Résumé général








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Le schéma présenté ci-dessous permet d’avoir un aperçu du lieu de situation de ces éléments au coeur d’une voiture. Il est important de préciser que les clients constructeurs sont assez nombreux mais on y retrouve essentiellement : TOYOTA, PEUGEOT, CITROEN, PEUGEOT, MERCEDES BENZ et TPCA (TOYOTA PEUGEOT CITROEN AUTOMOBILE).

Au niveau administratif, on retrouve les services comptables, de ressources humaines, de logistique, d’achats, de production et de maintenance.

Les produits usinés chez S.E.A.C. sont présentés ci-dessous :

Traductions : boîtier côté roue, rotules de suspension, rotule axiale

On peut retrouver l’intégralité de ces fiches techniques sur le site de l’entreprise. Ces schémas permettent de mieux comprendre les éléments usinés et leur localisation sur une voiture. Pour un non expert, il n’est pas facile de les situer et de comprendre leurs rôles au sein de la mécanique automobile.

2/ Le Système d’Information en Ressources Humaines.
La gestion des ressources humaines au sein de l’entreprise S.E.A.C. se décompose en deux modules :


  • un module qui symbolise le recrutement et la formation

  • un module plus technique, à savoir la gestion de la paie, de l’élaboration du contrat de travail à l’établissement du bulletin de paie et les déclarations associées, périodiques et annuelles.


Sur ce dernier point, les déclarations périodiques effectuées sont de plusieurs ordres :

  • déclaration mensuelle pour l’URSSAF (sécurité sociale) 

  • déclaration mensuelle pour le pôle emploi

  • déclaration trimestrielle pour les caisses de retraite et de prévoyance 

  • déclaration annuelle pour la Déclaration Annuelle des Données Salariales ou, de façon plus simplifiée la D.A.D.S.


Le recrutement et la formation sont formalisés au travers de logiciels basiques comme Excel ou Word. Par contre et en ce qui concerne la paie, les logiciels MAGESTAN (pointeuse) et SAGE fonctionnent en binôme. Tout l’aspect déclaratif s’effectue via SAGE et Net-entreprises. Les montants issus de la paie et permettant les déclarations sociales et fiscales obligatoires sont recopiés et validés sur le site de « télédéclaration ».
2.1/ Le système d’information.
L’entreprise dispose d’un parc informatique d’environ 35 ordinateurs. Ces derniers sont connectés à un serveur central qui se fait soit en locale, soit en « wifi ».

Le système d’information des RH se constitue :


  • D’un ensemble d’outils de communication (mail, téléphone…), de gestion des effectifs (calcul prévisionnel des effectifs, référentiel des compétences)

  • D’un logiciel ERP « SAGE » et d’un logiciel de pointage nommé MAGESTAN


On retrouve également 2 dossiers sur le serveur de fichiers :


  • « RH pour tous », qui comme son nom l’indique est accessible à tous

  • « RH » dont l’accès est sécurisé car confidentiel


Enfin, le stockage papier est privilégié car il sert bien souvent d’interface entre les services et le pôle RH. Les exemples les plus parlants sont ceux de la pause des congés payés ou encore des demandes d’acompte.
2.2/ Présentation du service Ressources Humaines.
Le service RH est constitué de trois personnes, une responsable RH, une assistante RH qui traite de l’ensemble du pôle paie et une assistante RH plus « orientée » vers les problématiques de sécurité et formation.

La responsable des RH a pour mission principale d’appliquer la politique de personnel définie par la direction. Elle doit assurer la gestion et le suivi administratif du personnel, assurer les relations sociales, la communication de l’entreprise et veiller aux conditions de travail des salariés.

Ainsi, 4 grands pôles lui sont dévolus :


  • gestion administrative du personnel

  • gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

  • assurer la communication au sein de l’entreprise

  • organiser les relations sociales au sein de l’entreprise

  • superviser et organiser les conditions de travail


Ces fonctions ont été formalisées au travers de fiche de poste et détaillent plus précisément les 4 grands pôles.

Il est ainsi possible d’approfondir sa connaissance de la fonction encadrante qui est très diversifiée et nécessite souvent une remise en question des pratiques afin de les adapter aux diverses situations.
L’assistante RH gère l’intégralité de la paie, c’est-à-dire de l’élaboration des contrats de travail jusqu’aux déclarations obligatoires en cours et en fin d’année. Elle s’occupe également de toute la gestion administrative du personnel (DUE, absentéisme, tenue du registre unique du personnel, gestion des contrats d’intérims).

Le binôme fonctionne bien et est très complémentaire. En effet, l’entente s’impose afin de mener à bien des missions difficiles et prenantes. Il est important de se familiariser à cette synergie de travail et au rôle indispensable tenu par l’assistante RH.

Il a donc été intéressant de découvrir la façon dont un service RH fonctionnait au quotidien et la manière dont on pouvait s’y insérer. En effet, ce service nécessite discrétion et rigueur car les informations qui y circulent engagent l’avenir de l’entreprise avec notamment la politique salariale. Il a donc fallu rester tout à la fois disponible et prêt à être plus en retrait sur des points sensibles et confidentiels.
Au sein du service, une technicienne environnement assure toutes les tâches liées à la qualité et à la sécurité. Elle gère les dossiers de formation, c'est-à-dire de la demande émanant du salarié à son remboursement. La sécurité, la gestion des déchets, les visites médicales, la création des badges, certaines déclarations sociales lui sont également dédiées.



2.3/ La gestion de la paie.
La gestion de la paie s’opère grâce à deux logiciels qui sont indissociables. On y retrouve MAGESTAN qui permet de faire le lien entre la pointeuse et le logiciel de paie.

Au niveau de la paie, le logiciel SAGE qui est bien adapté aux besoins d’une PME de taille moyenne, permet d’élaborer et d’éditer le bulletin de paie. Ce dernier assure l’édition des bordereaux de charges qu’ils soient mensuels, trimestriels ou annuels.

Ainsi, cette gestion sociale se fait-elle à deux niveaux et il est primordial de bien comprendre les intrications des deux logiciels car toute erreur de l’un se répercute sur l’autre. L’assistante RH passe donc un temps considérable à contrôler et parfois recontrôler les données préétablies. En effet, le logiciel ne sert que d’appui et il ne peut donc donner entière satisfaction si une démarche de contrôle permanente et rigoureuse ne lui est pas associée.
On y retrouve ainsi tout ce qui concerne la gestion des salariés (de leur entrée à leur sortie de l’entreprise), la conception et l’édition des bulletins de paie ainsi que l’édition des bordereaux de charges qu’ils soient mensuels, trimestriels ou annuels.
Les caractéristiques du service ressources Humaines en matière de paie se situe à deux niveaux : un outil, la pointeuse, qui permet de suivre et de corriger les anomalies en matière du suivi des heures travaillées par les salariés et le logiciel SAGE, particulièrement bien adapté à la société car modulable et rapidement évolutif. Les paramétrages de base ne sont pas trop fastidieux et il est aisé, avec un peu d’entraînement, de s’approprier le logiciel.

3/ Missions abordées.
Les premiers lundis de chaque mois ont facilité la compréhension de ce qui était attendu et ont permis de mieux appréhender et comprendre les missions principales qui allaient être confiées de mars à mai.

La principale mission et celle qui va occuper un certain temps porte sur la mise en place d’un référentiel paie à destination de la responsable des ressources humaines. En effet et à l’heure actuelle, seule l’assistante RH est capable de mener à son terme le processus d’élaboration d’un bulletin de paie. Si cette dernière est absente, on peut facilement deviner le désarroi de la responsable face à cette situation d’urgence. Ainsi, ce référentiel se doit-il d’être simple, facile d’approche et visuel afin qu’une personne ayant des bases en paie mais ne connaissant pas le logiciel puisse mener à son terme la conduite de construction des bulletins. Et la difficulté est bien là !

Des missions plus ponctuelles ont été confiées et ont permis d’élargir et d’approfondir la vision des ressources humaines. La recherche d’informations et leur synthèse sont un travail omniprésent. En effet, il faut réactualiser en permanence ses connaissances et avoir une vision pointue des évolutions législatives en droit du travail et social.

Un référentiel est avant tout un ensemble de données qui contient les références d’un système d’information, en l’occurrence, l’élaboration de la paie. Ce référentiel paie répond à deux exigences qui sont :



  • sa facilité et simplicité d’utilisation pour la responsable RH ne connaissant pas le logiciel  

  • les principaux points critiques et les problèmes pouvant être rencontrés lors de l’élaboration des bulletins.


Avant d’entreprendre tout travail de rédaction, il faut s’immerger complètement dans la documentation fournie par le prestataire logiciel et ensuite apprendre à mener à bien les différentes parties nécessaires pour bâtir des bulletins précis.

Parallèlement à ce travail, il a été nécessaire d’« apprivoiser » le logiciel MAGESTAN, véritable clé de voûte et premier maillon dans le processus de paie.
Ce travail très technique mais formateur, car la paie fait partie intégrante du pôle Ressources Humaines, permet de mieux cerner et comprendre les tenants et aboutissants de la paie dans la gestion quotidienne d’une entreprise. En effet, les éléments salariaux doivent être suivis au plus près afin de mener une gestion efficiente et rigoureuse du pôle salarial. Les données issues du processus de paie doivent être transmises au service comptable avant le 5 du mois suivant l’établissement des paies afin de préparer le « reporting » et de le présenter dans les délais.
4/ Tâches effectuées au cours des lundis et connexes :
Ces tâches ont été diverses et permettent avant tout de se familiariser avec les habitudes et façons de travailler du service Ressources Humaines.

Il fut important, dans la mesure du possible, d’aider et de soutenir Marie, l’assistante RH, dans l’accomplissement de ses nombreux travaux.

Le matin, à 9 heures, il est impératif de trier le courrier et de le répartir entre les bons services. On y retrouve essentiellement les factures à destination du service comptabilité et des courriers pour le service RH (arrêt maladie, confirmation d’un accident du travail par la CRAM, bulletins de liaison en RH, CV et LM, demande de stage) ainsi que de nombreux catalogues à destination des responsables de production.

Ensuite, il a été urgent de se familiariser au logiciel MAGESTAN et que l’on doit parfaitement maîtriser avant tout travail sur le logiciel de paie. L’étude du logiciel SAGE peut restée très disparate dans un premier temps car les fondements et l’architecture de la pointeuse sont à bien connaître.

Il a été nécessaire de rédiger, ou plutôt changer les dates et noms, d’un certain nombre de contrats à durée déterminée, et ce, de façon assez fréquente.

Un travail de synthèse a été proposé par la responsable des ressources humaines sur les accords séniors. Ils seront présentés au début de ce mémoire car leur entrée en vigueur avait été fixée au 01/01/10. Ces accords, signés par la branche métallurgie, s’imposent donc mais restent assez flous dans leur contenu. En effet, l’évolution salariale sur des postes d’opérateur est plutôt difficile à mettre en place car, par définition, ces postes sont peu évolutifs.
La période ininterrompue de stage a commencé le 15 mars 2010.

Après un entretien avec la responsable des RH, les objectifs et missions proposés ont été réexposés afin de mieux cibler la façon de gérer au mieux les trois mois qui se présentaient. En effet, il apparaît que les deux missions proposées (synthèse des accords séniors et mise en place d’un référentiel paie) initialement pourront être finalisées avant le terme du stage. Les premier lundis ont permis de bien anticiper et cerner les besoins informationnels attendus par la responsable des ressources humaines. Ce référentiel se doit d’être ludique, parlant et suffisant pour un non initié. Il doit ainsi pouvoir se suffire à lui-même afin que la responsable ne reste pas désarçonnée en cas d’absence prolongée de l’assistante. Ce travail permet de mieux appréhender et cerner les aspects plus techniques de la profession d’assistant RH. La profession nécessite de solides connaissances techniques (gestion de la paie de « A à Z », c’est-à-dire de l’élaboration du contrat de travail à la déclaration annuelle des salaires) et relationnelles puisqu’il est nécessaire de répondre et ce, souvent de façon impromptue, aux demandes des salariés (besoin d’un contrat de travail, d’une attestation, d’un certificat, d’un bulletin, de demandes particulières en matière sociale). Ainsi, il est plus facile de commencer à appréhender son futur métier en comprenant mieux ses tenants et aboutissants.

En effet, il est souvent bien difficile de se représenter réellement une profession sachant que dans le domaine des ressources humaines, la mosaïque d’activités et de missions fait penser qu’à chaque entreprise, il existe un ou une assistant(e) RH spécifique.

Ces semaines de stage ont été riches d’enseignements et peuvent conforter un choix professionnel. Le travail est varié, riche, à l’intersection de nombreuses attentes tant informationnelles qu’humaines. Il ne faut pas oublier que, parallèlement à ce travail, la dimension d’écoute est primordiale et s’avère indispensable pour mener au mieux les missions imparties.

Ce recueil va vous exposer, dans un premier temps, les accords séniors. Ces derniers, signés par accord de branche, sont directement applicables. Le problème majeur repose sur leur faisabilité sachant que le secteur automobile évolue avec une population salariée peu flexible et très « fermée » sur son cœur de métier. La formation demeure la clé de voûte de ces accords et ce n’est que par elle que l’entreprise et le salarié peuvent envisager l’avenir.

Deuxième partie : présentation des accords séniors.
1/ Structure de la population salariée de SEAC lors de la mise en place des accords.
1.1/ Pyramide des âges.
Cette pyramide permet d’anticiper les besoins futurs et de réaliser une gestion prévisionnelle des emplois à moyen terme.
1.2/ Répartition des effectifs de l’ensemble des salariés selon la tranche d’âge.
L’effectif de l’entreprise S.E.A.C. était de 111 salariés en CDI au moment de la mise en place des accords.

La répartition par tranche d’âges est la suivante, avec la pyramide des âges qui y est associée.


 

HOMMES

FEMMES

< 20 ans

0

0

20-24 ans

2

1

25-29 ans

8

7

30-34 ans

16

7

35-39 ans

4

9

40-44 ans

8

6

45-49 ans

3

11

50-54 ans

12

9

55-59 ans

3

4

> 60 ans

0

1

TOTAL

56

55
1   2   3   4   5   6   7

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