Gestion et suivi du système de gestion des hôpitaux piloté au moyen du logiciel 3COH
Mai 2013, PRÉSENCES Int’l
Table des matières
Introduction et rappels
Gestion du système d’informations de gestion
Par l’établissement hospitalier
Les traitements quotidiens
Les procédures de fin de mois
Les traitements de fin d’exercice
Par les analystes de la structure de contrôle et de suivi
Missions de la structure de contrôle et de suivi
De l’établissement à structure de contrôle et de suivi
L’organisation technique
Le transfert des données par l’établissement
L’analyse des données
La récupération des données
L’analyse des données
Contrôle des paramètres
L’audit technique
Contrôles additionnels
L’information de l’établissement
Le rôle de la DSP
Transmission du rapport d’analyse
Le rôle des praticiens-inspecteurs
Les établissements « pivot »
Plan de mise en œuvre
Période juin-décembre 2013
Démarrage officiel, janvier 2014
Annexes
Configuration technique au niveau de l’établissement
Configuration technique au niveau des postes des analystes
Le logiciel FTP Filezilla
Le logiciel 3COH, fonction « multi-dossiers »
Affectation des analystes par établissement
Introduction et rappels
Le système d’informations économiques des hôpitaux concerne l’ensemble des acteurs impliqués dans la gestion des établissements hospitaliers. Ces acteurs peuvent, soit faire partie des établissements hospitaliers, soit œuvrer au sein de structures régionales (les DSP) ou centrale (le Ministère de la Santé, de la Population et de la Réforme Hospitalière, MSPRH).
S’adressant aux uns et aux autres, ce document
rappelle les principes généraux de la gestion hospitalière telle que prise en charge au moyen du système 3COH;
décrit les mécanismes mis en place pour assurer la transmission des données de l’établissement vers la structure chargée du contrôle et du suivi des systèmes d’information de gestion des hôpitaux
précise la nature des contrôles qui doivent être effectués par les analystes de cette structure;
explicite le rôle du MSPRH, des DSP et des praticiens-inspecteurs dans le processus de contrôle et de suivi des systèmes d’information de gestion des hôpitaux;
fournit les indications techniques sur les logiciels à installer au niveau des établissements et des centres d’analyse et de suivi;
présente un planning de mise en œuvre du système pour la période juin 2013 à janvier 2014, date de mise en exploitation officielle du système.
Rappelons que le système 3COH vise à fournir, dans les délais les plus courts, à tous les décideurs concernés par la gestion économique des hôpitaux des informations fiables relatives au
patrimoine de l’établissement et son évolution;
suivi des consommations et des disponibilités budgétaires;
coût des prestations réalisées.
Pour ce faire 3COH est constitué de 3 composants (d’où son nom de « système de triple comptabilité ») :
La comptabilité générale (patrimoniale);
La comptabilité budgétaire (publique);
La comptabilité analytique (des coûts).
Pour que ce système atteigne ses objectifs de production de résultats fiables, il est nécessaire que soient respectées les procédures qui accompagnent l’utilisation du logiciel. Il est également nécessaire que ces résultats soient contrôlés, analysés et exploités par des structures ad hoc du Ministère de la Santé.
Gestion du système d’informations de gestion au niveau de l’établissement
Les traitements quotidiens
La saisie des données
Le système d’information de l’hôpital est alimenté quotidiennement à partir de données extraites de pièces justificatives. Ce processus quotidien de traitement des données au moyen du logiciel 3COH suit les étapes suivantes :
La pièce reçue (une facture, un bon de livraison, …) ou créée (un mandat,…) doit d »abord être contrôlée par le service qui l’a créée ou reçue. En cas d’anomalie évidente (une facture sans date, des calculs erronés, …), la pièce doit être rejetée et retournée à son producteur pour correction.
Une pièce acceptée doit être saisie dans le système par une personne dûment qualifiée pour le faire. Cette doit absolument s’assurer de la conformité des données saisies avec le contenu de la pièce justificative. En cas d’erreur, les données enregistrées doivent corrigées (par une opération de « mise à jour ») ou supprimées pour une éventuelle ressaisie. Après saisie et contrôle, la personne charge de cette saisie doit mettre une annotation sur la pièce indiquant que contenu de la pièce a effectivement été enregistré.
le contrôle de fin de journée
En fin de journée, une période devrait être consacrée à réaliser un certain nombre de travaux de contrôle.
Avant la fin de journée, toutes les saisies doivent être de nouveau contrôlées avant d’être « validées » par le responsable du service ou une personne désignée par le responsable du service. Ce processus de validation confère aux saisies leur caractère de permanence : l’information enregistrée n’est plus altérable; elle est définitivement enregistrée dans la base de données de l’hôpital. Une seconde annotation sur la pièce justificative confirme que le processus de saisie a été totalement effectué.
Par ailleurs, le chef de projet 3COH doit « clôturer » la journée en
préparant la journée du lendemain en ajustant les dates des modules;
effectuant une copie de sauvegarde de la base de données et en vérifiant que cette sauvegarde s’est déroulée avec succès
transmettant, par courrier électronique, à l’éditeur du logiciel toute anomalie ou tout dysfonctionnement qui aurait été constaté pendant la journée.
Il est fortement recommandé que soit tenu, au niveau du centre de calcul, et sous la responsabilité de l’informaticien, un « registre des incidents » dans lequel seront consignées toutes les éventuelles anomalies et les solutions proposées par l’éditeur du logiciel.
Les pièces justificatives, dûment annotées, doivent être restituées aux services qui les ont transmises. Pour en faciliter la récupération ultérieure et pour aider à la comparaison entre les pièces et les données électroniques, ces pièces doivent être classées par journal et selon leur ordre chronologique de saisie (date de saisie dans le système 3COH, et non date de la pièce)
Nota : Pour les besoins de la comptabilité publique, il peut être nécessaire de classer des copies des pièces justificatives par ordre d’imputation budgétaire.
Le respect de ces procédures de saisie des données détermine grandement la fiabilité des résultats qui seront ultérieurement produits par le système.
A ne pas faire
Ne pas transmettre les pièces justificatives pour saisie dès leur réception
Confier le travail de saisie à des personnes n’ayant subi aucune formation sur le logiciel
Permettre la saisie et la validation par une même personne
Valider immédiatement après la saisie des données
Classer les pièces uniquement selon leurs imputations budgétaires
Les traitements mensuels
A la fin de chaque mois, les responsables de l’établissement hospitalier doivent exécuter un certain nombre de tâches dans le but faire le bilan des activités telles que décrites par le système d’information géré par 3COH.
Traitement des données analytiques
En l’absence de la gestion automatisée du dossier PATIENT et de logiciels spécifiques à certains services (p. ex. DÉPENSE, CUISINE), les données quantitatives destinées à alimenter le module de COMPTABILITÉ ANALYTIQUE sont saisies mensuellement au niveau du centre de calcul. Les services concernés (services médicaux, ressources humaines, « dépense » (cuisine)) doivent renseigner les BAM (bordereau des activités mensuelles) qui serviront de pièces justificatives.
Le traitement des données analytiques du mois devrait intervenir dans le courant de la première semaine du nouveau mois.
Ce traitement consiste à
Saisir les données quantitatives collectées au moyen des BAM te des canevas propres à chaque activité;
Procéder au calcul la répartition analytique des charges au moyen des options appropriées du logiciel;
Transmettre les résultats obtenus aux services concernés;
Centralisation des journaux
Après s’être assuré que tous les services ont validé leurs données, le comptable de l’établissement devra procéder à
La centralisation des journaux auxiliaires
La validation par les responsables des services concernés de l’ « état de synthèse des opérations mensuelles »
La production des états de synthèse
Le processus de centralisation n’est possible que si les services ont validé les opérations qu’ils ont enregistrées dans leurs journaux spécifiques.
Production des résultats par chaque service
Chaque service pourra produire ou demander au chef de projet 3COH de produire pour lui tout état qu’ii jugera utile à sa gestion. Il devra cependant obtenir une copie imprimée de tous les journaux de ses services. Chaque journal, accompagné éventuellement de sa distribution comptable, devra être dûment signé et rangé avec les pièces qui ont servi à la saisie de son contenu.
Production des résultats de l’établissement
La direction de l’établissement devra produire les résultats de synthèse de l’établissement, notamment les principaux tableaux de bord.
Réunion de synthèse mensuelle
Au plus tard le 10 du mois, la Direction de l’établissement devra tenir une séance de travail regroupant l’ensemble des services concernés par la gestion de l’établissement ainsi que les membres du groupe de projet 3COH.
L’objet de la réunion sera d’analyser et de valider les résultats mensuels obtenus, de prendre connaissance d’éventuels problèmes liés à la gestion du système d’information et d’y apporter des solutions.
A la fin de la séance de travail le chef d’établissement signera la lettre d’accompagnement (annexe C) des données du mois et instruira le chef de projet 3COH pour qu’il transmette une copie de la base de données à la structure centrale de contrôle et de suivi (voir xxx) selon la procédure décrite plus loin.
Au niveau de la structure de contrôle et de suivi
En vue de s’assure de l’exploitation effective du système 3COH et des résultats qu’il produit, il a été recommandé de constituer une structure PERMANENTE de contrôle et de suivi des systèmes d’information de gestion des hôpitaux.
Missions
Constituée d’analystes (informaticiens, comptables et gestionnaires), cette structure aura pour missions, entre autres:
de s’assurer de l’utilisation effective du système (par le respect de ses procédures), en exigeant des établissements une copie, pour contrôle, de leurs résultats mensuels. Ces résultats pourront éventuellement être transmis aux services du Ministère susceptible d’en faire l’exploitation (Statistiques, Ressources humaines, pharmacie, prévisions, planification, etc.);
de veiller à la maintenance du logiciel pour son bon fonctionnement. Pour ce faire, cette structure devra nécessairement prendre en charge, pour le compte des établissements, la signature, à expiration de la période de garantie, d’un contrat d’assistance avec un intervenant externe aux compétences avérées;
d’assurer le maintien de standards en matière de gestion hospitalière, notamment par la gestion du fichier central des actes médicaux et paramédicaux, celle de la nomenclature du matériel médical et des DCI (produits pharmaceutiques);
d’organiser, au profit des établissements et avec l'assistance de consultants, des cycles de formation en rapport avec la gestion informatisée. Ces consultants pourront être sollicités pour apporter leur contribution à la conception des cours et des supports pédagogiques;
d’orienter et de conseiller les établissements dans l’évolution de leurs systèmes de gestion et des outils de traitements de ces systèmes. En effet, comte tenu de la complexité de la gestion hospitalière, et des besoins non couverts par le projet 3COH (gestion prévisionnelle, gestion des ressources humaines, hygiène hospitalière, optimisation des ressources – bloc opératoire -, maintenance assistée par ordinateur...), la mise en œuvre planifiée de nouvelles solutions ne pourra être envisagée que dans un cadre organisé et centralisé au niveau du Ministère de la Santé;
d’établir et de maintenir le contact avec les éventuels fournisseurs de solutions dans le domaine du traitement de l’information de gestion hospitalière;
de gérer un laboratoire pour expérimenter toute solution innovante susceptible d’être utilisée au bénéfice des établissements. En effet, pour éviter une utilisation anarchique et coûteuse des nouvelles technologies de l'information au niveau des établissements hospitaliers, de expérimentations et des validations d'éventuelles solutions, devront au préalable être réalisées au niveau du Ministère de la Santé;
de constituer une interface entre les établissements et les centres de formation du Ministère de la Santé afin de s’assurer que les programmes de formation dans le domaine de la gestion hospitalière sont compatibles avec les pratiques et les outils des hôpitaux. Dans une première étape qui correspond à l'année de garantie à la charge du Consultant, les programmes de formation pourront intégrer les procédures de gestion figurant au projet 3COH;
d’évaluer la faisabilité de l’intégration des applications 3COH et ‘PATIENT’, actuellement utilisées au niveau des bureaux des admissions. Le Consultant et les concepteurs du logiciel "PATIENT" pourront définir les mécanismes techniques d'interface entre les deux projets;
de gérer un site web consacré spécifiquement à la gestion hospitalière;
d’établir un cahier de spécifications techniques en vue de la construction d’un « Data Center » dédié à l’information de gestion hospitalière. Ce "Data Center" constituera l'environnement technologique où seront stockées, de façon sécuritaire, les données des hôpitaux. Il représentera, par ailleurs, l'outil technique au service de la structure centrale de contrôle et de suivi des systèmes de gestion des établissements hospitaliers ;
de prendre toute initiative susceptible d’améliorer la gestion des hôpitaux.
Les travaux de cette structure devront être coordonnés par un responsable qui devra être désigné par le MSPRH.
L’équipe de formateurs qui ont assuré les missions d’assistance aux établissements va se muer en groupe d’analystes des systèmes d’information et constituera l’ossature de base de cette structure. Cette équipe pourra être renforcée par des ressources additionnelles quand le MSPRH le jugera utile.
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