PRE-FICHE DE POSTE : Secrétaire de chef d’établissement
Date d'élaboration :
326.doc
I- DESCRIPTIF DU POSTE :
1) Intitulé du poste de travail : Secrétaire du chef de l’établissement
2) Positionnement du poste dans l’organisation : Poste rattaché au Chef d’établissement
3) Mission principale du poste : Assurer le secrétariat de direction de l’établissement
4) L’environnement du poste :
a) Organisation générale du partenariat : Les partenaires internes et externes : relations et attentes réciproques
Partenaires
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Fréquence des rencontres
| Attentes de l'occupant du poste/ partenaires | Attentes des partenaires/ occupant du poste |
Adjoint au chef d'établissement
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quotidien
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Enseignants
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quotidien
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Gestionnaire
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hebdomadaire
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CPE
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quotidien
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Infirmière
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Elèves
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quotidien
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Parents d'élèves
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en fonction des besoins
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Rectorat :
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en fonction des besoins
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Inspection académique :
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Conseil Général :
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Conseil Régional :
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Associations :
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Autres
administrations :
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b) La dimension du poste :
Gestion de l’équipe de secrétariat de direction (2 personnes)
Bureautique : (WORD - EXCEL – POWERPOINT )
Applications informatiques : GEP – ASIE – SUPPLE –CASIMIR - TRMD – OCEAN
Messagerie électronique
c) les ressources du poste
Matériel : micro-ordinateur - scanner - photocopieur - fax
Autres :
d) Le processus de délégation Voir détail en annexe
Activités déléguées (voir contrat)
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Information du délégant
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5) Les spécificités du poste :
a) Les horaires : 37,5 heures par semaine- EPLE fermé mercredi après-midi
b) les astreintes, le respect des règles inhérentes à l’occupation du poste :
Confidentialité
Sécurité
Missions du poste : qui seront déclinées en activités
a) Assister le chef d'établissement
Réceptionner et rediriger les appels téléphoniques
Gérer les agendas
Suivre les réunions de direction
Ventiler le courrier
Réaliser les convocations, notes de service, statistiques, …
b) Favoriser l'accueil
Assurer l'accueil téléphonique et physique
Prendre en charge les inscriptions
c) Gérer la gestion des dossiers transversaux
Renseigner les applications informatiques
Effectuer la saisie informatique
d) Participer à des activités particulières
Organiser et répartir les activités au sein du secrétariat
Contribuer à l’élaboration du projet d’établissement
e) Recevoir et mettre en œuvre des délégations
II- PROFIL DU POSTE :
Savoirs
Connaître les grandes règles administratives (hiérarchie) et les procédures de communication
administratives
Connaître le système éducatif
Connaître les horaires pédagogiques
Connaître les règles statutaires des personnels enseignants
Connaître le fonctionnement des différents conseils
Savoirs faire
Connaître l’environnement professionnel
Savoir utiliser les outils bureautiques
Savoir utiliser les outils technologiques
(fax – photocopieur – téléphone)
Savoir utiliser les applications informatiques
(TRMD – OCEAN – SUPPLE – ASIE – CASIMIR…)
Savoir communiquer à l’oral et à l’écrit
Savoir gérer son temps
Savoir organiser le travail
Savoir anticiper – projeter – mettre en œuvre
Savoirs être
sens du service public
Sens des relations humaines
Sens de l’écoute
Sens de l’organisation
Maîtrise de soi
Discrétion
Rigueur
Neutralité
Date : Signature de l'évaluateur :
| Signature du collaborateur : | |
