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III.Conception logique

III.1.CONCEPTION DES FLUX SORTANTS (OUTPUTS)



L'objectif de cette activité est d'identifier tous les outputs que devra produire le système et, pour chacun, d'en déterminer le contenu en information, le volume, la fréquence de production et la destination.

Cette tâche est parfois très complexe et il ne suffit pas à l'analyste de rencontrer les utilisateurs et de leur demander la liste sorties dont ils ont besoin, leur contenu, etc. En effet une telle demande peut engendrer certains problèmes :

  • PRUDENCE, un utilisateur ne sachant pas avec certitude et précision la réponse à la question va donner une longue liste de sorties et identifier pour chaque état une foule de propriétés dont plusieurs sont sans doute inutiles.

  • EXCES DE ZELE, certains analystes pensant bien faire vont rajouter des sorties ou des informations à celles proposées par l'utilisateur. Une fois le système en place, l'utilisateur se rend compte que plusieurs des outputs qu'il avait demandés sont inutiles et que plusieurs éléments d'information d'un ou plusieurs outputs sont superflues. Ce qui aura pour effet :

  • de réduire l'utilité du système pour l'utilisateur,

  • d’engendrer des coûts importants encourus pour la préparation d'outputs qui ne seront jamais utilisés.



III.1.1.Détermination des besoins en information :


Ce qui précède montre que la détermination des besoins en information est une activité importante pour la conception des flux sortants. Les informations utiles à l'organisation sont de deux types, celles nécessaire aux activités de opérationnelles, appelées informations de COORDINATION ou OPERATIONNELLES et celles qui permettent la prise de décision ou information de GESTION ou DECISIONNELLES.

1. Détermination des besoins en information opérationnelles

Dans leur ouvrage Davis & Olson ont proposé quatre types d'approches pour la détermination des besoins en informations :

  1. Interroger l'utilisateur sur ce dont il a besoin. Ceci est valable lorsque :

  • l'utilisateur sait ce qu'il veut

  • la tâche est structurée (paie, comptabilité, ...)




  1. Dériver d'un système d'information existant pouvant être le système qu'on veut remplacer, un système existant dans une autre entreprise ou le dériver à partir de la documentation.




  1. Synthèse à partir des caractéristiques de la tâche (du système opérant). On s'intéresse ici au processus (Par exemple lorsqu'on veut proposer un système radicalement différent)




  1. procéder par expérimentation (par prototypage). La stratégie de prototypage est fondée sur deux principes :

  • Incapacité de l'utilisateur à comprendre les besoins abstraits. Les utilisateurs savent si un système leur convient seulement après l'avoir utilisé. C'est l'effet d'apprentissage.

  • On dispose actuellement d'outils automatiques qui nous permettent de réaliser des éléments du système très rapidement : par exemple nous pouvons discuter le matin avec l'utilisateur, l'après-midi nous réalisons un prototype et le lendemain matin nous procédons aux essais. Dans cette approche, les idées prometteuses sont rapidement concrétisées.


2. Détermination des besoins en information décisionnelles

KING & CLELAND ont proposé une méthode de détermination des besoins en informations décisionnelles.

III.1.2.Difficultés dans la détermination des besoins en information


Praticiens et chercheurs en système d'information s'accordent à dire que la détermination des outputs est une activité souvent for complexe. Les raisons sont liées à la tâche qui va être supportée par le système (degré de structure de la tâche), au système d'information (taille du système impliquant un temps de développement, complexité de la technologie à être utilisée, nombre d'utilisateurs), à l'utilisateur (attitude face au changement, expérience dans la tâche, expérience de participation à des développements de systèmes), aux développeurs (expertise dans le développement des systèmes, expérience avec des systèmes similaires, connaissance de la tâche à supporter).

III.1.3.Présentation des flux sortants (Documentation)





FICHE DE FLUX SORTANT


NOM DU FLUX :

DESCRIPTION DU FLUX :

IDENTIFICATION DE L'APPLICATION :

SOURCE :

DESTINATION :

ELEMENTS D'INFORMATION :

En-tête :

Corps :


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