Rapport d’activité du conseil Syndical








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Assemblée générale des copropriétaires du 06 juin 2014










Résidence Ivry-Raspail






Rapport d’activité du conseil Syndical

année 2013






Bâtiment A



Bâtiment C



Bâtiment B


PREAMBULE :

Tout d’abord, nous souhaitons la bienvenue aux nouveaux copropriétaires.

Nous remercions par avance les copropriétaires présents à l’assemblée générale du 6 juin 2014 et ceux qui, malgré leur absence, aurons pensé à donner leur pouvoir pour se faire représenter.

Notre copropriété a 50 ans et pendant cette période, seuls des travaux d’entretien courant ont été fait à l’exception d’un ravalement en 1984 et la rénovation des ascenseurs en 2003.

L’importance des impayés (presque 15% du budget) pénalise la résidence à pouvoir entreprendre des travaux pour valoriser nos biens. Aussi le conseil syndical cherche à concilier travaux et économies.

Le premier poste de dépenses concerne le chauffage. Des économies sont possibles en passant du fuel au gaz et en installant des chaudières à condensation. Ce projet que nous présentons cette année a été laborieux, car dans un premier temps, l’étude réalisée par le bureau d’étude LH Conseil proposé par le Syndic ne correspondait pas à nos attentes. En effet, nous devions avancer la totalité des travaux (soit 565 000 €), puis ensuite espérer récupérer la moitié de cette somme par le biais de Primes et Aides financières. De plus dans ce projet initial, les travaux de désamiantage de la chaufferie n’avaient pas été prévus. Le conseil syndical a donc fait appel au Consultant E.S.E. qui a réalisé un appel d’offre pour un contrat de 16 ans, intégrant le désamiantage des locaux de la chaufferie, l’installation de chaudières gaz à condensation, et l’équilibrage de tout le réseau de distribution avec garantie de chaleur identique pour tous les appartements. Ce type de contrat d’exploitation de chauffage annualisé permettra à la résidence d’obtenir, une chaufferie neuve sans avancer la totalité des travaux de rénovation. Enfin en plus des économies d’énergie, le coût annuel de ce contrat devrait permettre à la résidence Ivry-Raspail de réduire de presque moitié le poste de dépense de chauffage.



RENSEIGNEMENTS DIVERS CONCERNANT LA RESIDENCE IVRY RASPAIL.



















Logements

Surface moyenne/logement

Bâtiment A (Nombre Logements)

Bâtiment B (Nombre Logements)

Bâtiment C (Nombre Logements)

Total logements

2 pièces

44 M2

71

36

13

120

3 pièces

55 M2

140

72

6

218

4 pièces

73 M2





36

36

5 pièces

87 M2





30

30

TOTAL



211 (1)

108

85 (2)

404

(1) - dont 1 loge de gardien. (2) - dont 1 loge de gardien.

Parking Aériens

215 emplacements.

Parking sous-sol

121 emplacements.

box

66 box.


BUDGET :


Dépenses

2012

2013

% Budget 2013




Chauffage


345.234,46 €

360.744,60 €

32,75%

Personnels


316.089,73€

309.858,33 €

28,13%

Eau froide + compteurs

155.193,02€

166.197,67 €

15,09%

Syndic + frais administration + C.S.

80.824,00 €

83.039,82 €

7,54%

Entretien Bâtiments A, B, C.

20.025,38 €

47.620,79 €

4,32%

Assurance

38.042,31 €

40.193,72 €

3,65%

Ascenseurs

37.125,76 €

37.760,30 €

3,43%

Entretien + Contrats d’entretien

23.951,18 €

35.749,33 €

3,25%

EDF et autres charges communes

16.372,69 €

13.895,34 €

1,26%

Charges Parkings et Box.

3.946,40 €

6.283,58 €

0,57%

Total

1.036.805,73 €

1.101.343,48 €

100 %

Autres charges imputées sur l’exercice

40.320,35 €

0 €




Total charges

1.077.126,08 €

1.101.343,48 €






IMPAYES  / CONTENTIEUX :

Nous avons constaté cette année une légère diminution du nombre des copropriétaires débiteurs ayant des impayés inférieurs à 1.500 €, mais nous nous inquiétons de l’état des dettes importantes de certains copropriétaires envers notre Syndicat.

Il demeure que les plus gros débiteurs à la date du 23 avril 2014 (Succession MOULET – 38 772 €, SANGANA -16 154 €, PILLAS – 10 370 €, DIALLO – 8 985 €, KHALED – 9 880 €, HU Z. – 8 187 €, MALET G. – 6 752 €, GAUNGOO S. 6 092 €, etc…) pénalisent sérieusement notre trésorerie.

Devant le manque d’efficacité et de rigueur du syndic à résoudre les dossiers problématiques depuis 4 ans, le conseil syndical a créé une commission des impayés afin d’assurer un meilleur suivi des procédures en cours.

Evolution des impayés

Années

Montant des impayés




Déc. 2007

142 320 €

Déc. 2008

161 176 €

Déc. 2009

134 231 €

Déc. 2010

164 121 €

Déc. 2011

165 536 €

Déc. 2012

196 542 €

Déc. 2013

155 546 €


Fuites et dégâts divers :

Compte tenu de l’âge de la copropriété (1964), l’entretien des canalisations (eau froide, eaux usées) s’est poursuivi à un niveau qui n’est pas satisfaisant faute de pouvoir budgétiser un programme de changement de colonne entière des fontes d’eaux usées (salles de bain-cuisines). . Actuellement faute de pouvoir budgétiser un programme complet de rénovation, seules les réparations ponctuelles et urgentes sur les parties défectueuses sont réalisées. Cela évite les désagréments d’établir des dossiers de sinistre qui font augmenter notre prime d’assurance. Dans le prochain exercice, il faudra établir un programme de travaux annuels par bâtiment pour un renouvellement de colonnes entières des d’eaux usées parmi celles identifiées les plus vétustes.

Fontes eaux usées (1)


Inventaire

2010

Nombre tronçons changés

2011

Nombre tronçons changés

2012

Nombre tronçons changés

2013

Nombre tronçons changés

2014

en cours

Tronçons

Culottes

Events sur terrasse.

Bâtiment A

252

231

42

57

0

5

7

3

Bâtiment B

126

117

18

27

0

3

1

2

Bâtiment C

112

91

30

22

0

4

8

 

Total :

490

439

90

106

0

12

16

6

(1) cet inventaire ne comprend pas les fontes WC (nombre identique)

Infiltrations, condensations :

Il est constaté que des copropriétaires non respectueux du règlement de copropriété ont transformé des cuisines en chambres, modifié des salles de bain pour créer des mini cuisines sans respecter les ventilations naturelles basses et hautes débouchant sur une accumulation de problèmes de condensation, installé des coffrages non démontables sur les colonnes en fonte, n’ont installé aucune trappe de visite sous les baignoires ou douches et que tous ces désagréments entraînent systématiquement des sinistres.

Divers sinistres ayant pour origine des problèmes d’humidité provenant des étages supérieurs ont parfois été complexes à identifier pour les raisons évoquées ci-dessus.

Nous rappelons aux copropriétaires qu'avant tout travaux, ils doivent consulter le règlement de la copropriété

Terrasses – Façades :

Sur les terrasses et particulièrement celle du bâtiment A, nous avons temporairement contrôlé les fuites et supportons les réparations nécessaires au coup par coup, une réfection de l’étanchéité avec isolation étant à l’étude et devra intervenir dans les très prochaines années.

Quelques sinistres mettent en cause l’étanchéité des façades ayant pour origine des fissures ou absences de grilles de ventilation ce qui provoque des infiltrations dans les plafonds et murs de certains appartements. Ces réparations nécessitent l’intervention d’équipes de cordistes pour les neutraliser en 2014 (coût estimé entre 3.500 € et 5 000 €).

Le ravalement et l’isolation des bâtiments est un dossier important, complexe et onéreux que nous devons traiter dans les prochaines années. Pour l’assemblée générale de 2015, le conseil syndical souhaite présenter un plan projet global de rénovation sur plusieurs années.

Stationnement des véhicules dans la résidence :

Nous constatons des stationnements anarchiques dans la résidence en raison du trop grand nombre de badges qui ont été distribués sans en déterminer les règles. Beaucoup de véhicules qui n’appartiennent pas aux seuls titulaires d’emplacements privatifs sont à l’état d’épaves ce qui dénature l’image de notre copropriété.

Compte tenu qu’un certain nombre de ces véhicules ne sont pas assurés (Assurance pourtant obligatoire même sur un parking privé) il sera demandé au Syndic de les faire évacuer par les moyens qui sont à sa disposition.

Encombrants :

Les résidents font malheureusement peu d’effort pour assumer les évacuations des matériaux H.S. ou objets volumineux et leur accumulation nuit à l’esthétique générale de la résidence. Dans le respect des règles de copropriété, il est rappelé que les encombrants doivent être entreposés sur le trottoir de l’entrée principale 11 rue Truillot, le mercredi soir à partir de 18 heures.

Non-respect du règlement de copropriété :

Le respect de l’aspect esthétique de la résidence est primordial et continuera à faire l’objet de lettres A/R. avec éventuellement constat de huissier contre les personnes qui ne se soumettent pas aux règles.

Il ne doit pas être dérogé au respect du règlement de copropriété et des notes d’application du Syndic affichées dans tous les halls et parking sous-sol.

Nous constatons également qu’une équipe de jeunes bricoleurs mécaniciens détériorent les parties communes (en cas nuisances nocturnes tél commissariat : 01 49 59 33 00). La tolérance à des limites et nous demandons au syndic de prendre les mesures en son pouvoir pour faire cesser ces incivilités. Dans un premier temps, le syndic adressera une mise en demeure ou injonction sous forme d'une lettre recommandée. Si le litige demeure, le syndic pourra engager des poursuites judiciaires après avoir établi la preuve de l'abus.

Réalisations de la gestion écoulée :

Pour des raisons esthétiques et de sécurité, nous avons fait remplacer par nos gardiens toutes les parties vitrées des portes des locaux vides-ordures, par des plaques de tôles à peindre.

Les portes d’accès et les parties fixes vitrées du bâtiment C ont été remplacées en concertation avec les copropriétaires du bâtiment tout en respectant le budget voté en Assemblée Générale pour cette réalisation.

Comme chaque année pour rendre la copropriété plus accueillante, nous achetons des petits arbustes et fleurs à des prix modiques et nous tenons à remercier les gardiens pour l’attention qu’ils apportent à l’entretien des espaces verts de notre copropriété.

Une rampe en inox a été installée au portillon de l’entrée de la résidence. Elle est particulièrement utile pour faciliter l’accès lors des périodes de froid avec neige et verglas.

Deux antennes T.N.T. + amplis ont été installés le 9 juillet 2013 par l’entreprise DELIGNY pour un coût de 2.537 € TTC.

Perspectives pour 2014 :

Le chauffage :

Il représente le premier poste de dépenses et le moins prévisible tant sur le prix des combustibles que pour les pannes de chaufferie. Sur le plan des consommations, notre chaufferie au fuel est énergivore. En procédant à un changement total de nos installations et de combustible utilisé, nous devrions économiser (selon les hivers) jusqu’à 180.000 €/an.

Lors des études conduites les entreprises qui ont répondus à l’appel d’offre pour le changement de chaufferie, nous avons constaté que les murs et plafond du local de la chaufferie sont recouverts d’amiante et comme chacun le sait, il faut traiter impérativement ce problème coûteux et dangereux.



Logements


Surface moyenne

/logement


Total logements


Coût actuel fuel-entretien-contrats

Coût prévisible (fourniture complète) avec contrat sur 16 ans


Economie prévisible par type de logement

2 pièces

44 m2

120

705,21 €

351,88 €

353 €/Annuel

3 pièces

55 m2

218

881,51 €

439,84 €

441 €/Annuel

4 pièces

73 m2

36

1 170 €

583,81 €

586 €/Annuel

5 pièces

87 m2

30

1 394,37 €

695,73 €

698 €/Annuel

Total :

/

404

892,93 €

445,54 €

447 €/Annuel


A cet effet le conseil syndical a fait réaliser des études pour déterminer le coût du chauffage.
Première étude confiée à L.H. Conseil :

Cette étude a été réalisée sur le fondement des besoins fixés par le dossier des déperditions issus de l’étude thermique des bâtiments.

Le calcul des coûts a été fixé sur le référentiel de 2 350 DJU (degrés jours unifiés)

  1. DALKIA P1+P2+P3 ( sans TICGN ) = 197 742 € TTC/an

  2. COFELY P1+P2+P3 ( sans TICGN ) = 204 102 € TTC/an

Le coût des travaux de remplacement de la chaufferie fioul par du gaz naturel

  1. DALKIA = 435 936 € TTC

  2. COFELY = 441 094 € TTC

(+ Travaux obligatoire de mise aux normes du bâtit non chiffrés estimé à 130 000 € TTC)

Ces travaux permettraient à la copropriété de bénéficier d’aides et de primes versées dans le cadre du dispositif CEE (certificat d’économie d’énergie) qui seraient de l’ordre de 100 000 € à 200 000 € à négocier et en fonction du cours du marché du carbone.

Cette solution imposerait à la copropriété un appel de fonds de 565 000 € - le montant des CEE (n’est pas inclus le coût du désamiantage)
Deuxième étude confiée au Consultant E.S.E. :

Elle a été réalisée par un appel d’offre auprès des sociétés IDEX, GESTEN, DALKIA, CRAM et COFELY qui ont répondu sur le fondement d’une puissance installée plus importante de 10 % pour faciliter les relances en intégrant des travaux obligatoires et non chiffrés dans la première étude :

  • Désamiantage de la chaufferie,

  • Réalisation d’un SAS entre la chaufferie et les caves (CF2H),

  • Modification de l’accès,

  • Étendue des contrats aux réseaux hydrauliques,

  • Panneaux de sol comprenant la mise en place d’organe d’équilibrage sur les colonnes et le remplacement de tous les robinets de réglage des panneaux de sol,

  • Réseaux Gaz à l’intérieur de la copropriété.

Elle comprend 

  • La garantie totale (P3) en plus du contrat de base (fourniture d’énergie P1 et maintenance des installations P2),

  • Les prestations P1+P2+P3 le désamiantage, les SAS et organes des réseaux avec la prise en compte de CEE, le réseau intérieur gaz entre la porte de comptage dans la rue et la chaufferie,

  • La durée du contrat de maintenance et d’entretien est de 16 ans.

Le résultat des réponses de cet appel d’offre est disponible dans un dossier qui sera consultable à la salle de réunion de la résidence.

La société la moins disant est la société GESTEN qui propose sur le fondement de 2 450 DJU annuel les montants suivants :


  • P1 131 239,51 € TTC y compris TICGN (taxe intérieure de consommation sur le gaz naturel)

  • P2 13 463,60 € TTC

  • P3 35 313,60 € TTC CEE déduit

  • Coût total 180 016,71 € TTC / an


Le conseil syndical juge cette proposition la plus intéressante pour la copropriété pour les raisons suivantes :

  1. Cette solution est la moins onéreuse

  2. Elle intègre les travaux, qui sont pris en charge par l’entreprise

  3. Elle évite les appels de fonds ou des prêts pour payer les travaux en 2015 (entre 400 000 et 500 000 € selon le CEE)

  4. Elle permet de réaliser des économies dès la prochaine saison de chauffe qui débute mi-octobre 2014,

  5. Elle évite des surprises dans les coûts des années avenir en prévoyant une garantie totale sur les organes et émetteurs hors chaufferie

  6. Elle réduit dès cette année le montant des charges de la copropriété de :

  • Coût actuel en fioul sur le fondement de 2 450 DJU environs 360 000 € TTC

  • Coût du nouveau contrat 180 000 € TTC

Soit une baisse de charges de 180 000 € TTC pour le chauffage.

  1. Elle intègre le coût des suivis de travaux (environs 35 000 € TTC), qui serait à la charge de la copropriété cette année dans l’étude n°1.


Fibre optique :

Le droit à la fibre optique est du même type que le droit à l’antenne. Le raccordement du fibrage de lignes de communications électroniques à très haut débit permet d’accéder à la haute définition TV en 3D, téléphone, internet très haut débit et de tous les usages multimédias dans de bonnes conditions de réception et d’envoi d’informations. L’équipement de la résidence est réalisé gratuitement par un opérateur à partir d’un ou plusieurs points de mutualisation au pied des immeubles et à l’aide des colonnes montantes dans les réseaux existants de chaque cage d’escalier.

Le câblage qui sera mis en place par un opérateur déterminé, donnera accès aux autres opérateurs commerciaux sur les points de branchement optique situés dans les étages. Chaque résident pourra ensuite choisir à titre privé l’opérateur commercial de sa convenance qui procédera au raccordement du logement sur le réseau installé dans l‘immeuble.

Tous les frais d’installation, de maintenance et des conditions spécifiques devront être pris en charge par l’opérateur d’immeuble retenu et précisés dans la convention établie avec le syndicat des copropriétaires.

Il est donc demandé à l’assemblée générale de déléguer au conseil syndical la négociation et décision pour le choix de l’opérateur qui présentera les meilleures conditions architecturales d’installation et de prestations pour notre résidence.

Grands projets d’architectures :

Depuis 4 ans que Mr LOUVEAU a été désigné comme architecte de la résidence, il a présenté un cahier des charges succinct sans consultation du conseil syndical qui est pourtant le représentant des copropriétaires. Cet architecte n’apporte pas les satisfactions attendues dans le cadre d’un rôle de conseil, d’encadrement et de suivi des travaux nécessaires pour la conservation de notre patrimoine. Il est demandé à l’Assemblée Générale de voter une délégation au Conseil Syndical pour l’autoriser à définir une étude du bâti, le choix de la mission d’architecture auprès d’un Consultant, d’un Bureau d’Etude ou éventuellement à un Cabinet d’architecte(s).

Conclusions :

Ce rapport ne présente qu’une vision succincte des dossiers en cours et des dossiers traités ou à traiter au sein de la copropriété.

Nous tenons à remercier les membres du conseil syndical qui s’investissent par leur action et le temps qu’ils consacrent bénévolement à la gestion de la résidence. En revanche, nous déplorons que certains membres élus ne participent ni de près ni de loin à la mission dont ils se sont portés volontaires. Notre copropriété a besoin d’un conseil syndical fort, efficace, motivé et représentatif des copropriétaires !

Nous tenons particulièrement à remercier Mr Thierry GASNIER, auditeur en formation de l’A.R.C. (Association des Responsables de Copropriété) qui durant toute l’année 2013 et encore à ce jour apporte au conseil syndical des méthodes de travail, connaissances des dispositions réglementaires et en particulier une formation au contrôle de la comptabilité du Syndic.

Nous restons vigilants à ce que notre copropriété continue à être agréable à vivre dans la limite des capacités financières des copropriétaires.

Les membres actifs du Conseil Syndical.




Pose d’une Rampe inox d’accès au portillon.




Pose de poteaux à la place des plots en béton qui étaient dangereux.





Notre chaufferie.








Etat d’une fonte détériorée.



Réparation sur la terrasse du Bâtiment A



Entretien porte C12 par les gardiens.





Joints dilatation fuyard dans s/s sol.



Conséquences sur structures du parking situé en sous-sol



Façade Bât A « détériorations qui provoquent des sinistres dans les appartements»






Amiante plafond et murs de la chaufferie



Amiante plafond et murs de la chaufferie



Amiante plafond et murs de la chaufferie

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