Résumé Ce document fournit des instructions pour vous aider à déterminer les aspects d’un déploiement de Microsoft SharePoint Server 2010 à gouverner et les techniques de gouvernance à employer.








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Gestion des informations


La gestion des informations dans SharePoint Server 2010 comprend l’organisation, l’extraction, l’acquisition et la conservation des informations.

Cette section décrit les fonctionnalités de SharePoint Server 2010 qui permettent de gérer les documents, les enregistrements et les biens numériques et de planifier la découverte électronique.

Gestion de documents

La gestion des documents permet de contrôler le cycle de vie des documents dans une entreprise, c’est-à-dire la façon dont ils sont créés, révisés et publiés et comment ils sont finalement supprimés ou conservés. Cela inclut des stratégies qui implémentent l’audit, la rétention des documents, l’étiquetage et les codes-barres (pour garantir que le contenu imprimé peut être associé aux versions électroniques correspondantes). Des stratégies peuvent être mises en œuvre pour aider une organisation à respecter des règlements officiels, dont l’obligation de conserver les enregistrements. Pour plus d’informations, voir Planifier les stratégies de gestion des informations (http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/4de4007d-a45f-419d-9512-824421e14380(Office.14).aspx)

Une organisation qui utilise les applications clientes Microsoft Office System et SharePoint Server 2010 peut appliquer les stratégies à la fois sur le serveur et dans les applications clientes.

Approbation de contenu

Le processus d’approbation de contenu permet aux membres du site qui disposent d’autorisations d’approbateur de contrôler la publication du contenu. Un propriétaire de bibliothèque de documents peut activer l’approbation du contenu pour une bibliothèque de documents ou une bibliothèque de pages Web et éventuellement associer un flux de travail à la bibliothèque pour exécuter le processus d’approbation.

Utilisez l’approbation du contenu pour formaliser et contrôler le processus de mise à disposition du contenu à une audience. Par exemple, une entreprise qui publie du contenu peut exiger un contrôle juridique et une approbation avant la publication du contenu.

Pour plus d’informations, voir Contrôle de version, approbation du contenu et planification de l’extraction (http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/428b488e-2807-4ef0-b942-91cb09d8921c(Office.14).aspx)

Contrôle de version

Le contrôle de version est la méthode qui permet de numéroter et d’enregistrer les itérations successives d’un document dans SharePoint Server. En tant qu’outil de gouvernance, le contrôle de version empêche les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture d’afficher les brouillons des documents.

Pour plus d’informations, voir Contrôle de version, approbation du contenu et planification de l’extraction (http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/428b488e-2807-4ef0-b942-91cb09d8921c(Office.14).aspx)

Gestion des enregistrements

La gestion des enregistrements est le processus qui, pour une organisation, consiste à déterminer les types d’informations à considérer comme des enregistrements, la façon dont les enregistrements doivent être gérés tant qu’ils sont actifs et la durée de conservation de chaque type d’enregistrement. La gestion des enregistrements comprend la réalisation de tâches liées aux enregistrements, telles que la suppression des enregistrements arrivés à expiration ou la localisation et la protection des enregistrements liés à des événements externes tels que des poursuites judiciaires.

La gestion des enregistrements vous permet d’effectuer les opérations suivantes :

utiliser une archive d’enregistrements pour gérer des enregistrements ou pour gérer des enregistrements sur place ;

créer des flux de travail pour déplacer des documents vers une archive d’enregistrements ;

déterminer si vous devrez gérer le courrier électronique dans SharePoint Server ou dans une application de messagerie ;

déterminer comment convertir du contenu social tel que des blogs, des Wikis ou des sites Mon site en enregistrements.

Pour plus d’informations, voir Planification de la gestion des enregistrements (http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/1c030561-e15f-43a0-9ef2-f43e67fb4c67(Office.14).aspx)

Bibliothèque de biens numériques

La fonctionnalité de bibliothèque de biens numériques dans SharePoint Server 2010 fournit un référentiel spécialisé pour le stockage et la gestion des biens numériques, par exemple les images, les fichiers audio ou les fichiers vidéo. Un référentiel centralisé pour la gestion des biens numériques permet à une organisation d’exercer un contrôle accru sur le contenu lié à sa marque et permet de s’assurer que seuls les biens approuvés pour les produits sont mis à la disposition des utilisateurs appropriés. Pour plus d’informations, voir Contrôle de version, approbation du contenu et planification de l’extraction (SharePoint Server 2010) (http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/428b488e-2807-4ef0-b942-91cb09d8921c(Office.14).aspx)

Découverte électronique

La découverte électronique, ou eDiscovery, est le processus qui consiste à rechercher et à produire des informations électroniques permettant de prendre en charge des événements tels que des litiges, des audits ou des enquêtes. Si vous utilisez Microsoft SharePoint Server 2010 pour gérer des informations électroniques, songez à utiliser eDiscovery lorsque vous planifiez votre solution SharePoint Server. L’audit, les stratégies d’expiration et la recherche sont des éléments à prendre en considération dans votre processus de planification, qui doit être terminé avant qu’il soit nécessaire d’utiliser eDiscovery.

Nous vous recommandons d’activer la stratégie d’audit dans toutes les collections de sites qui contiennent des bibliothèques de documents actives. Vous devez également implémenter une stratégie d’expiration afin de supprimer automatiquement les documents lorsqu’ils ne sont plus nécessaires. Pour plus d’informations, voir Planification d’eDiscovery (http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/f0415345-4bf4-4118-93a9-01a8e3f217eb(Office.14).aspx)
Stratégies de gestion des informations

Une stratégie de gestion des informations est un ensemble de règles appliquées à un type de contenu ou à un emplacement auquel du contenu est stocké. Chaque règle d’une stratégie est une fonctionnalité de la stratégie.

Par exemple, une fonctionnalité de stratégie de gestion des informations peut indiquer la durée de conservation d’un type de contenu ou elle peut fournir un audit des documents. Les stratégies de gestion des informations vous permettent de contrôler qui peut accéder aux informations de l’organisation, ce qu’ils peuvent en faire et la durée de leur conservation. Vous pouvez associer une stratégie à une liste, à une bibliothèque de documents ou à un type de contenu.

Lorsque vous configurez une stratégie de gestion des informations, vous pouvez éventuellement écrire une instruction de stratégie qui apparaît dans les programmes clients Microsoft Office 2010 pour signaler aux auteurs des documents les stratégies appliquées dans un document. Il s’agit d’une meilleure pratique recommandée.

SharePoint Server 2010 comprend les fonctionnalités de stratégie de gestion des informations suivantes :

La fonctionnalité de stratégie Audit enregistre les événements et les opérations effectuées sur des documents et des éléments de liste. Vous pouvez configurer l’audit de manière à enregistrer des événements tels que la modification des documents, leur affichage ou la modification du niveau d’autorisation d’un document.

La fonctionnalité de stratégie Expiration permet de supprimer le contenu d’une manière cohérente, qui peut faire l’objet d’un suivi et d’une gestion. Par exemple, la stratégie peut supprimer un document ou définir une tâche de flux de travail afin que SharePoint Server achemine le document en vue de sa destruction.

La fonctionnalité de stratégie Étiquettes spécifie une étiquette à associer à un type de document ou d’élément de liste. Les étiquettes sont des zones de texte pouvant faire l’objet d’une recherche que SharePoint Server génère en fonction des propriétés de métadonnées et de la mise en forme que vous spécifiez.

La fonctionnalité de stratégie Code-barres permet d’effectuer le suivi d’une copie physique d’un document. Vous créez une valeur d’identification spéciale pour ce document, puis vous insérez une image de code-barres dans le document. Par défaut, les codes-barres sont conformes à la norme commune Code 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39) et vous pouvez connecter d’autres fournisseurs de codes-barres à l’aide du modèle objet des stratégies.

Les rapports des stratégies de gestion des informations vous aident à contrôler la cohérence de l’utilisation des stratégies dans votre organisation. Comme les stratégies de gestion des informations sont souvent mises en œuvre pour aider une organisation à respecter des règles, un contrôle fréquent de leur utilisation peut vous aider à garantir leur bonne application. Pour obtenir des informations d’ordre général sur les stratégies de gestion des informations, voir Planifier les stratégies de gestion des informations (http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/4de4007d-a45f-419d-9512-824421e14380(Office.14).aspx)
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