Cahier des charges pour une solution de communication unifiée








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2.7Ressources Vocales

2.7.1Musique d’attente


La solution proposée doit disposer d’une ou plusieurs musiques d'attente, accompagnée de messages personnalisés, permettant de faire patienter ou de mettre en garde les appelants d'une manière conviviale et de leur diffuser simultanément des informations sur l’entité. Ces messages devront être synchronisés et personnalisables selon les services.

Le soumissionnaire précisera si la solution de musique d’attente est intégrée au système ou si elle est externe à celui-ci.

Dans le cas où la solution de musique d’attente n’est pas intégrée au système, le soumissionnaire précisera le type, le modèle et les caractéristiques du matériel proposé ainsi que le type d'interface de raccordement nécessaire. Il précisera le nombre de musiques que peut gérer le système d’attente proposé et indiquera la durée du message. Les appels devront automatiquement être connectés au début du message.

L'enregistrement des musiques d'attente devra s’effectuer à la convenance de l’exploitant

2.7.2Messagerie vocale et notification embarquée


La solution de messagerie devra répondre aux attentes suivantes :

Boites vocales


L’application Boite Vocale embarquée offrira les fonctions de répondeur simple ou répondeur enregistreur, ainsi que la gestion de profils personnalisables. Elle sera d’un usage intuitif pour adresser le plus grand nombre et d’ergonomie homogène avec l’ensemble de l’offre.
Pour l’utilisateur, 
Le soumissionnaire listera les fonctions et services disponibles pour l’abonné titulaire de la boite vocale. A titre d’exemple les services suivants seront disponibles :

  • Lecture et effacement des messages, accès aux messages précédents, suivants, relecture,

  • Information de messages déposés (Par un message sur l’afficheur,, par la LED Messagerie Vocale)

  • Personnalisation de 3 messages d’accueil différents

  • Automatisation de l’activation des messages d’accueil en fonction d’un profil prédéfini (absent, réunion…)

  • Transfert d’un message déposé vers une autre boite vocale

  • Répondeur enregistreur interrogeable à distance ou localement par un numéro d’annuaire,

  • Message d’accueil personnalisé,

  • Message d’accueil général avec personnalisation du nom (signature vocale). En absence de signature vocale, la messagerie épelle le numéro de la boîte,

  • Possibilité d’outrepasser le message d’accueil,.

  • Rappel du correspondant sans renuméroter,

  • Programmation et modification du mot de passe (codé sur 4 chiffres),

  • Message d’information de boîte saturée (en consultation par le titulaire de la boîte).



Pour l’administrateur, le gestionnaire :
Le service de messagerie vocale sera natif, il ne nécessitera pas de serveur informatique supplémentaire.

Le soumissionnaire listera les fonctions principales disponibles pour l’administrateur :

  • Les boîtes vocales pour chaque utilisateur seront créées à travers une interface embarquée (accès Web sécurisé HTTPS) et/ou d’un outil de gestion centralisée.

  • choix de plusieurs autres langues disponibles par téléchargement

  • Affectation d’un temps maximum d’enregistrement par utilisateur, et d’un temps maximal par message déposé

  • Notification élargie à d’autres utilisateurs, soit via terminaux propriétaires, soit par evoicemail.

  • Lister des boîtes vocales existantes (avec information sur le temps cumulé des messages de chaque boîte, du temps cumulé général, du temps total restant, du nombre de messages non lus et du nombre total de messages),

  • Création et suppression d’une boîte,

  • Remise à zéro du code confidentiel d’une boîte,

  • Suppression automatique de la boîte vocale lors de la suppression de l’abonné correspondant,

  • programmation de la suppression de tous les messages ayant un ou plusieurs critères suivants :

  • Plus de n jours

  • Etat lu ou non lu

  • Taille inférieure à n secondes.


Le soumissionnaire précisera le modèle de licences associé.

e-voicemail


La messagerie devra sous simple déverrouillage logiciel disposer d’une évolutivité vers des fonctions e-voicemail., permettant à chaque utilisateur de la messagerie de disposer d’une interface unique pour ses messages vocaux et écrits. Le service evoice-mail sera natif, il ne nécessitera pas de serveur informatique supplémentaire.

Avec cette option il est possible de transmettre un message vocal en pièce jointe au format .wav dans la boite email de l’usager auquel il est destiné. Il est possible de proposer une configuration client flexible de façon à n’activer la fonction evoice-mail que pour certains usagers ciblés.

Dans le cadre d’une reprise de messagerie existante ou si le client souhaite une messagerie non fournie par le soumissionnaire, un process de validation devra être détaillé.


Quantités

Boite vocale « répondeur et enregistreur »

Boite vocale (e-voicemail)

Abonnés









Messagerie unifiée


La messagerie unifiée permettra une intégration poussée entre l’iPBX et la messagerie électronique de l’utilisateur. En plus de la pièce jointe en format .wav, elle permettra notamment depuis la messagerie électronique :

  • D’écouter le message vocal directement sur son terminal

  • De rappeler le correspondant ayant déposé le message vocal (click-to-call)

  • De supprimer le message vocal de la boite vocale


Elle devra répondre en dimensionnement à une boite unifiée pour tous les abonnés

La messagerie unifiée sera intégrable sur environnement. Le soumissionnaire précisera les impacts en fonction de la messagerie électronique. Les fonctions de la solution de messagerie vocale comprendront (de base) les éléments suivant :

Les fonctions destinées à l’utilisateur final sont les suivantes :


Fonctionnalités

Nombre d’équipements bénéficiant de la fonctionnalité







Répondeur




Répondeur / enregistreur interrogeable localement,




Répondeur / enregistreur interrogeable à distance




Mode Répondeur simple,




Dépôt d’un message par anticipation sur le message d’accueil d’une boîte vocale




Activation du Standard Automatique pour les appels externes et internes.
















Gestion complète des messages : lecture,




Gestion complète des messages : transfert,




Gestion complète des messages : suppression,




Horodatage de tous les messages,




Effacement d’un message en cours d’audition,




Saut de message,




suppression automatique après une période de temps définie,




Transfert de message




Référence de l’émetteur dans le cas d’un envoi de boîte à boîte,




Notification automatique de dépôt de message par allumage d’une LED




Enregistrement de conversation manuel et/ou automatique










Accueil de l’appelant




Message d'accueil général personnalisable




Gestion de 3 annonces d’accueil personnalisables










Les différentes manières d’être notifié :




Par allumage d’une LED et/ou affichage d’un texte sur le poste téléphonique du destinataire




Par envoi d’email










Les différentes possibilités de transfert de messages :




à un autre utilisateur ayant une BV




sur une messagerie vocale en réseau.










Guide vocal :




chaque utilisateur a la possibilité d’utiliser un guide vocal afin d’utiliser sa boîte vocale de manière simple, sans avoir recours à une formation préalable.










Interface de la messagerie vocale




Activation d’un « mini SVI » qu’il peut affecter à sa boite vocale pour proposer à l’appelant des choix différents des choix génériques. Par exemple, après diffusion du message d’accueil, l’appelant pourra joindre l’appelé sur un numéro externe (mobile, maison etc..). le SVI aura préalablement été défini par l’administrateur.









Fonctionnalités Unifiées (*)




consultation et gestion des messages vocaux, et des mails via client de messagerie unique.




boite réception unique pour les messages vocaux, mails




interface Web pour l’administration de sa boîte vocale 




* soumis à licence logicielle


Les coûts de mise en œuvre seront indiqués sur les bordereaux.

2.7.3Serveur vocal interactif (SVI) embarqué


Les usages possibles sont :

  • La qualification d’appels pour une distribution vers des groupements ou vers des abonnés. Elle peut servir aussi bien pour des accueils internes ou externes.

  • La diffusion d’informations vocales

La fonction Serveur Vocal Interactif sera totalement intégrée dans l’iPbx il ne nécessitera pas de serveur informatique/ appliance supplémentaire

Chaque SVI proposera :

  • 3 langues au total

  • La navigation par code DTMF dans le SVI peut se faire de manière anticipée à chaque niveau de l’arborescence.

L’exploitation s’effectuera automatiquement à travers d’une interface embarquée (accès Web sécurisé HTTPS) et/ou d’un outil de gestion centralisée..

Le soumissionnaire listera les fonctions disponibles pour l’appelant (exp : diffusion d’un message pré-enregistré, transfert vers un abonné, etc…)
Le soumissionnaire précisera le modèle de licences associé à l’offre de SVI embarqué.

Dans le cadre d’un SVI existant ou si le client souhaite un SVI tiers non fourni par le soumissionnaire, ce dernier précisera sous quelles conditions (en termes d’architecture et de licences) la connexion à une messagerie externe est disponible et quelles sont les fonctions disponibles.

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