • Former les bénéficiaires du projet sur l’emploi de nouvelles méthodes et technologies prouvées.

  • Pourvoir les bénéficiaires de produits et équipements nécessaires qui les permettront à améliorer la production de leurs parcelles.

  • Développer les infrastructures d’appui ou établir des liens de collaboration dans les zones couvertes par le projet telles que les boutiques d’intrants agricoles et les institutions locales de financement.

  • Assister les entreprises privées qui sont établies dans la zone du projet et qui sont impliquées dans la transformation et la vente des produits des trois chaines de valeur.

  • Stabiliser les bassins versants dans lesquels AVANSE travaille afin de diminuer le problème de l’érosion et de sédimentation des cours d’eau et des systèmes d’irrigation existants.

  • Améliorer le fonctionnement des systèmes d’irrigation et de drainage des périmètres visés en entreprenant des travaux de construction ou de réhabilitation.

1.2 Type de contrat prévu

Le type de contrat prévu sera un sous-contrat à prix fixe pour une période 8 mois pour la réalisation des études techniques et financières. Mais ça pourra être modifié en fonction de la meilleure proposition soumise.

  1. Instructions générales aux offrants

2.1 Instructions générales

Les offres doivent être soumises au Bureau d’AVANSE situé à: 2, Rue Gérard Babiole, Haut du Cap, Cap Haïtien à la date indiquée dans le synopsis. Les offres tardives seront rejetées, sauf dans des circonstances exceptionnelles, à la discrétion d’AVANSE. AVANSE se réserve le droit de ne pas évaluer une proposition non recevable ou incomplète. La soumission à AVANSE d’une proposition constitue une offre et indique que le Soumissionnaire adhère aux Termes et Conditions de cet Appel d'Offres et de toutes ses annexes. Toutefois, AVANSE se réserve également le droit de mener des discussions et / ou négociations qui peuvent amener une révision de l’offre. La soumission d’une offre n’oblige, en aucune façon, AVANSE à l'attribution d'un contrat.
Tous les documents du Soumissionnaire liés à cet appel d'offres doivent être en français. Les offrants ne seront pas remboursés pour les frais associés à la préparation ou à la soumission de leurs offres. AVANSE ne peut en aucun cas être tenu responsable pour ces coûts.
Les offrants sont tenus d'examiner pleinement toutes les instructions et les spécifications contenues dans le présent Appel d’Offres. Ne pas les observer sera donc au risque du Soumissionnaire.
Les Offrants soumettront leurs propositions sur version papier. Un (1) original et deux (2) copies de la Proposition technique sont requis dans une enveloppe (portant la mention « Offre Technique ») ainsi qu’Un (1) original et deux (2) copies de la Proposition financière (portant la mention « Offre Financière ») dans une autre enveloppe. Les deux enveloppes devront être scellées et combinées sous pli unique, qui portera le numéro de l’Appel d’Offres ainsi que le titre de l’activité.
Les offrants doivent confirmer par écrit que leur offre est valide pour une période de quatre-vingt (90) jours. Si un élément de la demande est modifié, tous les autres termes et conditions qui n'ont pas été modifiés dans ce présent appel d’offres restent valides. Les offrants doivent accuser réception de toute modification dans leur lettre d'accompagnement.
Les Soumissionnaires doivent:

  1. Fournir tous les renseignements requis par l’Appel d’Offres ;

  2. Respecter les délais établis dans le synopsis de l’Appel d’Offres ;

  3. Soumettre une lettre d'accompagnement signée (Se référer à l’Annexe B) ;

  4. Utiliser et soumettre les formulaires prévus dans les Annexes au besoin.


« Offrant », «sous-traitant», et «Soumissionnaire» désignent une entreprise proposant des travaux ou services en vertu du présent appel d'offres. «Offre» et «Proposition» désignent l'ensemble des documents que l’entreprise soumet pour proposer une offre de services ou réaliser des travaux.
2.2. Lettre d’accompagnement

Une lettre d'accompagnement doit être jointe à la proposition financière sur l’entête de la société du Soumissionnaire et signée par un Représentant autorisé avec cachet / sceau de l'entreprise (Voir Annexe B comme modèle). La lettre d’accompagnement doit comprendre les éléments suivants :

  • Titre et Référence de l’Appel d’Offres ;

  • Prix proposé ;

  • Attestation de validité de 90 jours ;

  • Attestation de la non-provenance d’un pays interdit par le gouvernement américain ;

  • Attestation de réception de toute modification à l’Appel d’Offres.


2.3 Questions en ce qui concerne l’Appel d’Offres

Chaque Soumissionnaire est chargé de lire et de bien comprendre les termes et conditions du présent appel d'offres. Toutes les communications concernant cet appel d'offres doivent être envoyées uniquement au service émetteur. Les questions, demandes d'éclaircissements ou de renseignements supplémentaires doivent être soumises par courriel ou par écrit et remis au Bureau des Sous-contrats d’AVANSE au plus tard à la date et l'heure spécifiées dans le Synopsis (réf. P4). Seules les communications écrites seront considérées. AVANSE ne répondra à aucune question par téléphone ou en personne. Les questions et demandes de précisions et les réponses y afférant seront communiquées par écrit à tous les Soumissionnaires qui ont manifesté leur intérêt à cet appel d’offres. Toute information verbale reçue d’AVANSE ou d’un employé d’AVANSE ou autre entité ne doit pas être considérée comme une réponse officielle à toute question relative à cet appel d’offres.


  1. INSTRUCTIONS DE PRÉPARATION - Réponse technique


Le soumissionnaire devra présenter sa conception technique et méthodologie, son plan de travail, et l’organisation et personnel qu’elle propose pour exécuter le projet. Il est suggéré de présenter ces éléments divisés en cinq sections. Ces trois sections ne devraient pas dépasser 20 pages. Les contenus de ces cinq sections sont présentés ci-dessous.

A. Conception technique et méthodologie

Dans cette section, il est demandé d’expliquer la manière dont le soumissionnaire envisage les objectifs du projet, la conception des services, la méthodologie pour exécuter les activités et obtenir les résultats attendus et le niveau de détail de ceux-ci. Le soumissionnaire devra mettre en relief les problèmes à résoudre et leur importance et expliquer la conception technique qu’il adoptera pour ce faire. Il devra en outre expliquer la méthodologie qu’il a l’intention d’adopter et sa compatibilité avec la conception proposée.
B. Plan de travail, Durée des travaux et Calendrier de réalisation

Dans cette section, le soumissionnaire devra proposer les principales activités que comprend la mission, et leur nature et durée. Le plan de travail proposé doit être compatible avec la conception technique et la méthodologie, montrer que le Cahier des Charges a été compris et traduit en un plan de travail pratique. Le plan de travail doit être compatible avec le calendrier d’exécution à fournir.

Ainsi donc, le soumissionnaire devra fournir un calendrier d’exécution initial des activités qu’il compte exécuter durant la période allant du début à la de l’étude. Ce calendrier sera présenté sous forme de tableau GANTT en indiquant les principales activités qu’il exécutera, la date du début et d’achèvement des activités, et la durée de l’activité sous forme d’un graphique à barre.

NB : Il est entendu que le calendrier initial est anticipé. Un calendrier final devra être livré avant le début des études.

C. Organisation et Personnel

Dans cette section, le soumissionnaire proposera la structure et la composition de l’équipe d’exécution qu’il mettra en place. Il donnera la liste des personnes clé qui seront responsables pour la gestion et l’exécution sur terrain du projet. Il donnera une liste des équipements qu’il compte utiliser pour exécuter le projet ainsi qu’un plan d’organisation du chantier

D. Expériences similaires

Le soumissionnaire présentera dans cette section une liste de travaux similaires réalisés depuis sa création.
3.1 Services spécifiques

AVANSE requiert les services décrits en détail dans l'Annexe A (Termes de Référence). Prière de se référer à l’Annexe A pour plus d'informations sur les objectifs et les résultats attendus.
3.2 Critères d’évaluation
Les Soumissionnaires seront évalués selon les critères de sélection suivants : 


Critères d’évaluation

Points maximum

Points obtenus par le Soumissionnaire

Conformité de l’approche technique, de la méthodologie, de plan de travail propose et calendrier de réalisation

40




Qualification et compétence du personnel clé :


  • Responsable de gestion et financier couvrant le projet 

  • Responsable du chantier 

40




L’expérience pertinente de la firme – Preuve de l’expérience similaires exécutés par l’entreprise

20



TOTAL

100




Chaque proposition sera évaluée sur les critères dans le tableau en haut. Il y n’aura pas les points attribue à l’offre financière. Pour les besoins globaux de l'évaluation de cette demande de propositions, les facteurs d'évaluation techniques autres que le coût / prix, une fois combinée, sont considérés comme à peu près égale des facteurs de coût / prix.

4. INSTRUCTIONS POUR LA PREPARATION DE L’OFFRE FINANCIERE

L’offre financière doit être dans une enveloppe distincte de la proposition technique et doit être étiquetée ‘L’offre financière’. Figure à l’Annexe E, un modèle de budget pour guider les offrants dans la formulation de leur offre financière qui doit être appuyée avec des informations aussi détaillées que possible (narratif). Le budget doit être soumis en Gourdes et en deux versions : une version qui identifie les coûts par catégorie budgétaire et une deuxième version qui identifie les coûts par livrable.
Les produits ou services sollicités font l’objet d'une exonération de TVA comme prévu par les lois haïtiennes dans le cadre du contrat principal d’AVANSE. Le sous-traitant est responsable de toutes les taxes et frais applicables sur les revenus, la rémunération, les permis, les licences et autres taxes et redevances requises.
5. Processus de sélection et d’attribution

Base d’attribution de Contrat

Le contrat ​​sera attribué au soumissionnaire dont l'offre final représente la meilleure valeur à l'aide d'une combinaison des facteurs techniques (qualité) et de coûts (prix), une fois sa capacité de gestion vérifiée. DAI se réserve le droit d’exclure une proposition si elle détermine que l’offrant n’a pas les ressources et capacités financières nécessaires pour effectuer le travail requis.
Les points d'évaluation ne seront pas attribués pour le coût. Le cout sera principalement évalué tenant compte de la réalité s’il est raisonnable. DAI peut accorder à un prix plus élevé s’il détermine que l’évaluation technique offerte mérite un cout/prit additionnel
L’émission du présent appel d’offres (RFP) n’oblige en aucune façon l’attribution d’un contrat par AVANSE et les soumissionnaires ne seront pas remboursés pour les frais associés à la préparation de leurs offres.
AVANSE peut attribuer un marché sans discussions préalables avec les soumissionnaires. Par conséquent, les offres initiales doivent contenir les meilleures conditions du soumissionnaire du point de vue technique et prix.
6. Livrables prévus après attribution

Après attribution d’un accord de sous-traitance, les livrables détaillés en bas et devront être soumis selon les délais fixés par AVANSE. Les livrables doivent attester que les activités ont été réalisées de manière satisfaisante. Le Soumissionnaire devra décrire en détail les coûts proposés par livrable dans la proposition financière. Il faut noter que les livrables sont anticipé mais ça reste la possibilité faire des changements après l’attribution d’un sous contrat.
Livrable 1 : Présentation du rapport mensuel 1

Livrable 2 : Présentation du rapport mensuel 2

Livrable 3 : Présentation du rapport mensuel 3

Livrable 4 : Présentation du rapport mensuel 4

Livrable 5 : Présentation du rapport mensuel 5

Livrable 6 : Présentation du rapport mensuel 6

Livrable 7 : Présentation du rapport mensuel 7

Livrable 8 : Présentation du rapport mensuel 8
Le rapport mensuel fera état d’achèvement des travaux prévus pour chaque mois du calendrier révisé et présenté avant le démarrage des travaux. Le rapport doit inclure une narratif sur les défis, les mesures qui étaient pris pour les résoudre, une narratif sur la mise en exécution des mesures environnementales conformément avec le EMMP du projet, les indicateurs pour le plan de suivi et évaluation et les photos.

L’exécutant sera payé sur facture délivrée à la fin de chaque mois et approuvé par AVANSE ou son représentant. Le montant à payer représentera un huitième (1/8) du montant global moins dix pourcent (10%) de ce montant mensuel qui lui seront rendu après avoir reçu le Certificat d’Achement fourni par AVANSE. Le délai de paiement ne dépassera pas trente (30) jours après soumission et approbation de la facture.
7. Inspection et acceptation

L’équipe technique d’AVANSE chargée de l’activité inspectera les services fournis pour déterminer si les activités sont effectuées de manière satisfaisante. Le sous-traitant est responsable de l’application des mesures correctives, qui peuvent être exigées par le chef de Projet AVANSE à la suite de cette inspection.
8. Documents obligatoires pour déterminer la responsabilité du Soumissionnaire




Responsabilité générale

AVANSE ne signera aucun contrat avec un Soumissionnaire avant de s'assurer du degré de la responsabilité de celui-ci. Lors de l’évaluation qui permettra de déterminer la responsabilité du Soumissionnaire, les éléments suivants seront à soumettre pour être pris en considération:


  1. Une copie de la Patente pour l’exercice fiscal en cours ;

  2. Une copie du Quitus fiscal à jour ;

  3. Une preuve d'un numéro DUNS (expliqué ci-dessous et les instructions contenues dans les Annexes C et D) ;

  4. La confirmation que la source et la nationalité des produits ou des services ne sont pas d'un pays interdit (expliqué au point 6.3) ;

  5. La capacité à respecter les termes de livraison ou d'exécution requis ; (lettres de référence à l’appui) ;

  6. Modalité de paiement

  7. être disponible pour une visite sur le terrain Financer et exécuter les travaux, livrer des biens, ou la capacité d'obtenir des ressources financières sans avoir reçu une avance de fonds de DAI.

  8. Capacité à respecter les calendriers d’exécution et des points de repère

  9. Avoir une performance satisfaisante dans le passé

  10. Avoir un dossier satisfaisant de l'intégrité et de l'éthique des affaires


9. SYSTèME DE NUMéROTATION DE DONNéES UNIVERSEL (DUNS)

Il est obligatoire pour le Soumissionnaire de fournir un numéro DUNS à AVANSE. Le Système de numérotation de données Universel est un système développé et réglementé par Dun & Bradstreet (D & B) qui attribue un identifiant numérique unique, considéré comme un «numéro DUNS», à chaque entité commerciale.
Toutes les entreprises américaines et étrangères qui reçoivent des accords de sous-traitance ou ordres d’achat d'une valeur de $25.000 ou plus sont obligés d’obtenir un numéro DUNS avant la signature d’un contrat. Les entreprises sont exemptées de cette obligation si leur revenu brut global de l'année d'imposition précédente est inférieur à $300.000. AVANSE exige que les Soumissionnaires signent une déclaration d'auto-certification (Annexe D) si le Soumissionnaire demande une exemption pour cette raison.
Pour les Soumissionnaires qui devront obtenir un numéro DUNS, voir Annexe C - Instructions pour obtenir un numéro DUNS.
Pour ceux qui n'ont pas besoin d'obtenir un numéro DUNS, voir Annexe D: Auto certification d'exemption de DUNS.




10. SOURCE ET NATIONALITé
Selon le code géographique inclus dans son contrat, AVANSE ne peut se procurer des biens et services des pays interdits par l’USAID. Les pays autorisés par le code géographique 937 sont :

Les États-Unis, Haïti, et «pays en développement» autres que «les pays en développement avancés ». Une liste des « pays en développement » ainsi que les « pays en développement avancés » peut être trouvée aux adresses suivantes :
http://www.usaid.gov/ads/policy/300/aidar et
http://www.usaid.gov/sites/default/files/documents/1876/310mab.pdf
AVANSE doit vérifier la source et la nationalité, des biens et des services et s'assurer qu’AVANSE ne se procure pas des biens ou services en provenance des pays interdits énumérés par le Bureau du contrôle des avoirs étrangers (OFAC) comme pays sanctionnés. La liste actuelle des pays sous sanction globale comprennent: Cuba, Iran, Corée du Nord, le Soudan et la Syrie. Les marchandises ne peuvent pas transiter dans les pays sanctionnés ni y être assemblées, et le vendeur ne peut être enregistré dans un pays interdit.
En soumettant une proposition en réponse à cet appel d'offres, les Soumissionnaires garantissent leur conformité aux exigences de Source et Nationalité, pour les biens et services offerts et que ces biens et services sont conformes au Code géographique et aux exclusions pour les pays interdits décrits ci-dessus.




11. REPRÉSENTATIONS ET ATTESTATIONS DE ConformitÉ

Les Soumissionnaires doivent être conscients des conditions générales d’un contrat résultant de cet appel d'offres. Le Soumissionnaire choisi devra se conformer à toutes les représentations et les attestations de conformité énumérées dans l'Annexe G.

12. Éthique en passation des marchÉs

Aucune compensation monétaire ni favoritisme ne sera toléré de la part du Soumissionnaire, pas plus que de tout membre du personnel AVANSE, dans une tentative d'influencer les résultats de l'adjudication. AVANSE traite tous les rapports de fraude ou abus très au sérieux. Les actes de fraude ou de corruption ne seront pas tolérés, et les employés d’AVANSE et / ou sous-traitants, fournisseurs ou bénéficiaires de subventions qui se livrent à ces activités feront face à de graves conséquences. De telles pratiques sont contraires à l'éthique et sont illégales. Le Soumissionnaire ou le personnel AVANSE peut signaler toute infraction à l'éthique et à la conformité via un appel anonyme et gratuit au Hotline +1 855-603-6987, via le site DAI, ou par courriel à FPI_hotline@dai.com. DAI assure l'anonymat ainsi qu’un examen sérieux et impartial du traitement des informations fournies. Une telle infraction peut entraîner l'annulation de l'achat et la disqualification de la participation du Soumissionnaire dans cet appel d’offres et dans les marchés futurs. Les contrevenants seront signalés à l'USAID, et par conséquent, peuvent être signalés au Ministère de la Justice des États-Unis pour être inclus dans la liste des parties restreintes, les empêchant de participer à l'avenir à toute activité financée par le gouvernement des États-Unis.
Les offrants doivent fournir des informations exactes et complètes en réponse à cette sollicitation. La pénalité pour toute fausse représentation prescrite à l'article 1001 du Titre 18 du Code des États-Unis.
De plus, AVANSE prend très au sérieux l’utilisation des fonds de l'USAID pour financer des terroristes ou des groupes de soutien aux terroristes, ou d'autres parties en échange d'une protection. Si les terroristes, les groupes ou d'autres parties tentent d'extorquer ou réclamer des paiements de votre entreprise, vous devez signaler immédiatement l'incident à l’équipe d’enquête et de prévention de fraude mentionnée au numéro et courrier électronique ci-dessus.

En soumettant une proposition, les Soumissionnaires certifient qu'ils n'ont pas ou ne tenteront pas de solliciter de faveurs auprès des employés d‘AVANSE, et qu’ils ne fournissent pas de fonds à des terroristes ou des groupes appuyant les terroristes.

13. ANNEXES






Annexe A :
TERMES DE REFERENCES
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